Etätyö: uuden työtrendin edut ja haitat

Mitä eroa on etätyöllä ja kotitoimistolla?

Viimeistään vuonna 2020 kotitoimisto integroitui Saksan yrityksissä lähes yhdessä yössä kokonaan tai osittain osaksi työarkea. Eristyksen ja muiden koronatoimien vuoksi useimmat ihmiset työskentelivät kotoa käsin, jos ammatti ja varustelu sen sallivat. Sen jälkeen tämä työskentelymalli on tullut jäädäkseen, sillä se tarjoaa monia etuja, kuten työn ja perheen paremman yhteensovittamisen. Kotitoimistossa työajat ja tehtävät eivät eroa toimistossa tehtävästä työstä, ainoastaan työntekopaikka on toinen. Juuri siinä piilee suuri ero etätyöhön. Etätyössä et ole sidottu aikaan etkä paikkaan. Tehtävät ja työmäärä pysyvät samoina, mutta se, jaatko 40 tunnin työviikon 4 vai 6 päivälle tai oletko mieluummin pitkään nukkuja vai aikainen herääjä, jää täysin sinun päätettäväksesi. Tärkeintä on vain se, että lopputulos on kohdallaan. Voit toki tehdä etätyötä myös kotoa käsin, mutta aivan yhtä hyvin myös Italian auringon alla tai revontulten loisteessa kaukana pohjoisessa. Siksi synonyyminä käytetään usein myös liikkuvaa työtä. Liikkuvassa työssä on puolestaan vielä useita erilaisia malliversioita.

2. Etätyömallit

Periaatteessa tästä trendikkäästä työmallista on kaksi eri muotoa:

Full Remote Working

Full Remote Working tarkoittaa, kuten nimikin kertoo, sitä, että työtä tehdään yksinomaan yrityksen ulkopuolella. Teoriassa voit työskennellä missä tahansa maailmassa. Milloin haluat. Missä haluat. Näitä matkustavia työntekijöitä kutsutaan myös diginomadeiksi. Full Remote Worker tarvitsee vain sopivat työvälineet ja vakaan internetyhteyden. Käytännössä tämä onnistuu jo kannettavalla tietokoneella, kuulokemikrofonilla ja mobiilireitittimellä, jossa on sopiva liittymä. On kuitenkin hyvä huomioida, että myös ulkomailla voimassa olevia sääntöjä on noudatettava. Remote-työmallissa tutustut kollegoihin ja esihenkilöihin usein vain verkon välityksellä. Tämä voi heikentää tiimihenkeä ja yhteenkuuluvuuden tunnetta yritykseen.

Vuorotteleva Remote Working

Siinä missä Full Remote Working on paikasta ja ajasta riippumatonta työskentelyä, vuorotteleva Remote Work on vain osittain etätyötä. Tässä mallissa työnantaja määrittää kiinteät ajat, jolloin sinun on työskenneltävä toimistolla. Silti voit etäpäivinä, toisin kuin kotitoimistossa, itse päättää, missä ja milloin haluat työskennellä. Tämä Remote Workin muoto sopii esimerkiksi silloin, jos haluat tehdä usein lyhyitä matkoja käyttämättä siihen kaikkia lomapäiviäsi. Työtä voi lopulta tehdä kannettavalla tietokoneella myös kahvilassa tai vuoristomajassa. 

Edut ja haasteet

Kuten kaikissa työskentelymalleissa, myös etätyössä on erilaisia etuja ja haittoja työntekijöille ja työnantajille.

Se, mikä työntekijälle näyttää ensi silmäyksellä pelkästään positiiviselta, sisältää usein myös kääntöpuolensa. Yksi etätyön suurimmista eduista on työn ja yksityiselämän parempi yhteensovittaminen. Tämä johtuu ennen kaikkea siitä, että työmatka, sen kustannukset ja aikaiset herätykset jäävät pois. Juuri tämä yhteensovittaminen voidaan kuitenkin nähdä myös haasteena, sillä monilla työn ja vapaa-ajan rajat näyttävät hämärtyvän. Silti suurin osa etätyöntekijöistä kokee sen lisävapaa-aikana ja yrityksen osoittamana arvostuksena. Joustavuus mahdollistaa sen, että työskentelypaikkaa voi vaihtaa keskipäivällä ja jatkaa työskentelyä esimerkiksi kahvilassa sekä jutella sen jälkeen tai tauon aikana parhaan ystävän kanssa. Erityisesti lapsia tai lemmikkejä omaavat työntekijät voivat hallita arkeaan paremmin etätyön avulla. 

