Käytöstavat toimistossa: pieni opas päivittäiseen etikettimokien miinakenttään
Äänekäs röyhtäisy työpisteellä tai toimistossa nautitun pienen välipalan jälkeen, makuuhuonejuttujen värikäs pantomiimi kahviautomaatilla, ruokahalun vievä kommentti rehevän pomon sihteerin pukeutumistyylistä – ei tarvita erityistä asiantuntemusta aiheesta ”käytössäännöt työpaikalla”, jotta ymmärtää, ettei tällainen käy lainkaan. Myös harjoittelijan takapuolelle annettu läimäys, hierarkiassa alempana olevan henkilön vähättelevä sinuttelu tai kiivaspäinen roskakorin potkiminen nurin kiistanalaisen kokouksen aikana kuuluvat lähtökohtaisesti varoituksen arvoiseen käytökseen, vaikka se saattaa joistakin tuntua yllättävältäkin. Pelkästään ärsyttäviä mutta silti ehdottomasti kiellettyjä ovat myös kovaääniset yksityispuhelut, jotka antavat avokonttorin kollegoille tahtomattaan syvällisen katsauksen juuri uuden poikaystävänsä kanssa yhteen muuttaneen työkaverin poikkeaviin käsityksiin siisteydestä. Tai yksityinen netissä surffailu työpaikalla, vaikka halutun König-Ludwig-muistokolikon verkkohuutokaupan päättyminen osuisikin kuinka harmillisesti varsinaiseen työaikaan. Tai, tai, tai.
1. Avokonttorin säännöt: salakavalia sudenkuoppia ja alueellisia erikoisuuksia
Tie menestykseen on päällystetty kovalla työllä ja lukuisilla sivupoluilla, jotka vaativat hyvää suuntavaistoa. Itse päällyste taas – ja sen tietää jokainen tiimissä työskentelevä – on täynnä noloja kömmähdyksiä. Niiden tyylikäs väistäminen on taito, joka on vain harvoilla synnynnäisesti hallussa. Päivittäin käytöstapojen harmaat alueet vaanivat ikään kuin jokaisen arkistokaapin takana, eikä niitä toimiston monien kirjoittamattomien sääntöjen vuoksi aina tunnista ensi silmäyksellä. Mutta myös työpaikalla, kuten missä tahansa muussa sosiaalisessa ryhmässä urheiluseurasta perheeseen, arkea ohjaavat arvot ja säännöt. Tärkeimmät niistä, jotka ovat ajan mittaan vakiintuneet normeiksi, kannattaa tuntea.
Tietenkin kaiken voi myös vetää överiksi ja pohtia puhki jokaista pienintäkin yksityiskohtaa. Esimerkiksi sitä, mikä on sopivin tapa tervehtiä esimiestä käytävällä: kuuluuko tilanteeseen ohimennen annettu kädenpuristus, lyhyt vilkutus vai kenties rento nyökkäys. Pitäisikö sanoa vielä „Guten Tag“ vai jo „Guten Abend“, tai onko esimiehen baijerilainen „Servus!“ jo niin sitova tervehdys, että siihen on vastattava samalla tavoin. Monissa tilanteissa auttaa hyvin harjaantunut ja tasapainoinen käytöstaju, jotta osaa toimia oikein juuri siinä tilanteessa. Mutta lähtökohtaisesti jokaisen, joka työskentelee muiden kanssa samassa yrityksessä, pitäisi ottaa selvää siitä, millaisia käytöstapoja omassa työympäristössä arvostetaan. Sillä tämänkin pitäisi olla selvää: avotoimistossa pätevät luonnollisesti aivan toisenlaiset säännöt kuin puusepänverstaassa. Ja kuten esimerkki ruokailun jälkeisestä mojovasta röyhtäisystä – joka keskiajalla saatettiin vielä ymmärtää kohteliaisuutena keittiötä kohtaan – osoittaa: tavat muuttuvat ajan mukana, joten myös henkilökohtainen työelämän etiketti kaipaa säännöllisiä päivityksiä.
