Kotitoimisto: Se, mikä kuulostaa paljon kärsineille työmatkalaisille ja avokonttorin asukeille lupaavalta vapaa-ajan ja elämänlaadun tyyssijalta, voi olla myös täysin päinvastaista. Siksi kannattaa harkita tarkkaan, ennen kuin sitoo työnsä kotiin. Todellisuudessa kotona sijaitseva työpiste voi olla houkutteleva ja tuottava ympäristö päivittäiselle työnteolle. Matkan varrella vaanii kuitenkin paljon sudenkuoppia. Seuraavassa pieni opas niiden välttämiseen.
- Etätyön synty ja edut
- 1. Ihminen työtuolissa
- 2. Työtuoli, kirjoituspöytä ja paperityöt
- 3. Oikea tekniikka työpisteellä
- 4. Oma huone tai vähintään rajattu kieltoalue
- 5. Sääntöjen noudattaminen monen henkilön kotitaloudessa
Etätyön synty ja edut
Juuri Piilaakson syövereistä puhaltaa viileä vastatuuli ”Home Office” -periaatteelle. Ja vieläpä aivan huipulta: ”Yahoon” toimitusjohtaja Marissa Mayer määräsi kaikki työntekijät johdonmukaisesti takaisin kirjoituspöydän ääreen internetpalveluyrityksen pääkonttoriin. Hänen perustelunsa mukaan työ Yahoo'lla on enemmän kuin vain työ, joka hoidetaan päivästä toiseen. Kyse on yhteistyöstä, joka on mahdollista vain ”Yahoon” toimistoissa. Huomionarvoista tässä on se, että ohjelmoijat, agentit, toimittajat ja ylipäätään kaikki ne, jotka tarvitsevat työhönsä tuskin muuta kuin tietokoneen ja nopean internetyhteyden, voivat työskennellä kotitoimistossa ennen kaikkea Marissa Mayerin toimialan keksintöjen ansiosta.
Laajakaistaisen internettekniikan saavutukset ja sitä hyödyntävä ohjelmisto ovat tasoittaneet tietä sille, että asiakaskontaktia vailla olevat tietotyöläiset voivat siirtää työpisteensä kokonaan tai osittain omiin neljään seinäänsä. Tai ylipäätään minne tahansa: erityisesti luovat ammattilaiset, kehittäjät ja ohjelmoijat ovat siitä lähtien liikkuneet eräänlaisessa työnteon ihmemaaassa: olipa kyse rannasta, kahvilasta tai vuorenhuipusta – siellä, missä ideat ja energia virtaavat parhaiten, lukemattomien internet-startupien nuoret, trendikkäät johtajat antavat työntekijöidensä työskennellä.
Ei tarvita edes erityisen vapaamielistä lähtökohtaa, jotta ”Home Office” -periaatetta voisi pitää yrityksen näkökulmasta hyvänä. Edut ovat ilmeisiä myös suurille yrityksille, etenkin jatkuvasti nousevien vuokrien aikana: yritysten pääkonttoreiden ei tarvitse hyvänkään tilauskannan aikana rakentaa lisää tai vuokrata lisätiloja. Sivutoimipisteistä voidaan joissain tapauksissa luopua kokonaan, ja kokeneet työntekijät, jotka eivät tilapäisen loukkaantumisen vuoksi pääse toimistolle, voidaan silti pitää mielekkäästi mukana työssä.
Edut ovat moninaiset myös työntekijöille: sen lisäksi, että työpäivä kotona oman kirjoituspöydän ääressä tarjoaa pieniä vapauksia ja työmatkan poisjääminen säästää aikaa ja rahaa, työssäkäyvät vanhemmat voivat huolehtia sairaasta lapsesta tai perheenjäsenestä, joka tarvitsee yllättäen hoivaa. Myöskään lomapäivää ei enää välttämättä tarvitse käyttää siihen, jos käsityöläiset tai nuohooja ilmoittavat tulostaan tai auto pitää viedä korjaamolle. Puhumattakaan siitä, miten myönteisesti päivittäisen työmatkan puuttuminen voi vaikuttaa…
Muutaman vuoden jälkeen, kun videokokoukset ovat korvanneet neuvotteluhuoneet, metrien etäisyydet ruuhkajonot töihin ja tohvelit nauhakengät, kokemusta on kuitenkin kertynyt lisää. Nimittäin siitä, että Home Office on parannus vain tietyissä olosuhteissa. Jopa sivuuttaen tiimihengen, jonka Marissa Mayer asetti pohdintojensa keskiöön: Home Office -työssä voi mennä paljon pieleen, jos ei ole tarkkana.
