Kotitoimisto: toimisto kotona eikä koti toimistossa

Oikein toteutettuna kotitoimisto voi olla askel eteenpäin

Toiset katsovat sitä epäilevästi kutsuna Dolce Vitaan työajalla, toiset taas ylistävät sitä työelämän vallankumouksena, joka lupaa parempaa elämänlaatua. Joka tapauksessa: kotitoimisto on muuttanut työn arkea. Ammattimaisen työskentelyn omassa kodissa on mahdollistanut moderni viestintäteknologia. Älypuhelimet, tabletit, kaikkialla läsnä oleva pilvi ja nopeat internetyhteydet ovat tehneet fyysisestä läsnäolosta työpaikalla ainakin osittain tarpeetonta. Mutta mitä tehdä, kun kotitoimisto – tai vanhanaikaisemmin sanottuna ”etätyö” – tulee puheeksi?

Työn voi integroida vaivattomasti osaksi arkea kotona ja silti työskennellä mahdollisimman tuottavasti ammatillisten tavoitteiden eteen. Se, voidaanko nämä edut saavuttaa työn yhteydessä, riippuu monista tekijöistä. Mutta mihin kokemuksiin tässä voi tukeutua?

Plussat ja miinukset: kotona tehtävän työn haasteet ja mahdollisuudet

Punnitse huolellisesti! Se on ensimmäinen ja tärkein ohje, kun etsit ratkaisua omaan työtilanteeseesi. Kotona työskentely ei nimittäin ole paras ratkaisu kaikille. Jos siihen päätyy, tarvitaan ennen kaikkea rutkasti itsekuria: kotityöt, rakkaat lapset ja yllättävät ystävävierailut ovat vain muutamia niistä monista suurista ja pienistä häiriötekijöistä, jotka vaanivat joka nurkassa.

Tarvitaan todella tervettä velvollisuudentuntoa, jotta voi esimerkiksi sanoa rakkaille ystäville, että heidän vierailunsa osuu normaaliin työaikaan, kun he seisovat kakku korissa oven takana ja haluavat yllättää vastaleivotun kotityöläisen parhaassa tarkoituksessa. Tilanteita, jotka toimistorakennuksessa tuntuisivat täysin absurdeilta, on yhtäkkiä puolustettava tiloissa, jotka on normaalisti varattu yksityiskäyttöön. Myös se, joka luulee lastenhoidon ja työarjen sujuvan helposti rinnakkain, huomaa usein erehtyneensä. Kotona työskentely voi kuitenkin tuoda mukanaan myös paljon etuja.

Nämä edut ovat oikeastaan ilmeisiä: ei enää rasittavaa työmatkaliikennettä, ei aikaa ja hermoja kuluttavia ruuhkia työpäivän jälkeen, ei junien myöhästelyä, täpötäysiä metroja tai talvella jäätyneitä autonlukkoja. Ainakaan sellaisia, jotka nostavat stressitasoa jo ennen työpäivän alkua ja pilaavat päivän jo valmiiksi niiltä, joille aamu ei ole päivän rakkain hetki.

Avainsana on biorytmi: ihmisen sisäinen kello käy todistetusti eri tavoin. Siinä missä ”yökukkuja” työskentelee helpommin iltaisin, ”early bird” kokee tähän aikaan tehon laskua – mutta aloittaa työpäivän huomattavasti tehokkaammin. Myös toimiston aikaa vievät puolet, kaikki turhat rituaalit ja käytävillä käytävät kohteliaisuuskeskustelut, jäävät pois. Lyhyesti: kun on tarkoitus tehdä töitä, töitä myös tehdään. Viime hetken kiiretyöt, jotka kaoottinen kollega naapurista sysää niskaan, ovat kotona aivan yhtä mahdottomia kuin kaikenlaiset pukeutumissäännöt. Olipa päällä sukat tai verkkarit: ikkunan ääressä oleva kannettava ei vaadi solmiota. Taukojakaan ei tarvitse viettää kylmällä betonipihalla ohuen automaattikahvin kanssa, vaan ajan voi käyttää puutarhanhoitoon, ruoanlaittoon, lenkkeilyyn tai maantiepyöräilyyn – myös hammaslääkärikäynnit, puolivuosittaiset renkaanvaihdot tai kampaajakäynnit mahtuvat lounastaukoon eivätkä vie lomapäiviä tai kerrytettyjä ylitunteja. Ja lopuksi suurin etu: etätyö on mahdollista jokaisessa kotitaloudessa.