2. Kuolemansynneistä ja harmaista alueista
Heti alkuun valikoima pahimpia urantappajia: jatkuva turhautuminen, ylimielisyys, neuvonantokyvyttömyys, epäkunnioitus, panettelu, myöhästely, suulaus, jääräpäisyys, liian äänekkäästi esiin tuotu itsensä yliarviointi tai myös epävarmuus itsestä, kärsimättömyys, kaikenlainen huumeiden käyttö työpaikalla ja kiittämättömyys. Se, joka osaa välttää tämän kirjon, ei ainakaan tee itseään heti epäsuosituksi. Myös näiden piirteiden liepeiltä kannattaa pysyä kaukana. On esimerkiksi silkkaa epäkunnioitusta ottaa puheeksi kollegan fyysiset puutteet. Näin yksinkertaista, näin selvää. Epäkunnioituksen laajaan kenttään kuuluu kuitenkin myös se, että kokouksissa lösähdetään tuolissa pitkästyneenä, tuijotetaan kännykkää fläppitaulun sijaan tai tehdään näennäisen arkisia asioita, kuten vältetään katsomasta keskustelukumppania silmiin kahdenkeskisessä keskustelussa.
Myös siirtymä varsinaisesti myönteisestä ominaisuudesta kohti rajan ylittämistä voi joskus olla vain vivahteissa. Avainsana: itsevarma esiintyminen. Työhaastattelussa siitä on varmasti hyötyä, ja henkilöstöpäälliköt arvostavat sitä, mutta johdonmukaisesti äärimmilleen vietynä siitä voi tulla haitta. Osastopäällikkö, joka osaa johtaa kokousta suvereenisti, hoitaa työnsä hyvin. Osastopäällikkö, joka alkaa kokouksen aikana rehennellä tiedoillaan tai luennoida, vaikuttaa nopeasti ylimieliseltä. Siksi on tärkeää pitää "tuntosarvet" herkkinä myös pitkissä työsuhteissa.
Sillä tässä suhteessa avioliitto tai pitkä parisuhde ei juuri eroa pitkästä työsuhteesta: vaara mukavoitua ja alkaa suoda itselleen erityisoikeuksia työvuosien perusteella on suuri. Suorasukaisesti ilmaistuna: työntekijä, joka alkaa tulla ja mennä miten ja milloin haluaa, jättää työpöydälleen täydellisen kaaoksen ja kollegoilleen ylimääräistä työtä, vastaa suunnilleen niitä Adilette-sandaaleissa ja hihattomassa aluspaitassa kulkevaa aviomiestä, joka kysyy vaimoltaan television metelin yli, milloin ruoka vihdoin on valmista.
3. Harmaita alueita ja yrityksen sisäisiä standardeja
Useimmat näistä avokonttorin pelisääntöjä koskevista esimerkeistä ovat vielä pääteltävissä logiikan ja hyvän tilannetajun avulla – siitä, mikä on sopivaa ja mikä ei. Vaikeammaksi asia muuttuu silloin, kun kyse on yrityksen sisäisistä säännöistä. Monilla työpaikoilla on kehittynyt omia käytäntöjä, jotka olisivat toisissa yrityksissä täysin mahdottomia kuvitella. Jos ajattelee IT-alaa, siellä pätevät varmasti erilaiset pelisäännöt kuin pankkimaailmassa. Esimerkiksi on yrityksiä, joissa kaikki toimitusjohtajasta harjoittelijaan puhuttelevat toisiaan sinutellen. Jos uusi työntekijä alkaisi puhutella muita yleisesti tai edes osittain teititellen, se tuntuisi väärältä. Jos tällaisen ”sinutteluyrityksen” työntekijät kuitenkin siirtyvät toiseen yritykseen, jossa teitittely on tavallista, heidän kannattaa mukautua siihen. Perussääntö on: on aina tärkeää katsoa, miten juuri siinä yrityksessä toimitaan, jossa parhaillaan työskentelee. Jos olet epävarma, on parempi noudattaa yleisiä käytöstapoja ja esiintyä mieluummin hieman pidättyvästi kuin tungettelevasti. Näin sanoo muuten myös ”business-etiketin” tunnustettu asiantuntija.
4. Hyviä neuvoja business-etiketin asiantuntijalta
Viestintävalmentaja Helga Schmidt on muun muassa Business-Knigge-Institutin toimitusjohtaja ja kouluttaa myös tämän alan valmentajia. Esimerkkinä yrityksen sisäisestä säännöstä hän mainitsee aiheen ”dress code”. ”Jos käytössä on työasu, tätä kysymystä ei tietenkään synny.” Jos näin ei ole, työntekijöille voi kuitenkin tulla vastaan sudenkuoppia, joita heidän kannattaa välttää. ”Vaatetukseni on oltava yritykseen sopiva. Mutta vaikka tarkkoja sääntöjä ei olisi: liian syvä kaula-aukko ei kuulu toimistoon, eikä hame saa olla liian lyhyt.” Nyrkkisääntönä pidetään, että hame saa ulottua polvien tuntumaan, mutta sen ei pitäisi päättyä polven yläpuolelle. ”Kenkien korkojen enimmäiskorkeus on viisi senttimetriä. Myöskään paljain jaloin ei voi tulla töihin. Paitsi tietysti, jos työskentelen rantabaarissa.”