Myös ympäristön kannalta etätyö voi olla todellinen etu, koska työmatkan jäädessä pois CO2-päästöjä syntyy vähemmän. Lisäksi kohtaat vähemmän ihmisiä ja sairastut siten harvemmin. Tämä voidaan kuitenkin kokea myös sosiaalisena eristäytymisenä, jolloin siitä tulee haitta. Jos eristäydyt lisäksi vapaa-ajalla, riski masennukseen kasvaa. Toinen etätyön haittapuoli työntekijälle on taipumus tehdä töitä sairaana. Jos joku tuntee olonsa sairaaksi eikä siksi lähtisi toimistolle, etätyössä houkutus olla menemättä lääkäriin ja tehdä sen sijaan töitä on suuri.

Toinen mahdollinen haaste on työpisteen varustelu. Siinä missä toimistolla työntekijää odottavat usein ergonominen toimistotuoli, korkeussäädettävä työpöytä ja useita näyttöjä, mobiilissa työssä työnantajan ei tarvitse tarjota työvälineitä. Pitkällä aikavälillä työskentely keittiönpöydän ääressä tai rantatuolissa voi olla haitallista fyysiselle terveydelle.

Paremman yleiskuvan saamiseksi olemme koonneet alle vielä yhteen kaikki työntekijän etätyön edut ja haasteet: 

Etätyöllä ei ole positiivisia ja negatiivisia vaikutuksia vain työntekijälle. Myös yritys itse voi hyötyä etätyöstä. Ei vähiten siksi, että työntekijät ovat tyytyväisempiä ja kokevat tulevansa arvostetuiksi. Ja tyytyväisemmät työntekijät ovat tuottavampia, työskentelevät tehokkaammin ja samalla sitoutuminen yritykseen kasvaa. Jo pelkkä mahdollisuus työskennellä joustavasti eri paikoista lisää työntekijöiden sitoutumista merkittävästi. Toinen tämän työmallin etu on joidenkin yrityksen kustannusten poistuminen. Tämän ansiosta sähköä ja vettä kuluu vähemmän, ja myös tarvittavien pysäköintipaikkojen määrä vähenee. Myös ympäristön kuormituksen vähentyminen CO2-päästöjen pienentyessä auttaa yrityksiä tekemään hyvää ilmaston hyväksi. Lisäksi etätyö on terveydelle edullista, koska työntekijät altistuvat vähemmän viruksille ja hyötyvät runsaammasta unesta. Tämä johtaa yrityksessä harvempiin sairauspoissaoloihin. Osaajapulan aikana etätyö on myös etu. Sen ansiosta asiantuntijoita ja osaajia voidaan rekrytoida lähes mistä tahansa. 

On nyt selvää, että etätyöllä on etunsa. Tässä on kuitenkin myös omat haasteensa. Haittapuolena on muun muassa siihen liittyvä kontrollin väheneminen. Työntekijöihin on luotettava, että he tekevät työnsä asianmukaisesti, sillä todellisuudessa tehtyä työtä on vaikea tarkistaa. Lisäksi yhteisten kokousten ajankohdan löytäminen on vaikeampaa. Myös yhteisten projektien tekeminen tiimissä vaikeutuu joustavuuden vuoksi. Tässä auttaa, että tavataan ja keskustellaan säännöllisesti verkkokokouksissa.