KAIKKI RIIPPUU OLOSUHTEISTA
Tietenkin paljon riippuu siitä ammatista, jota on tarkoitus harjoittaa kotoa käsin, kuinka ”vaarallista” Home Office voi olla. Lisäksi on valtava ero sillä, täydentääkö Home Office -työ muutamana päivänä muuten jäsenneltyä toimistoarkea vai integroidaanko pysyvästi etänä työskentelevä henkilö säännöllisesti yrityksen toimintaan videokokousten kautta. Täysin eri asia on se, joutuuko yrittäjä tai freelancer hoitamaan kaiken kirjanpidosta tuotantoon omien neljän seinän sisällä.
Ensimmäinen kohta: Ihminen toimistotuolissa
Jotta huomionarvoisille asioille saataisiin sopiva järjestys, sallittakoon poikkeuksellisesti hieman itsekeskeinen näkökulma. Sillä ensimmäinen ja suurin ongelma istuu toimistotuolissa itse: työskentelevä ihminen. Kuinka monenlaisia häiriötekijöitä omien neljän seinän sisällä onkaan kirjaimellisesti lähempänä kuin toimistossa. Kaikki alkaa mukavista asioista, kuten siitä uudesta kirjasta, joka näyttää sohvapöydällä paljon houkuttelevammalta kuin työpöydällä odottava tilinpäätös. Tai upouusi kameradrone, jonka ohjaaminen älypuhelimella on paljon hauskempaa kuin veroilmoituksen elävöittäminen taskulaskimella.
Sen lisäksi jopa kotityöt voivat osoittautua mahdolliseksi häiriötekijäksi. Ne vaikuttavat yhtäkkiä – avainsana ”veroilmoitus” – suhteellisen paljon houkuttelevammilta. Useimmat tuntevat tämän koulu- tai opiskeluvuosilta: siisteimmät huoneet olivat aina niillä, joiden piti lukea tärkeimpiin koulutehtäviin tai kokeisiin. Ja lopuksi houkuttelevat vielä ne pienet häiriötekijät suuren työn keskellä, joihin lankeaa helposti: lyhyt artikkeli lifestyle-lehdessä, spontaani juttutuokio naapurin kanssa tai loputon retki yksityisiin internet-maailmoihin. Yleislääke tähän: keskittyminen ja kuri.
Siinä auttaa esimerkiksi paljon, että asetat itsellesi tietyt raamit. Aseta itsellesi työpäivän loppuun mennessä selkeästi määritelty työskentelytavoite ja pidä se mielessäsi. Tärkeää on, ettet vaadi itseltäsi liikaa ja asetat saavutettavia ”etappeja”. Muuten vaarana ovat lyhyellä aikavälillä turhautuminen ja pitkällä aikavälillä loppuunpalaminen. Sovi itsesi kanssa säännöllisistä tauoista, työpäivän aloituksesta ja lopetuksesta – ja vielä tärkeämpää, pidä niistä kiinni.
Toinen kohta: toimistotuoli, työpöytä ja paperisota
Kuten toimistossakin, myös kotitoimistossa pätevät ergonomiset standardit. Tietenkin kodin ympäristö houkuttelee siihen, että työhuoneessa laittaa hieman mukavammassa valaistuksessa esille muutaman perintö- tai lempiesineen. Mutta koska kahdeksan tuntia vanhalla puutuolilla ei välttämättä muutu mukavammaksi vain siksi, että se on peritty esi-isiltä, ja liian korkea designpöytä on yksinkertaisesti liian korkea pöytä: korkeussäädettävän toimistotuolin ja säädettävän työpöydän pitäisi muodostaa kotitoimiston ydin. Tyylin suhteen tarvitsee nykyään tehdä enää vain vähän kompromisseja; erikoisliikkeiden lounge- tai living-toimistotuolimallistot näyttävät nykyään vähemmän kalusteilta kuin varsin tyylikkäiltä club- tai jopa olohuonekalusteilta.