Jos kollegan hameen pituudesta kuitenkin esitetään mauton kommentti, kyse on luonnollisesti sääntöjen rikkomisesta. Helga Schmidt suosittelee reagoimaan vihjailuihin heti. ”Asianomaisena minun on heti huomautuksen tai teon jälkeen tehtävä selväksi, ettei tällainen käy.” Tässä on erityisen tärkeää osoittaa rajat, mutta säilyttää samalla asiallinen ja ammattimainen sävy. Toistuvissa tapauksissa hän neuvoo ottamaan esimiehen nopeasti mukaan asiaan.
Yleisesti asiantuntija neuvoo selvittämään työpaikan ristiriidat mahdollisimman nopeasti. ”Jos kollega kokee toisen kollegan huonon käytöksen häiritsevänä, asia kannattaa selvittää kahdenkeskisessä keskustelussa.” Jos siitä ei ole apua, asian tulee siirtyä suoraan esimiehelle. Tämä koskee kaikkia aiheita, joista syntyy ristiriitoja. ”Kyse voi olla siitä, että kollega haisee, pukeutuu sopimattomasti tai tulee töihin avokengissä.” Nopea reagointi estää tällaisten ristiriitojen laajenemisen, mikä lopulta haittaisi työtä. Yleisesti pätee: häiriötekijöillä on etusija.
5. Pikatieto – lyhyt haastattelu
Ammatillinen viestintäkouluttaja Helga Schmidt on erikoistunut aihealueeseen ”bisnesetiketti” ja kouluttaa alan valmentajia. Tässä lyhyessä haastattelussa hän antaa yleiskuvan laajasta aiheesta ”käytöstavat toimistossa”.
Missä toimistoissa tehdään käytöstapojen osalta eniten virheitä?
Suurin osa ja vakavimmat virheet tehdään työpaikan juhlatilaisuuksissa, kun alkoholi tulee mukaan kuvaan. Silloin kollegat alkavat yhtäkkiä sinutella toisiaan, mitä he katuvat seuraavana päivänä, ja siitä syntyy ikävä ilmapiiri.
Miten puhuttelen esihenkilöäni sähköpostissa?
Nykyään varsin yleinen ”Rakas” tai ”Hyvä” sähköpostin puhutteluna pomolle ei siis ole sopiva. Se on aivan liian henkilökohtainen ja vie viestiltä asiallisuuden. Lisäksi pomo ei yleensä ole asemassaan siksi, että hän olisi poikkeuksellisen mukava. Ei, minä kirjoitan ”Arvoisa” tai vastaavan naispuolisen muodon, tai ”Hyvää päivää” tai ”Hyvää huomenta”.
Miten on ruokailun laita työpisteellä?
Voileivän syöminen työpisteellä ei ole sopivaa. Monissa toimistoissa muuta mahdollisuutta ei kuitenkaan ole. Silloin se on sopimalla myös ihan hyväksyttävää. Avokonttorin sääntö: syömisestä ei kuitenkaan saisi aiheutua haittaa muille toimistossa. Ei hajun eikä minkäänlaisten äänien vuoksi. Tavalliset käytöstavat pätevät. Niihin kuuluu myös käsien pesu ennen ateriaa ja sen jälkeen.
Mikä muu on tärkeää toimistossa toimiessa?
Jos istun avokonttorissa, en saa puhua puhelimessa liian kovalla äänellä enkä käydä liian usein yksityisiä keskusteluja. Suuressa toimistossa toisten huomioon ottaminen on tärkeää. Jos tarvitsen jotakin joltakulta, en huuda koko tilan poikki. Tässäkin pätee sääntö: se, joka haluaa jotakin, liikkuu itse. Kun joku soittaa, vastaan etunimelläni ja sukunimelläni ja sanon ”Hyvää päivää” tai ”Päivää”. Kun vieras tai asiakas tulee toimistoon, nousen ylös ja katson häntä, kun puhun hänen kanssaan.
Toimistokäytös on selvästi laaja aihealue, jossa on paljon sudenkuoppia. Kyllä, mutta hyvä käytös ei ole sentään kaikki kaikessa. Positiivisella olemuksella annetaan anteeksi myös moni sääntörikkomus. Tärkeää on, että säännöt tuntee, sillä silloin voi myös aina soveltaa sitä, mikä ei aivan sovi tilanteeseen.