Konkreettisia huomioita

Tästä herääkin kysymys käytännön toteutuksesta. On selvää, ettei kaikkia työtehtäviä voida siirtää kodin rauhaan. Siinä missä kirurgin on aina operoitava potilasta paikan päällä, sosiaalityöntekijän on jatkossakin työskenneltävä kouluissa tai nuorisotiloissa. Jos lääkäri kuitenkin kirjoittaa laskuja, tilaa lääkkeitä tai laatii lausuntoja, hän voi teoriassa tehdä sen myös kotoa käsin. Samoin streetworker voi kirjoittaa raporttinsa kotona. Luovilla aloilla – viestintäsuunnittelu, arkkitehtuuri, kirjoittajat tai valokuvaajat – sekä teknisissä tehtävissä (järjestelmätuki, ohjelmointi) lähes kaikki voidaan hoitaa kotoa käsin lukuun ottamatta yksityiskohtia tai kokouksia, jotka eivät sovi videokonferenssiin. Kaikissa tapauksissa internetyhteys on kuitenkin työn tekninen perusta – mitä nopeampi, sitä parempi.

Kotitoimisto – käytännön toteutus

Internetyhteys, tekniikka ja hieman IT-perusteita

Tämä lähes kaiken kotona tehtävän toimistotyön perusta löytyy nykyään käytännössä jokaisesta kodista: reititin, joka tarjoaa taloon internetyhteyden. Laite itsessään tulee useimmiten teleoperaattorilta, ja siinä on liitännät verkkokaapeleille sekä antennit langattomia kotiverkkoja varten, joita kutsutaan myös nimellä Wifi. Reitittimen toisella puolella on kotiverkko, joka on yhdistetty joko suoraan tai kytkimen kautta yhteen tai useampaan tietokoneeseen. Toisella puolella taas laajakaistainen internetyhteys (DSL, VDSL) huolehtii nopeasta tiedon lataamisesta ja lähettämisestä sekä yhteydestä yrityksen palvelimeen, joka puolestaan on yhteydessä internetiin. Mitä kotitoimiston laitteilta sitten vähintään vaaditaan?

Roland Karl on müncheniläisen TraininX Computer-Service GmbH:n omistaja, ja hän neuvoo päivittäin niin yrityksiä kuin yksityishenkilöitäkin kaikenlaisissa IT-aiheissa. Myös aihe ”kotitoimisto” tulee hänellä säännöllisesti esille. Obersendlingissä sijaitsevassa liikkeessään hän käyttää aikaa perusasioiden selventämiseen. ”Tarvittavat varusteet riippuvat täysin siitä, millaista työtä pitää tehdä”, hän sanoo heti alkuun. ”Ensin pitää kysyä itseltäni, millaisten tietojen kanssa olen tekemisissä”, Karl jatkaa. Jos kyse on Word- tai Excel-tiedostoista, näiden ohjelmien on luonnollisesti toimittava kotona olevalla pöytäkoneella tai kannettavalla tietokoneella. Asiakirjojen tai tietojen tallentamiseen internetin kautta palvelimelle, jolta kollegat yrityksessä voivat niitä käyttää, riittää periaatteessa mikä tahansa tavallinen tietokone. Hän viittaa näyttelytilassa oleviin eri tietokoneisiin ja kannettaviin: ”Ihan kaikki, mitä täällä on, riittää siihen täysin.”

Usein yritykset työskentelevät myös tietokannan kanssa, joka sijaitsee yrityksen palvelimella. Freelancer tai etätyöntekijä käyttää palvelinta kotoa käsin. ”Hän avaa silloin vain käyttöliittymän ja muokkaa sen kautta yksittäisiä tietoja palvelimella.” Tämän käyttöliittymän mitat, joka useimmiten näytetään selaimessa, ovat kuitenkin palvelimen ennalta määrittämiä, ja tässä tapauksessa ne ovat ratkaiseva tekijä. ”On tärkeää, että kotona oleva näyttö tarjoaa tarvittavan resoluution ja pystyy näyttämään käyttöliittymän kokonaan.” Laskentatehoa tällaisiin tietokantatöihin tuskin tarvitaan – se on palvelimen ylläpitäjän asia, sillä varsinainen laskenta tapahtuu palvelimella. ”Tarkkaan ottaen kotona riittävät sopiva näyttö, hiiri ja näppäimistö sekä minitietokone”, Karl sanoo ja osoittaa muovilaatikkoa – tuskin tupakka-askia suurempaa. Sen sisällä on tarpeeksi tehoa kotitoimiston pyörittämiseen.