Kiinnitä työpöytäsi sijoittelussa huomiota vähemmän näyttävyyteen ja enemmän hyvään valaistukseen. Pöydän tulisi olla 90 asteen kulmassa ikkunaan nähden; pääasiallisen ulkoa tulevan valon tulisi osua näyttöön sivulta, jotta heijastukset voidaan minimoida. Älä myöskään säästä sopivassa sälekaihtimessa, jolla huoneen valo-olosuhteita voidaan säädellä ihanteellisesti – vaikka verhot näyttäisivätkin varmasti viihtyisämmiltä.
Toimistotuolia valitessasi kannattaa luottaa asiantuntevan jälleenmyyjän neuvontaan – tuolin tulisi olla vähintään korkeussäädettävä ja säädettävissä niin, että jalkapohjat, istuinpinta ja kyynärpäät voivat olla keskenään samansuuntaiset. Työpöydän levyn olisi ihanteellisesti oltava kallistettava, mutta joka tapauksessa korkeussäädettävä. Riittäväksi korkeudeksi katsotaan tällä hetkellä 72 senttimetriä, ja työskentelytason tulisi olla noin puolitoista metriä kertaa 80 senttimetriä. Sijoita tulostin, skanneri ja varmuuskopiointiratkaisut erilliselle ”tekniikka”-pöydälle.
Kolmas kohta: Oikea tekniikka työpisteellä
Seuraava kuvitteellinen kehä kotityöpisteen ympärillä kattaa tietokoneen, tulostimen, reitittimen ja puhelimen. Langaton internetyhteys ja sitä tukevat päätelaitteet ovat nykyään standardi. Riippuen siitä, onko kyseessä itsenäinen etätyöntekijä vai palkattu työntekijä, oma puhelinlinja kotitoimistoon on myös suositeltava, jotta työpuheluille on oma linjansa. Erityisesti silloin, kun talossa on teini-ikäisiä, jotka ovat juuri löytämässä tietoliikenteen ilot ystäväpiirinsä kanssa, useista reiteistä maailmanlaajuiseen (puhelin)verkkoon on hyötyä. Tässä kannattaa – kuten toimistossakin – luottaa ammattilaistason standardeihin.
Valitse siksi erityisesti näytöksi ammattitasoinen malli, joka täyttää täysin nykyiset kontrastia, kirkkautta ja tarkkuutta koskevat standardit. Myös valaistuksessa tulisi tehdä mahdollisimman vähän kompromisseja: työvalo on kirkas, mutta ei häikäisevä – näin kuuluu nyrkkisääntö. Vältä heijastuksia, häikäisyä ja panosta hyvään työpöytävalaisimeen. Sijoita näyttösi 50–70 senttimetrin päähän silmistä. Huolehdi ammattimaisesta varmuuskopiointiratkaisusta ja säästä itsesi tunteelta, että arvokkaat tiedot ja tiedostot olisivat kadonneet kiintolevyvian vuoksi.
Kiinnitä näppäimistössä ja hiiressä huomiota ergonomiaan designin sijaan. Älä säästä työhuoneen säilytystilassa, jotta työasiakirjojesi ei tarvitse poistua kotitoimistosta ja ne ovat aina käden ulottuvilla. Selvitä ehdottomasti, mitä standardeja työnantajallasi on ”tietosuojan” suhteen; huolehdi lisäksi sopivasta vakuutuksesta. Suoraan sanottuna: oletko vakuutettu, jos murrat jalkasi matkalla tulostimelta takaisin työpöydän ääreen?