6. Säännöt hyvään työilmapiiriin avokonttorissa
Toimistotuoli avokonttorissa on monille arkipäiväinen haaste. Kun siihen suhtautuu rennon urheilullisesti, välttää sudenkuopat ja kasvavan turhautumisen. Perusohjenuorana pätee tässäkin Kantin kategorinen imperatiivi, joka tiivistyy sanontaan: ”Älä tee toiselle sitä, mitä et halua itsellesi tehtävän.” Eli: se, mikä häiritsee muissa, kannattaa ehdottomasti välttää itse. Tämä ei missään nimessä rajoitu vain käytöstapoihin, kuten toisten tervehtimiseen tai puhetapaan, vaikka ne ovatkin luonnollisesti perusedellytys. Huoneeseen tullessa kannattaa tervehtiä, vaikka kukaan ei sitä huomaisikaan. Sama koskee hyvästelyä – yleensä joku kuitenkin vastaa ystävällisesti. Esihenkilöt eivät kutsu työntekijöitä luokseen vain puhuakseen sitten pitkään puhelimessa oman kirjoituspöytänsä ääressä ja jättäen heidät odottamaan. Myöskään hierarkiassa ylempänä olevien mielistelyä ei katsota hyvällä. Hierarkiat eivät saa estää huomaavaisuutta ja kohteliaisuutta. Niinpä osastopäällikön kuuluu pitää ovea auki harjoittelijalle, jos tämä tasapainoilee sylissään kansiopinoa. Konkreettisten tekojen ja ei-toivottujen toimintatapojen lisäksi työilmapiiriin vaikuttavat vahvasti myös hienovaraiset signaalit ja aistivaikutelmat.
Keskittymistä eivät häiritse vain äänekäs puhelimessa puhuminen tai pitkät yksityiskeskustelut, vaan myös ”äänekkäät” värit ja koristeet, joilla jotkut yrittävät ilmaista yksilöllisyyttään. Työpistettä ei saisi hallita sen enempää perheen kuvagalleria kuin lasten tai lastenlasten taidetöiden kokoelmakaan – yksi kuva on aivan hyvä, enemmän on liikaa. Ruokatuoksujen lisäksi häiritseviä ovat myös voimakkaat hajuvedet tai partavedet. Tunkkaiselta ja hikiseltä haisevat vaatteet tekevät työtovereiden arjesta hankalaa. Kuumina päivinä apuna ovat vain hajusteeton antiperspirantti puikko- tai roll-on-muodossa sekä varapaita tai -pusero. Hikoileville jaloille on tarjolla hajunpoistavaa jalkapuuteria, joka on muissa maissa ollut arkipäivää jo pitkään.
Yhtä rasittavia ovat jatkuvasti toistuvat liikkeet tai eleet, ja nekin kuuluvat avokonttorin kirjoittamattomiin sääntöihin. Useimmiten niitä ei itse juuri huomaa. Mutta jos huomaat napsuttelevasi aina kuulakärkikynää puhuessasi puhelimessa, kierteleväsi hiussuortuvia miettiessäsi tai kulkevasi paikasta toiseen avainnippu kilisten, voit olla varma, että työtoverit ovat jo kauan sitten ärsyyntyneet siitä. Tavoista pois oppiminen on vaikeaa; tässä kannattaa pyytää apua henkilöltä, joka istuu vain yhden toimistokalusteen päässä ja huomauttaa asiasta ystävällisesti mutta johdonmukaisesti.
7. Avokonttorin etiketti: Tarkkaavaisuus auttaa
Avotoimistoihin liittyy lukuisia kirjoittamattomia käyttäytymissääntöjä. Ensimmäinen askel hyvään yhteiseloon muiden kanssa on tiedostaa, että oma käytös voi häiritä muita huomattavasti. Jos kollega tekee jotain, mikä haittaa työntekoa tai heikentää tunnelmaa, asiasta kannattaa puhua hänen kanssaan: ei silloin, kun on juuri vihainen tai epätoivoinen, vaan mahdollisimman rauhallisesti ja rennosti, mielellään myös niin, että tarjoaa itsekin muuttavansa jotakin omassa toiminnassaan. Listat voivat auttaa: Mikä minua häiritsee muissa, mikä heikentää keskittymistäni? Mitä näistä teen myös itse? Jos mahdollista, asiasta kannattaa keskustella jonkun kanssa ja kertoa selvästi, miksi kysyy, eikä puhua muiden ärsyttävistä tavoista. Sekin on nimittäin avotoimiston sääntöjen mukaan ehdoton no-go.