Jo huomattavasti tehokkaampia laitteita tarvitsevat esimerkiksi arkkitehdit, jotka työskentelevät CAD-ohjelmalla. ”Tällaiset ohjelmat vaativat yleensä paljon laskentatehoa”, Karl kertoo. Arkkitehtitoimiston palvelimessa taas täytyy olla vain riittävästi kapasiteettia, jotta muokatut tiedostot voidaan tallentaa.

Sisustusarkkitehtuuri: oikea huonevalinta

Tupakka-aski-kokoisen tietokoneen, näytön ja hiiren muodostamasta minimiratkaisusta aina kolmen tietokoneen kokonaisuuteen, johon kuuluu myös verkkolevyasema ja verkkotulostin, tilantarve voi vaihdella suuresti. Onnekas se, jolla on omassa kodissaan ylimääräinen huone, jonka voi sisustaa työhuoneeksi. Asiantuntijat ovat yhtä mieltä siitä, että työpisteen valinnassa voi tehdä paljon oikein ja paljon väärin. Työhuoneen ei esimerkiksi pitäisi olla ikkunaton komero sisäpihan puolella eikä myöskään vilkkaasti käytetty läpikulkuhuone, jota koko perhe käyttää johonkin toimintaan. Ihannetapauksessa kodin toimiston tulisi olla valoisa ja hyvin tuuletettava, ei liian suuri eikä liian pieni – ja siinä saa hyvin olla viihtyisämpi tunnelma kuin yritysrakennuksen keskivertotoimistossa.

Kaikilla ei kuitenkaan ole mahdollisuutta ottaa käyttöön omaa huonetta työskentelyä varten. Kaksi- tai kolmioasunnoissa asuvat voivat ehkä integroida toimiston olemassa oleviin tiloihin. Mutta varovasti! Pimeä nurkkaus, jonka molemmin puolin on hyllyjä, työpöydällä johtosotku ja edessä hutera puujakkara, latistaa työintoa aivan yhtä paljon kuin keittiöön pystytettävä ja sieltä purettava työpiste. Työpöydän tulisi olla aina helposti käytettävissä – myös ilman, että ensin täytyy tiskata tai kantaa ompelukone komeroon. Integroitujen työtilaratkaisujen kohdalla pätee periaate: ”Jos tehdään, niin tehdään kunnolla”. Onneksi nykyään on tarjolla runsaasti innovatiivisia huonekaluja, jotka on suunniteltu juuri tähän tarkoitukseen. Niiden avulla esimerkiksi kattoikkunan alla oleva käyttämätön seinätila voidaan muuttaa miellyttävästi valaistuksi työpisteeksi: modernit sihteerilipastot, jotka työpäivän jälkeen yksinkertaisesti suljetaan, ja joissa on integroidut kaapelikanavat sekä LED-päivänvalovalaistus . Tietenkin myös isoäidin vanhasta keittiönpöydästä voi pienellä mielikuvituksella ja muutamalla pullolla huonekalukiillotetta tehdä tyylikkään työpisteen.

Mitä vähemmän tilaa on, sitä luovemmin kotityöpiste täytyy suunnitella. Jos sopivan työskentelytason sijoittaminen omaan asuntoon tuntuu vaikealta, kannattaa ottaa yhteyttä sisustusarkkitehtiin – tai kokeneisiin tuttaviin, jotka ovat jo sisustaneet yhden jos toisenkin asunnon. Usein juuri pieni oivallus aivan toisessa kohdassa huonetta vapauttaa niin paljon tilaa, että sinne mahtuu oikea kotitoimisto. Yksi kardinaalivirhe vaanii kuitenkin heti alkuvaiheessa: jos työpöytä halutaan sijoittaa makuuhuoneeseen, se on ehdottomasti erotettava visuaalisesti nukkuma-alueesta. Kuka haluaisi nukahtaessaan katsella seuraavan päivän töitä – tai jopa kahlata niitä ympäröivän lehdistä muodostuneen paperikaaoksen läpi?

Huonekalujen valinta

Nykyaikaisista sihteeripöydistä, jotka työpäivän jälkeen näyttävät seinällä lepäävältä design-hyllyltä, aina klassiseen kirjoituspöytään korkeussäädettävällä työskentelytasolla: huonekaluteollisuudelta löytyy sopivia ratkaisuja lähes kaikkiin tarpeisiin. Vaikka pöydäksi kelpaa periaatteessa mikä tahansa, jossa on kansi ja riittävästi tilaa kannettavalle tietokoneelle, ehkä tulostimelle sen vieressä ja runsaalle määrälle kaapeleita sen alla, tuolia valitessa kannattaa selän vuoksi katsoa tarkemmin, mille aikoo asettaa takapuolensa noin kahdeksaksi tai yhdeksäksi tunniksi päivässä.

