Kotitoimisto – työskentelyä kotona, mutta oikein

Hyödyllistä tietoa aiheesta "Home Office"

Mikä tarkalleen ottaen selittää saksalaisten työnantajien ja myös joidenkin työntekijöiden epäluuloa etätyötä kohtaan, on arvoitus. Alkuvaiheen innostuksen jälkeen joustavaa „Home Office” -mallia kohtaan, joka mahdollistaa kotona työskentelyn työntekijöille, joilla ei ole perusteltua syytä olla läsnä toimistolla, vanhat ennakkoluulot hiipivät takaisin. Kyselyiden mukaan työnantajat olettavat, että työntekijät saavat kotona työpöytänsä ääressä aikaan vähemmän kuin valvonnan alaisina – vaikka lukuisat tutkimukset osoittavat päinvastaista. Myös kollegoiden keskuudessa kotona työskenteleviä kohtaan leviää yhä enemmän kielteistä ilmapiiriä. Ajatuksella „kun me täällä paiskimme töitä, toiset vain ottavat rennosti” lietsoitaan useimmiten täysin perusteettomasti.

Tätä vasten vahvistuu ikivanha saksalainen ajattelutapa, jossa pelkkä läsnäolo työpaikalla tulkitaan „ahkeruudeksi”, jolloin todellinen työpanos jää taka-alalle. Ja käytännössä lähes jokainen tuntee varmasti työ- tai tuttavapiiristään jonkun, joka suorastaan asuu työpaikallaan. Tosiasioiden perusteella tällainen käytös näyttää vieläpä palkittavan: tutkimusten mukaan Saksassa ylennetään tai palkankorotusta tarjotaan edelleen sille, joka viettää eniten aikaa työpaikalla. Tietenkin on tutkittu myös sitä, tekevätkö nämä henkilöt todella töitä ja kuinka paljon. Tulos ei yllätä: todellinen tuottavuus on usein heikompi. Työajan aikana mukaan mahtuvat vapaa-ajan aktiviteetit, kuten tauot, yksityinen netissä surffailu tai pitkittyneet keskustelut kollegoiden kanssa työpöytien yli tai käytävällä, ovat huomattavasti yleisempiä kuin niillä kollegoilla, jotka haluavat lopettaa työpäivänsä tiettyyn aikaan.

Toki myös ”Home Office” -malli voi mennä kunnolla pieleen. Lähin esimerkki on nuori perhe, joka kuvittelee voivansa sovittaa lapset ja kotityöt paremmin yhteen työn kanssa. Usein se jää tässä tapauksessa vain teoriaksi. Sillä se, joka on paikalla – vaikka sitten oman työhuoneensa oven takana – on myös tavoitettavissa. Yrittäjät ja kotona sijaitsevasta ateljeesta työskentelevät luovat ammattilaiset tietävät tämän hyvin: ”Sinullahan on hyvä tilanne, kun voit tehdä töitä silloin kun haluat”, saatetaan sanoa esimerkiksi silloin, kun oven taakse ilmestyy yllättäviä vieraita tai puoliso haluaa delegoida jonkin tehtävän. Vastassa on kuitenkin määräaika tai sitovasti sovittu työn eteneminen. Näiden ristiriitojen keskellä perhe joutuu toisaalta paineen alle, koska odotukset uudesta työtilanteesta eivät täyty. Toisaalta työ kärsii, koska keskittyminen on mahdollista vain rajoitetusti tai ei lainkaan.

2. Onko minulla oikeus Home Officeen?

Jos työntekijä kuitenkin noudattaa muutamia perussääntöjä, kotoa tehtävän tuottavan työn sudenkuoppia voidaan vähentää. Ennen kuin työntekijät tekevät työnsä kokonaan tai osittain kotoa käsin, on kuitenkin selvitettävä myös muutamia perusasioita. Sillä suhteellisen nuorelle ”Home Office” -työmallille ei vielä ole omia lakeja eikä työnantajajärjestöjen vahvistamia ohjeita. Näin ollen työntekijöillä ei myöskään, toisin kuin osa-aikatyössä, ole oikeutta siihen, että johto hyväksyy työn tekemisen kotona olevan kirjoituspöydän  sallittua. Siksi jokainen tapaus on yksilöllinen, ja siitä on neuvoteltava erikseen esihenkilöiden kanssa. Tämä koskee sekä päivien määrää että reunaehtoja. Asiantuntijat suosittelevat, että työntekijät vaativat sovittujen asioiden kirjaamista kirjallisesti.

