Jaettu perhekuva-albumi sisarusten kanssa, osaston lomakalenteri tai älypuhelimen ostoslista koko perheelle: sosiaalinen yhteistyö tai sosiaalinen yritysyhteistyö on arkipäivää. Ihmiset työskentelevät päivittäin yhdessä monenlaisissa projekteissa Internetin kautta sekä ammatillisesti että yksityisesti. Kaikkialla läsnä olevan pilven, nopeiden nettiyhteyksien ja lähes rajattomien sovellusmahdollisuuksien ansiosta tämä ei ole trendi, vaan yhteistyön tulevaisuus.
"Sosiaalinen yhteistyö": Ohjelmistot yksityisiin projekteihin, pieniin yrityksiin ja suuriin hankkeisiin
Seurataksemme projekteihin liittyvää verkostoitumista esittelemme pienessä sarjassa erilaisia tapoja hyödyntää sosiaalisen yhteistyön etuja - joko yksityisiin tai ammatillisiin asioihin. Aihetta karkeasti valaisevan perusosan ja jakson jälkeen ohjelmista, joilla voidaan toteuttaa yksityisiä ja pienempiä yritysprojekteja Toimistotuoli voidaan seurata, nyt nopea katsaus tehokkaisiin ja laajennettaviin sovelluksiin, jotka voivat olla kiinnostavia kokeneille yksityiskäyttäjille tai pienemmille yrityksille.
Rajoitus on tietysti alusta alkaen: Jos "sosiaalisen yhteistyön" periaatetta toteutettaisiin johdonmukaisesti, koko toimintarakenne olisi suunnattava verkkoyhteistyöhön. Yrityksen tarpeisiin ohjelmoitu ohjelmisto olisi tarpeen, jolloin yksittäisten sovellusten välillä ei tarvitse hypätä edestakaisin. Tai tehokas ohjelmisto, jolla voidaan rakentaa vastaperustettu yritys. Johdonmukaisen sosiaalisen yhteistyön suuri etu on ajansäästö, koska kaikki säikeet yhdistyvät yhteen käyttöliittymään - kuten sisäinen viestintä, kirjanpito tai yksittäisten projektien aikataulutus. Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse hukata aikaa miettiessäsi, mihin olet tällä kertaa tallentanut, lähettänyt tai arkistoinut minkä tahansa asiakirjan.
Vaikka tämä rakennemuutos osoittautuukin vaikeaksi useimmille olemassa oleville yrityksille, ja yhteiskunnallisen yhteistyön pioneerien silmissä ei ole pahempaa kuin yksittäisten prosessien osittainen siirtäminen - mikä voi vain korvata olemassa olevat prosessit ja siten tuo vain vähän edistystä: On olemassa muutamia yksittäisiä verkottuneita auttajia, joiden kanssa digitaalinen elämä tai jokapäiväistä työtä tulee paljon helpommaksi.
Yksinkertaisesti nopeampi: tiedonvaihto verkkosiirrolla, yhteistyö Dropboxin kautta
Heti kun dataa luodaan millä tahansa tietokoneella tai älypuhelimella, herää kysymys, miten nämä tiedot pääsevät pois laitteesta. Niin kauan kuin se on vain muutaman megatavun dokumentti, joka on siirrettävä esimerkiksi työkoneelta yksityiseen muistikirjaan, ratkaisu on yksinkertainen: sähköpostilla, tarvittaessa WhatsAppilla tai Applen järjestelmäintegroiduilla datapalveluilla, kuten AirDropilla tai iCloudilla tai muiden käyttöjärjestelmien vastaavilla. Asiat muuttuvat mielenkiintoisemmiksi, kun suuremmat tietomäärät tulevat yhteen ja sisältävät esimerkiksi kuvia tai videoita.
Yksi vaihtoehto on Dropbox. Ilmainen tiedostojen isännöintipalvelu tallentaa tiedot palvelimelle ja toimii melko yksinkertaisella periaatteella. Internetissä olevan laatikon symbolin mukaan käyttäjä voi laittaa siihen niin monta asiaa tai dataa kuin mahtuu. Verkkolaatikkoon pääsee suoraan Internetistä Työpöytä ulos. Erityisesti rekisteröinnin jälkeen laitteelle asennetaan kansio, joka synkronoituu Internetin kautta Dropbox-palvelimella olevan kansion kanssa.
Kohokohta: Dropbox toimii kaikissa yleisissä käyttöjärjestelmissä; Mobiililaitteille on Dropbox-sovellus. Jos esimerkiksi laitat lomakuvia sisältävän kansion tietokoneeltasi Dropboxiin, voit tarkastella sitä kaikilla liitetyillä laitteilla - älypuhelimella, kannettavalla tietokoneella tai tabletilla. Jos haluat jakaa lomakuvia, voit myös jakaa kansioita – ja vaikka jollain ei olisikaan ohjelmaa asennettuna, he voivat katsella kuvia selaimessa lähetetyn linkin kautta. Dropbox-sivustolle on myös mahdollista kirjautua - joten tietoja voidaan muokata tai jakaa myös kolmannen osapuolen laitteelta. Tämä mahdollistaa asiakirjojen muokkaamisen useamman henkilön kanssa, valokuvien katselun tai elokuvien lähettämisen. Dropboxilla voi myös luoda esityksiä. Mukana on tällä hetkellä kaksi gigatavua tallennustilaa, joka voidaan laajentaa bonusohjelmalla enintään 16 gigatavuun. Jos tarvitset lisää tallennustilaa, voit tilata kuukausimaksulla ammattiversion, joka tarjoaa tällä hetkellä teratavun tallennustilaa.