Myös tässä erikoisliikkeiden valikoimasta löytyy lähes kaikkea korkeussäädettävästä johtajantuolista aina yksinkertaiseen työtuoliin säädettävällä selkänojalla – laajasta valikoimasta löytyy jopa toimistotuoleja, joiden ulkonäkö ja toiminnallisuus on saanut vaikutteita moottoriurheilusta. Oikeastaan on tärkeää vain se, että tuoli on mukava ja että sitä voi ainakin hieman säätää käyttäjän tarpeiden mukaan. Istuin, jonka kallistusta voi säätää, tai selkänoja, joka mukautuu selkärankaan, on aina plussaa.

Kaikki tämä kuulostaa hyvin tekniseltä ja näytti ennen myös siltä. Nykyään myös toimistokalusteiden toimittajat ovat kuitenkin ymmärtäneet, että moni työskentelee yksittäisiä tai useampia päiviä kotoa käsin, ja ovat suunnitelleet huonekaluja, joiden käyttötarkoitus ei enää näy niistä aivan selvästi. Muotoilultaan ne ovat tosin yleensä ennemmin moderneja kuin konservatiivisia, mutta ne sopivat hyvin nykyaikaisiin koteihin.

Valaistus

Yksi asia, jota yleisen asiantuntijanäkemyksen mukaan aliarvioidaan eniten, on valaistus (katso myös artikkeli Valaistus toimistossa: kirkkaat lamput kirkkaille ajatuksille). Pelkkä vanhan pöytävalaisimen asettaminen työpöydälle mahdollisesti koristeelliseksi, mutta ei missään nimessä asianmukaiseksi valonlähteeksi, ei todellakaan riitä. Kotitoimiston sisustajan kannattaa kiinnittää huomiota kahteen asiaan – riippumatta siitä, muuttaako hän ullakon avotoimistoksi modernilla lounge-alueella ja useilla työpisteillä vai täydentääkö makuuhuonetta erillisellä työskentelynurkkauksella. Ensinnäkin työskentelyalueelle pitäisi osua riittävästi luonnonvaloa, ja toiseksi vuorokaudenajan ja luonnonvalon määrän mukaan pitäisi olla riittävästi keinovalon lähteitä, jotka voidaan tarvittaessa kytkeä päälle.

Tarkemmin sanottuna työskentelyalueen tulisi olla yhdeksänkymmenen asteen kulmassa ikkunaan nähden, jotta päivänvalossa valo osuu pöytälevylle oikealta tai vasemmalta. Keinovalon tulisi tulla useista valonlähteistä katosta ja jakautua huoneeseen mahdollisimman tasaisesti. Jotta valo heijastuisi tasaisesti myös huoneen ikkunoista poispäin oleviin osiin, työkalusteiden pintojen tulisi olla mahdollisimman vaaleita ja mattapintaisia. Havainnollistettuna: yksittäiset, spottimaiset valonlähteet aiheuttavat epätasaiset valaistusolosuhteet – jos ne lisäksi tulevat takaa tai edestä, ne heijastuvat näyttöön ja aiheuttavat heijastuksia, joita työskentelevän on jatkuvasti väisteltävä. Tästä seuraa virheasentoja ja jännitystiloja – lopulta työ kärsii siitä. Suositeltavia ovat LED-lamput valonvärissä „päivänvalo“, joita saa nykyään suurista huonekaluliikkeistä alle 5 eurolla. Lisäksi suositeltavia ovat kiinteät päivänvalolamput, joissa on riittävästi tehoa työpöydällä, jotta hämärissä olosuhteissa käytössä on suoraa työvaloa.

Vinkit ja niksit

Jäljelle jää vielä kysymys kirotusta johtosotkusta: tulostinkaapelit, Ethernet-kaapelit, mahdollisesti skanneri, latausasemat ja puhelin – kaikilla päivittäisessä työssä tarvittavilla laitteilla on ikävä tapa olla johdon päässä. Niiden johdot kerääntyvät helposti paksuiksi solmuiksi työpöydän alle ja kietoutuvat vähitellen jalkojen ympärille. Jos haluat välttyä tällaisilta salakavalilta sitomisyrityksiltä, kannattaa hankkia kaapelikourujärjestelmä. Se voi olla integroitu kalusteeseen, mutta sen voi myös rakentaa itse internetistä löytyvien ohjeiden mukaan vaikkapa kenkälaatikosta. Vaihtoehtona toimivat hyvin myös putket, joita tavallisesti käytetään uppoasennettavina kaapelikanavina. Ne ovat edullisia, niitä saa metritavarana rautakaupasta eivätkä ne häviä „ammattimaisille“ kaapelinkerääjille lainkaan. USB-kaapeleiden erottelussa ovat toimineet hyvin myös aivan tavalliset pyykkipojat, joilla kaapelin saa kiinni pöydän reunaan. Myös paperiliittimet käyvät tähän ja näyttävät lisäksi tyylikkäiltä.