Esihenkilön jälkeen vuorossa on vuokranantaja

Seuraavaksi kannattaa olla yhteydessä vuokranantajaan. Asunnon tai kiinteistön omistajalle ei lähtökohtaisesti tarvitse ilmoittaa siitä, käyttääkö vuokralainen tiloja pelkästään asumiseen vai myös työntekoon – tietenkin vain niin kauan kuin paikalle ei tule asiakkaita tai esihenkilöiden säännöllisiä vierailuja. Weilheimissa toimivan kiinteistötoimisto Anders Wohnenin „Hausverwaltung“-osaston johtajan Silvia Wiedenmannin mukaan asunnon „määräystenmukaisen käytön“ kannalta on todellakin merkitystä sillä, istuuko joku illalla työpisteellään työtuolissa tunnin tai kaksi vai koko päivän ajan – useita kertoja viikossa. Vuokrasuhteen päättyessä asunnon lattioiden, seinien ja kalusteiden kulumisjälkiä tarkastellaan nimittäin hyvin tarkasti. Erityisesti lattioista syntyy taloyhtiön isännöitsijän kokemuksen mukaan aina keskustelua. Erityiset home office -kalusteet voivat auttaa tässä.

Seuraava esimerkki: Vuokralainen on sisustanut olohuoneeseen työpisteen, jossa hän istuu työpäivän jälkeen tunnin tai kaksi tietokoneella, hoitaa ostoksia, vastaa yksityisiin sähköposteihin, pelaa tietokonepeliä tai tarkistaa osakekursseja. Sen mukaan, onko hän asentanut työtuoliinsa lattialle sopivat pyörät vai sopivan suojamaton  jos työpisteen alla, lattia alueen alla kuluu enemmän tai vähemmän. Jotta mahdollisilta ristiriidoilta poismuuton yhteydessä voidaan välttyä, on suositeltavaa käyttää oikeiden välineiden lisäksi myös avointa viestintää. ”Jos vuokralainen vuokraa asunnon puhtaasti yksityiseen käyttöön, vuokranantaja saa siitä korvauksen vuokran muodossa ja hänen on hyväksyttävä, että asunto kuluu käyttötarkoituksensa mukaisesti.”

Esimerkin perusteella yksityisen työpisteen alla olevassa lattiassa saisi vuokrasuhteen kestosta riippuen näkyä vain lieviä tai keskitasoisia kulumisen merkkejä. ”Tilanne on toinen, jos vuokralainen pyörii päivittäin kahdeksan tai yhdeksän tuntia toimistotuolilla lattialla – erityisesti aidot puulattiat saavat siitä selviä jälkiä. Parkettiin tulee naarmuja, joilla ei ole enää mitään tekemistä tavallisen kulumisen kanssa”, Silvia Wiedenmann sanoo. Ratkaiseva seikka on: ”Jos vuokranantajalle on ilmoitettu, että vuokralainen työskentelee kotitoimistossa, asunnon lattia kuluu myös ’käyttötarkoituksensa mukaisesti’, vaikka työpisteen alla näkyisi enemmän kulumisen jälkiä.” Asiantuntija suosittelee kirjaamaan tällaiset sopimukset kirjallisesti – mieluiten vuokrasopimukseen.