4. Kuka työskentelee etänä?

On selvää, että etätyöstä aiheutuu sekä työntekijöille että työnantajille myönteisiä ja kielteisiä vaikutuksia. Jos kuitenkin harkitset nyt siirtymistä pelkästään mobiiliin työskentelyyn, seuraavaksi kannattaa selvittää, onko omaa ammattia ylipäätään mahdollista tehdä täysin etänä. Muun muassa seuraavat ammatit soveltuvat etätyöhön:

• Content Manager (sisällöntuottaja, bloggaaja, kääntäjä)
• Graafinen suunnittelija
• Webdesigner & UX-Designer
• IT (ohjelmointi & kehitys)
• Online-markkinoija
• SEO-manageri (hakukoneoptimointi)
• Konsultti (coaching jne.)
• Markkinatutkija
• Analyytikko
• Erilaiset toimistotehtävät
• Freelancer

Nämä ovat vain muutamia esimerkkejä. Nykyään lähes mitä tahansa kannettavalla tehtävää työtä voi tehdä myös etänä. Toisaalta on kuitenkin myös ammatteja, joita ei voi tehdä mobiilisti. Tällaisia ovat esimerkiksi rakennustyöntekijät, lastentarhanopettajat ja lääkärit. Jälkimmäiseen on tosin nykyään jo olemassa myös mahdollisuus verkkovastaanottoon esimerkiksi flunssan tai vastaavien sairauksien yhteydessä, jolloin potilaan ei diagnoosia varten välttämättä tarvitse olla paikan päällä tutkimuksessa.

Miten työskentelet menestyksekkäästi mobiilisti?

Jotta etätyössä voi menestyä, työntekijällä on oltava muun muassa erilaisia pehmeitä taitoja. Yksi tärkeimmistä arvoista on rehellisyys. Työntekijän tulisi esimerkiksi ilmoittaa tehdyt työtunnit oikein eikä leimata itseään sisään ja lähteä sitten kylpyyn tai tehdä jotain vastaavaa. On myös tärkeää, että työntekijä työskentelee järjestelmällisesti ja hänellä on tietty määrä itsekuria. Sekä kotona että muissa paikoissa on nimittäin monia häiriötekijöitä, jotka voivat olla enemmän tai vähemmän houkuttelevia. Mahdollisten häiriötekijöiden vähentämiseksi ydinajat ja rutiinit työpäivässä voivat auttaa. Näin myös liikkuvassa työssä on kiinteitä ajankohtia, jolloin tietyt asiat on hoidettava.

Mitä etätyössä on otettava huomioon?

Jotta etätyönä toteutettava työmalli toimisi, puitteista on sovittava etukäteen ja seuraavat seikat on otettava huomioon.

Tekninen varustus: Tehokasta etätyötä varten työntekijät tarvitsevat vakaan internetyhteyden ja tarvittavat tekniset laitteet. Myös ohjelmistot sekä sopivat viestintä- ja yhteistyövälineet ovat tärkeitä.

Työaikaa koskevat säännöt: Selkeät sopimukset saatavuudesta ja tavoitettavuudesta ovat välttämättömiä väärinkäsitysten välttämiseksi ja hyvän työilmapiirin edistämiseksi. Yksi mahdollisuus osittaisessa etätyössä on sopia ydinajoista ja noudattaa niitä.

Tietosuoja ja tietoturva:  Kattavat toimenpiteet yrityksen tietojen ja asiakastietojen suojaamiseksi ovat välttämättömiä. Tietoturva ja tietosuoja on varmistettava aina.

Terveys ja ergonomia: Etätyöympäristö tulee suunnitella ergonomiseksi terveysongelmien välttämiseksi. 

Viestintä ja vuorovaikutus: Huolehdi siitä, että kollegat keskustelevat keskenään. Etätyö vaatii erityisiä panostuksia, jotta työntekijöiden välinen hyvä viestintä ja säännöllinen vuorovaikutus voidaan mahdollistaa. 

Mitä tarvitsen mobiiliin työskentelyyn?

Sen mukaan, mistä työskentelet etänä, vaihtelevat myös tarvittavat välineet. Etätyössä olennaisia ovat kuitenkin aina kannettava tietokone, vakaa internetyhteys ja mieluiten myös kuulokemikrofoni sujuvaa ja häiriötöntä viestintää varten. Jos haluat työskennellä mobiilisti jatkuvasti matkustaessasi, tarvitset siihen mobiilireitittimen sopivalla liittymällä sekä paikkoja, joissa on riittävä kuuluvuus. Jos taas työskentelet mieluiten kahviloissa tai co-working-tiloissa, hyvä internetyhteys on siellä yleensä jo valmiina. Jos kuitenkin työskentelet mieluiten kotona, on suositeltavaa järjestää siihen sopiva työpiste. 