Järjestys on myös kotitoimistossa puoli voittoa – mitä pienempi työtila on, sitä elintärkeämpää se on keskittyneelle työskentelylle. Ennen kuin monet pienet pinot tekevät oikean lapun etsimisestä painajaisen, kannattaa mieluummin uhrata muutama neliömetri seinäpintaa ilmoitustaululle, johon koko sekamelskan voi kiinnittää siististi nupeilla, magneeteilla tai teipillä. Näin syntyy paitsi järjestystä myös nopea yleiskuva. Valmiiden projektien paperit voi sitten säilyttää hyvin pahvilaatikoissa, pinota tyylikkääksi laatikkotorniksi – ja karsia säännöllisesti.

Lopuksi tietenkään myöskään persoonallinen ilme ei saa jäädä liian vähälle, jos se ei ole jo näkynyt työkalusteiden ja materiaalien valinnassa. Muutama siveltimenveto lempiväriä seinään tekee työskentelynurkkauksesta viihtyisän paikan, joka erottuu myös visuaalisesti omaksi työsaarekkeekseen. Vanha kehys, jossa on lomakuva tai lempilevyn kansi työpöydällä, antaa työpisteelle lisää persoonallisuutta – ja tuoreet kukat tai viherkasvi auttavat osaltaan sovittamaan työpisteen tyylillisesti yhteen muun asunnon kanssa. Home officessa pätee kuitenkin sama kuin avokonttorissa: vähemmän on enemmän.

Henkilökohtaisten mieltymysten punnitseminen

Kun työpiste siirretään kodin omiin tiloihin, tarjolla ei ole pelkästään mukavia etuja. Saksan taloustutkimuslaitoksen mukaan kotona työskenteleville kertyy noin kaksi kertaa enemmän ylitöitä. Siinä missä toimistolla työskentelevät kollegat voivat jättää työn taakseen, etätyössä työn ja yksityiselämän rajat hämärtyvät. Mukava toimistotuoli näyttää suorastaan houkuttelevan tekemään enemmän töitä.

Jotta näin ei kävisi, tarvitaan paljon itsekuria. Ydintyöajan aikana häiriötekijät kannattaa minimoida, jotta huomio voidaan keskittää siihen, mikä on nyt olennaista. Ne, jotka tarttuvat tähän haasteeseen, pääsevät samalla nauttimaan usein mainituista eduista:

• työn ja perhe-elämän helpompi yhteensovittaminen
• työaikojen joustava järjestäminen
• ajan ja kustannusten säästö toimistolle kulkemisessa

Etätyön edut

Jotta voidaan arvioida, voivatko nämä monipuoliset edut rikastuttaa myös omaa työarkea, on katsottava teorian pintaa syvemmälle. Jos päättää edes kokeeksi siirtää työn kotiin, saa nopeasti tuntumaa etätyön yksilöllisiin etuihin. Se voi olla mahdollisuus järjestää ainakin osa työajasta jatkossa vapaammin. Jos tätä askelta taas epäröi ottaa, etätyön edut jäävät aluksi piiloon.

Heikko tuottavuus etätyössä?

Se, kuinka tuottavasti oma työaika etätoimistossa lopulta sujuu, ei riipu pelkästään miellyttävästä työympäristöstä, johon kuuluvat työpöytä, tietokone ja toimistotuoli. Monet työnantajat epäröivätkin hyödyntää etätoimiston tunnettuja etuja uuden työskentelymallin pohjana, koska he pelkäävät työntekijöidensä tuottavuuden heikkenevän.

Asiantuntijat puolestaan korostavat, että vakiintuneet rutiinit työarjessa ja selkeät tavoitteet yksittäiselle työpäivälle painavat enemmän kuin esimiehen ja kollegoiden poissaolevasta valvonnasta johtuvan sosiaalisen paineen väheneminen. Monet työntekijät, jotka tuovat esiin etätyön edut, kokevat itse jopa pystyvänsä tekemään enemmän rauhallisen työympäristön ansiosta. Siksi tätä muutosta kannattaa kokeilla ainakin väliaikaisesti.