Myös materiaalikysymys on kustannuskysymys

Nyt kun kotitoimiston reunaehdot on selvitetty, sopiva paikka kodin työpisteelle on löytynyt ja perheen kanssa on sovittu ”miten” ja ”milloin”, on aika siirtyä konkreettiseen suunnitteluun: riittääkö vanha kirjoituspöytä  myös pidempiaikaisiin työtehtäviin, onko se riittävän suuri, onko valaistus riittävä, voiko sitä säätää ergonomisesti? Sopiiko siihen toimistotuoli , onko siinä riittävästi säätömahdollisuuksia ja ovatko siinä oikeat pyörät kyseiselle lattialle? Jos uusia hankintoja on tehtävä, ne jäävät työntekijän maksettaviksi – tietenkin vain, jos työnantaja ei ole ilmoittanut olevansa valmis korvaamaan kustannuksia kokonaan tai osittain.

Sama koskee tulostinta, skanneria, tietokonetta, puhelinta, matkapuhelinta tai internet-yhteyttä. Jos on hankittava tehokkaampia malleja tai tilattava suurempi kaistanleveys, myös sen maksaa normaalisti työntekijä. Neuvottelukysymys on myös se, kuka vastaa paperin, väriaineen tai kirjoitusvälineiden kustannuksista. Työturvallisuudesta ja yksityisyydestä ei sen sijaan keskustella: molemmat on taattava myös kotona sijaitsevalla työpaikalla. Erityisesti tietosuojan osalta sekä työntekijän että työnantajan on oltava tarkkana. Yrityssalaisuudet ovat myös yksityistiloissa tiukasti suojeltavaa tietoa; siksi arkaluonteisia asiakirjoja ei saa jättää lojumaan valvomatta muiden kuin työntekijän saataville. Tietokoneelle tallennetut yrityksen tiedot on suojattava nykyisten teknisten standardien mukaisesti. Tässäkin suositellaan selkeitä sopimuksia toimintatavasta – työtuomioistuimet eivät katso tätä aihetta läpi sormien.

Kysymys työajoista ja verotuksesta

Työaikojen osalta on myös parasta sopia selkeästi etukäteen: Onko käytössä kiinteät työajat, sovelletaanko ydin­työaikoja ja mikä työ on tehtävä mihinkin mennessä? Jos sopimuksessa on kahdeksan tuntia, työntekijän on myös työskenneltävä kahdeksan tuntia. Työnantaja voi kyllä vaatia tästä näyttöä, mutta sitä ei käytännössä voida tarkasti valvoa. Siksi, ja tässä onkin asian alussa mainittu ydinongelma, työnantajan ja työntekijän välillä tarvitaan tässä kohtaa vankka luottamuspohja. Jotta kotona työskentelevän kollegan ja työntekijöiden tai esihenkilöiden välinen viestintä toimii, asiantuntijat suosittelevat sopimaan etukäteen kiinteistä aikajaksoista, jolloin etätyöntekijän on vastattava puhelimeen tai reagoitava sähköposteihin nopeasti.

Kotityöpisteen verotuksellisissa näkökohdissa on hyvä pitää mielessä kaksi perusperiaatetta: Jos ammatillista tai liiketoiminnallista toimintaa varten on Home Officen lisäksi käytettävissä jokin muu työpaikka, kotona olevaa työpöytää ei voida vähentää verotuksessa. Jos näin ei ole, osa kuluista voidaan vähentää verotuksessa. Jos kotona oleva toimisto on kuitenkin koko ammatillisen toiminnan keskus, kulut voidaan vähentää rajoituksetta. Työnantajille seuraava vaihtoehto on kiinnostava: Työhuone voidaan, asunnon omistajan suostumuksella, vuokrata työnantajalle – jolloin tämä voi tietyin edellytyksin vähentää sen verotuksessa. Keskustelu oman veroneuvojan kanssa on välttämätön tilanteen tarkaksi selvittämiseksi.

Home Office: Edut ja haitat

Kuten on käynyt ilmi, työskentelyyn kotitoimistossa liittyy tiettyjä edellytyksiä. Kun tiedostat vaatimukset, pohdit todennäköisesti vielä tarkemmin kotitoimiston kokonaisuutta. Tämän tueksi alla on muutamia yleisiä etuja ja haittoja kotona työskentelystä: