Miten järjestys tai epäjärjestys työpöydällä vaikuttaa itse työntekoon, mitä asiantuntijat sanovat ja mitä tutkimukset osoittavat.
On olemassa kuva Albert Einsteinin työpaikasta. Se on otettu hänen kuolinpäivänään 15. huhtikuuta 1955, ja siinä näkyy suhteellisuusteorian isän työpöytä – tai pikemminkin kaaos, jonka keskellä teoreettinen fyysikko teki tutkimustaan. Einsteinin toimistotuoli muodostaa keskipisteen useille samankeskisille ympyröille, jotka koostuvat paperipinoista, irrallisista arkeista, kirjapinoista ja muistivihkoista. Taustalla olevat hyllyt näyttävät hätäisesti ja kiireellä täytetyiltä – enemmän väliaikaiselta säilytyspaikalta kuin pysyvältä järjestykseltä. Hänen työtuolinsa takana olevasta liitutaulusta löytyy valkoisella liidulla kirjoitettuja kaavoja ja ajatuksia. Yleisen oletuksen mukaan nerokas mieli tarvitsee toimiakseen luovaa kaaosta. University Of Minnesotan psykologin tutkimus tukisi tätä väitettä. Monet esimiehet näkevät asian valitettavasti usein täysin toisin ja pitävät työpöydän kuntoa mielellään työntekijän käyntikorttina. Heidän väitettään, että krooniset työpaikkasotkijat ovat epäjärjestelmällisiä, huolimattomia ja yleisesti ottaen heikkoluonteisia, tukevat niin ikään tutkimukset. Totuus lienee jossain siltä väliltä.
- Ensimmäinen teoria: luovuus kumpuaa kaaoksesta
- Toinen teoria: epäjärjestys heikentää tuottavuutta
- Jotain siltä väliltä? Vaikea saada järjestykseen!
Ensimmäinen teoria: luovuus kumpuaa kaaoksesta
Esimerkkejä oletuksesta, että luovilla ihmisillä on myös, sanotaanko, luova työympäristö, on paljon. Esimerkiksi kuva, jossa Apple-nero Steve Jobs näkyy kotonaan sijaitsevalla työpisteellään , muistuttaa hämmästyttävän paljon Einsteinin työpöytää – sillä erotuksella, että hänen edessään on valtava iMac eikä takanaan liitutaulu. Jopa takaseinän kirjahyllyt on „järjestetty“ Einsteinin mallin mukaisesti. Yhdysvaltalaisen „Daily Show“n luova voima, koomikko, näyttelijä, kirjailija ja ohjaaja Jon Stewart, näyttää pitävän villistä ja värikkäästä tyylistä: kannettava tietokone keskellä, pöytäkone hänen vasemmalla puolellaan ja erilaisia tavaroita, kuten karkkipurkki, rakennuskypärä, saippua-annostelija ja tölkki, lepää villeiksi kasatuilla paperipinoilla. Myös Karl Lagerfeldin työpiste näyttää värikkäältä – mutta samalla hyvin jäsennellyltä. Värikkäitä kangasnäytteitä on pinottu metrien korkeuteen, tarkasti jaoteltuina yhtä korkeisiin pinoihin selkeästi jäsennellyssä hyllyssä.
Totta kai on myös vastaesimerkkejä: John Lennon ei esimerkiksi työnsä tekemiseen ilmeisesti tarvinnut muuta kuin pöydän kulman – jolla oli muistilehtiö, kynä ja lasillinen viiniä. Taustalla oleva kitaralaukku muodostaa yhdessä jalkalampun, tuolin ja vahvistimen kanssa kokonaisuutena rauhallisen näkymän, jota voisi käyttää asetelman mallina – kun taas hänen vaimonsa Yoko Ono puolestaan täyttää taiteilijakliseelle uskollisesti kokonaisen pöydänpuoliskon muistilehtiöillä, kirjoilla ja lappusilla.