Ergonominen työpisteen varustelu edistää sekä tuottavuuttasi että fyysistä ja henkistä hyvinvointiasi. Hyvä toimistotuoli on tässä ensisijaisen tärkeä. Se tukee terveellistä istuma-asentoa ja keventää tuki- ja liikuntaelimistön kuormitusta. Jos työskentelet lisäksi korkeussäädettävän työpöydän ääressä, voit vaihtaa työasentoasi työskentelyn aikana nopeasti ja helposti sekä työskennellä myös seisten. Tämä tuo liikettä työpäivääsi, mikä puolestaan vaikuttaa myönteisesti terveyteesi ja työskentelyysi.

Jos sinulla ei ole kotonasi mahdollisuutta sisustaa kotitoimistoa, on olemassa myös erilaisia tapoja integroida pop-up-toimisto osaksi sisustustasi. Tähän sopivat esimerkiksi taitettava kirjoituspöytä tai seinäsihteeri. Oikeilla varusteilla mikään ei enää estä onnistunutta etätyöpäivää.

Myös etätyössä työnantajalla on lähtökohtaisesti velvollisuus tarjota tarvittavat työvälineet. Kannettavan tietokoneen tarjoamisella ja laitteen yksityiskäytön kieltämisellä on myös tietosuojasuojaan liittyviä syitä. Sovi siis etukäteen työnantajasi kanssa, missä laajuudessa saat käyttää työläppäriä.

Etätyöhön liittyy myös joitakin oikeudellisia seikkoja, jotka on hyvä ottaa huomioon. Jos haluat työskennellä ulkomailta käsin, herää esimerkiksi kysymys siitä, voitko edelleen olla kirjoilla Saksassa. Kaksinkertaisen verotuksen välttämiseksi on olemassa 183 päivän sääntö. Sen mukaan työntekijöitä, jotka ylittävät tämän rajan, verotetaan yleensä myös oleskelumaassa. Tämä puolestaan riippuu kuitenkin paljon maasta tai työskentelypaikasta. 
Siksi on suositeltavaa käydä yksityiskohdat ja sopimukset huolellisesti läpi työnantajan kanssa etukäteen ja dokumentoida ne myös kirjallisesti. 

Jotta Remote Work voi vakiintua yrityksessä ja työntekijät ottavat sen hyvin vastaan, on tärkeää huomioida muutamia asioita. Läpinäkyvyydellä ja viestinnällä on tässä ratkaiseva rooli, jotta yrityksessä työskentelevien ja etätyötä tekevien työntekijöiden välille ei synny levottomuutta. Seuraavat kohdat voivat auttaa Remote Workin käyttöönotossa työskentelymallina:

• Määritelkää selkeästi, kuka yrityksessä voi työskennellä mobiilisti ja miksi.
• Määritelkää Remote Workin reunaehdot selkeästi.
• Huolehtikaa sopivista työvälineistä.
• Edistäkää ”henkilökohtaista” yhteyttä järjestämällä esimerkiksi säännöllisiä videopuheluita.
• Järjestäkää yritystapahtumia ja tiiminrakennustoimia myös Remote Workista riippumatta.
• Pitäkää palveluksessa ja palkatkaa vain työntekijöitä, joihin voitte luottaa.
• Aloittakaa ensin kokeilujaksolla

Yhteenveto: Mitä etätyöskentely tarkoittaa?

Nykypäivän digitaalisessa maailmassa vaihtoehtoiset työnteon muodot, kuten Remote Work, ovat yhä tärkeämpiä. Teknologian nykyisen tason ansiosta monissa ammateissa on mahdollista työskennellä lähes mistä tahansa. Tämä koskee kuitenkin vain tehtäviä ja työalueita, jotka voidaan hoitaa täysin liikkuvasti kannettavalta tietokoneelta ja jotka voidaan järjestää ajallisesti joustavasti. Remote Work tarjoaa monia etuja sekä työntekijöille että työnantajille, mutta siihen liittyy myös haasteita, jotka on ratkaistava. Periaatteessa Remote Work on, edellyttäen että se on toteutettu oikein, hyödyksi molemmille osapuolille. Avoin viestintä ja läpinäkyvyys ovat tässä avain menestykseen.