Neljäs kohta: oma huone tai vähintäänkin rauhoitettu alue
Toimistotuoli, pöytä, tietokone ja kaikki oheislaitteet sijaitsevat ihanteellisesti omassa huoneessaan. Työhuoneen suurin etu on oma ovi. Siitä voi tulla tärkeä viestintäväline kotona – siitä lisää myöhemmin. Oma huone takaa varsinkin useamman henkilön taloudessa työ- ja puhelinrauhan. Vaikka taloudessa asuisi vain yksi henkilö, omasta työhuoneesta on hyötyä: erillisestä huoneesta tulee työpaikka, joka on selvästi erotettu muusta asuintilasta. Selkein etu: työ on työtä ja vapaa-aika on vapaa-aikaa – jos näet sohvalta työpöydän, et voi kunnolla irrottautua työstä.
Vaikka sinulla ei olisi omaa huonetta kotitoimistoa varten, luo tilanjakajalla tai väliseinällä selkeä raja yksityiselämän ja työn välille. Jos voit varata kokonaisen huoneen työlle, huolehdi siitä, ettei yksityiselämän vaikutus ulotu sinne. Lyhyesti sanottuna: levy-, kirja-, CD- tai DVD-kokoelma voi olla hyllyssä, jos työmateriaaleille jää vielä riittävästi tilaa.
Älä silti luovu henkilökohtaisesta ilmeestä: se, joka menee mielellään töihin – vaikka kyseessä olisivat omat neljä seinää – on pitkällä aikavälillä onnellisempi. Käytännöllisyys menee kyllä tyylin edelle, mutta pienellä harkinnalla on varmasti mahdollista löytää hyvä kompromissi käytännöllisyyden ja viihtyisyyden välille. Asiantuntijoiden mukaan optimaalinen huonelämpötila on 22 Grad Celsius ja keskimääräinen ilmankosteus 50 Prozent – tässä kasvit voivat auttaa.
Viides kohta: sääntöjen noudattaminen useamman henkilön taloudessa
Jokaisen etätyöpisteen suunnittelu alkaa pienellä perhepalaverilla: Mitä suljettu ovi tarkoittaa, mitä raollaan oleva ovi ja mitä selälleen auki oleva ovi? Tai vaihtoehtoisesti: Saavatko lapset ylipäätään tulla työhuoneeseen aamupäivällä, millä ehdoilla he voivat tulla iltapäivällä ja mikä on merkki tilanteelle ”Vain jos kyse on elämästä ja kuolemasta!”. Kokemuksen mukaan kotona työskentelevien yksityisyyttä koettelevat muuten useimmiten omat puolisot. Kotiäiti ajattelee luonnollisesti ennen kaikkea käytännöllisesti, kun hän antaa työskentelevälle miehelle pyykkien ripustamisen tehtäväksi siksi aikaa, kun hän hakee lapset. Mutta jos mukaan tulevat vielä nurmikonleikkuu, ostokset ja imurointi, työpäivä ei yhtäkkiä kestäkään kahdeksaa tuntia vaan vain viisi tai kuusi.
Luo heti alusta asti selkeät pelisäännöt: Määritä työaikasi täysin yksiselitteisesti ja rajaa työroolisi selvästi erilleen yksityiselämästä. Tietenkin voit hyödyntää työn ja yksityiselämän läheisyyttä ja hoitaa lounastauolla kotitöitä, joihin sinulla ei muuten olisi aikaa. Heti kun yksityiselämäsi vaikuttaa työssä läsnäoloosi, ”Home Office” -periaate on vaarassa tai on jo epäonnistunut. Puhu tästä kumppanisi kanssa avoimesti ja aivan suoraan. Kun asiaa selvittelee hieman verkossa, löytää runsaasti kertomuksia siitä, miten etätyö johtaa vakaviin turbulensseihin parisuhteessa.
Suurimmaksi ongelmaksi mainitaan usein ajattelutapa, jonka mukaan kotona työskentelevä puoliso on tavallaan aina vapaalla ja siksi hänen pitäisi hoitaa enemmän kotitöitä. Puhu tästä aiheesta avoimesti ja sopikaa, että etätyöstä pidetään kiinni aivan yhtä sitovasti kuin työstä toimistorakennuksessa.
Yhteenvetona voidaan todeta, että etätyö voi olla täynnä sudenkuoppia. Mutta kun nämä otetaan vakavasti ja ratkaistaan sydämellä ja järjellä, ”Home Office” on malli, joka tuo selvästi lisää elämänlaatua.