Jos uskotaan University Of Minnesotan professorin tutkimusta, ihmisten työpisteet eivät ole erilaisia vain aivan kuten niiden omistajatkin. Kathleen Vohs halusi todistaa, että villi epäjärjestys jopa ruokkii mieltä. Psykologi pyysi ryhmää koehenkilöitä kokeeseen ja antoi heille tehtäväksi keksiä pingispalloille käyttötarkoituksia urheilun ulkopuolella. Toisen puolen testihenkilöistä hän lähetti kiiltävän siistiin toimistoon, toisen melko epäsiistiin. Tulos oli selvä: vaikka molemmat ryhmät saivat aikaan suunnilleen yhtä monta ehdotusta, kaoottisen toimiston ryhmän ehdotukset olivat huomattavasti omaperäisempiä. Tämän ja muiden kokeiden perusteella tutkija päätyi havaintoon, että siisti ympäristö johtaa pikemminkin perinteiseen, epäsiisti ympäristö taas pikemminkin epätavanomaiseen eli vähemmän tavanomaiseen työn lopputulokseen.
Syy tähän on ilmeisesti psykologinen ilmiö: ihmiset pyrkivät lähtökohtaisesti järjestykseen. Jos järjestyksen luomiseen ei ole aikaa, koska muut tehtävät menevät edelle, tai jos epäjärjestys on yksinkertaisesti liian suurta, aivot vaihtavat toimintatapaa ja etsivät lyhimmän ratkaisun. Lyhyesti: myös ajatukset kulkevat lyhyitä reittejä – mutta kaoottinen ympäristö voi inspiroida niitä valitsemaan epätavallisia polkuja.
Toinen teoria: epäjärjestys heikentää tuottavuutta
Kathleen Vohsin tutkimukset toivat kuitenkin esiin myös toisen havainnon. Lisätutkimuksissa hän sai selville, että epäjärjestelmälliset työntekijät ovat pihimpiä kuin järjestelmälliset ja syövät usein myös epäterveellisemmin kuin järjestystä rakastavat kollegansa. Tämä tietysti tukee jälleen niitä, jotka ovat aina epäilleet, että epäsiisti työympäristö on vain yksi oire monista luonteen heikkouksista. Erityisesti esihenkilöpiireissä tämä nyrkkisääntö elää sitkeästi, ja sitä seuraavat usein toteamukset kuten: ”…ja sitä paitsi epäjärjestelmällinen ihminen käyttää enemmän aikaa etsimiseen kuin työntekoon”. Siinäkin näyttää olevan perää, kuten Fraunhoferin tuotantotekniikan ja automaation instituutin tutkimus osoittaa.
Hänen tutkimuksensa toivat esiin, että työpaikan kaaos vie todella paljon työaikaa. Virallinen perustelu tuskin yllättää ketään: epäsiisteillä työpöydillä aikaa kuluu enemmän etsimiseen sekä puuttuvien tai tarpeettomien työvälineiden kanssa kuin siisteillä pöydillä. Tämä pätee muuten myös tietokoneen sekavaan tiedostojärjestelmään. Huomionarvoista on kuitenkin näin hukkaan menevän työajan määrä: keskimäärin noin 70 työpäivää vuodessa kuluu etsimiseen epäjärjestyksessä olevilla työpöydillä – instituutti laskee tämän olevan 10 prosenttia kokonaistyöajasta.
Jotain siltä väliltä? Vaikea pitää järjestyksessä!
Totuus lienee jossain keskivaiheilla. Kaikki kollegat, jotka työskentelevät siivoamattoman irtopaperikasan ja tuhansien Post-it-lappujen keskellä, eivät tietenkään ole luovia neroja – ja toisaalta myös kaikkein siisteimmällä työpisteellä voi istua erittäin motivoitumaton ja tehottomasti työskentelevä ihminen. Selvää kuitenkin on, että kaikessa voi mennä liiallisuuksiin. Jos epäjärjestys on niin suurta, että se haittaa työn sujuvuutta, myös paatuneimman työpöytäkaaoksen ystävän on siivottava. Toisaalta järjestyksen ystävänkään ei pitäisi käyttää työpöydän järjestämiseen enempää aikaa kuin itse työntekoon. Asiantuntijat ovat yhtä mieltä siitä, että ihanteellista on säännöllisesti järjestettävä, tehokas suururakka, joka vapauttaa sekä työpöydän että mielen.
Asiantuntijan vinkki: raivaa työpöytäsi
Aloita keskittyneesti!
Jotta sinulla olisi mahdollisuus työskennellä mahdollisimman tehokkaasti ja häiriöttömästi, työpöytäsi tulisi olla mahdollisimman tyhjä. Sijoita siihen vain ne asiat, joita todella tarvitset ja jotka haluat hoitaa pian.
Asiat, jotka ovat lojuneet siellä vuosia ilman huomiota, voi huoletta hävittää. Esineet, joita tarvitset useammin, kannattaa pitää käden ulottuvilla.