On kuitenkin haittapuoli. Asiantuntijat arvostelevat toistuvasti tietojen salaamatonta säilytystä, jotta teoriassa Dropbox Inc:n tai salaisten palvelujen työntekijät pääsevät käsiksi niihin. Dropbox Businessin avulla yritys tarjoaa salatun palvelun, jolla jopa viiden käyttäjän tiimit voivat käyttää tiliä, rajattomasti tallennustilaa ja erilaisia liiketoimintatoimintoja. Vaihtoehtoja, jotka toimivat samalla tavalla tai lähes identtisesti, ovat Google Drive, SugarSync, Microsoftin OneDrive tai FileSync – kaksi Dropbox-kilpailijaa, Box ja SpiderOak, ovat osallistuneet kilpailuun ja mainostavat ensisijaisesti turvallista, salattua tietojen tallennusta.
Muista vain kaikki: Evernote, Paperi tai Notes
Tosin mikään sovellus ei voi korvata pieniä keltaisia paperilappuja, jotka ovat olleet saatavilla sateenkaaren kaikissa väreissä jo jonkin aikaa. Ne tallentavat ajatuksia, tapaamisia ja tehtäväluetteloita, vaikka akku olisi tyhjä, tietokone on pois päältä tai älypuhelimen kalenterimerkintöjen luomiseen ei yksinkertaisesti ole aikaa. Siitä huolimatta, kuten monissa muissakin elämäntilanteissa, sama pätee: mitta ratkaisee, onko siinä järkeä vai hölynpölyä. Kaikki varmaan tuntevat kollegan, jonka näyttö on käytännössä kadonnut keltaisten paperien kaaokseen. Kun tietty määrä tietoa on saavutettu, asiat hämmentyvät - järjestystä tarvitaan. Nerokkaat digitaaliset skeptikot käyttävät sitten niin kutsuttua bullet journalia, jonka voi tehdä melkein mistä tahansa muistikirjasta.
Ohjeita tähän löytyy Internetistä, josta löytyy tietysti myös monia digitaalisia muistiinpanosovelluksia. Niille kaikille on yhteistä hakutoiminto, jonka avulla voit nopeasti etsiä vastaavien digitaalisten muistiinpanojen sisällöstä ja löytää tiettyjä aiheita - vaikka ne olisivat hajallaan useissa eri muistiinpanoissa. Jokaisen, joka on kasvanut paperin parissa, elää digitaalista elämää tahtomattaan, mutta jollain tapaa silti surraa kannettavien analogista viehätystä, kannattaa vilkaista Paper-sovellusta "53", joka on saatavilla vain iPadille ja iPhonelle. Kynällä, kynän muotoisella syöttölaitteella tietokoneille ja kämmenmikroille, voit piirtää ja maalata, mutta myös luoda infografiikkaa, integroida valokuvia ja "maalata" tehtävälistoja. Myös ”53:n” kehittämä kynä tunnistaa käden pallon ja estää siten mitään muuta kuin kynän kärjen jättämästä jälkiä seteliin. Joten sen käyttö tuntuu varsin orgaaniselta; Luonnokset, piirustukset ja käsinkirjoitetut muistiinpanot voidaan kerätä, lajitella ja arkistoida virtuaalisiin muistivihoihin.
Jos et arvosta kynämäistä syöttöä, voit tutustua tarkemmin iOS-tuetuilla Apple-laitteilla olevaan muistiinpanosovellukseen, joka voidaan myös lajitella kansiomaisiin ”muistikirjoihin”. Käyttäjille, joilla on vain Apple-laitteita, pilvisynkronointi on mielenkiintoinen, sillä sen avulla esimerkiksi muistilappu voi lepäillä iPhonesta kannettavaan tietokoneeseen hetkessä. Google tarjoaa järjestelmien välisen palvelun, joka kerää pieniä muistilappuja, synkronoi ne kaikilla mahdollisilla laitteilla kaikkien yleisten järjestelmien kanssa ja suodattaa sisältöä käyttämällä kuuluisaa Google-hakutoimintoa. Muistikirjoista tunnetuksi tullut yritys "Moleskine" tarjoaa myös sovelluksen – mutta se toimii vain mobiililaitteilla.
Evernote on tieteenala sinänsä. Kaikille mahdollisille järjestelmille ja laitetyypeille saatavilla oleva ohjelmisto on ensisilmäyksellä pelkkää muistiinpanojen keräämistä ja tallentamista varten. Kuten tietokoneisiin ja älypuhelimiin esiasennettuihin muistiinpanoohjelmiin, yksittäisille virtuaalimuistiinpanoille voidaan kerätä kaikenlaista tietoa. Ideoita voidaan tallentaa tekstin muodossa, kuvitella kuvilla sovelluksen sisällä, tehdä tehtäväluetteloita pienillä laatikoilla, joita voi tarkistaa, ja mobiililaitteilla voidaan jopa lisätä käsin kirjoitettuja muistiinpanoja kosketusnäytön avulla. Nämä virtuaaliset tarralaput, jotka voivat ottaa hyvin pitkänomaisia muotoja idean tyypistä ja laajuudesta riippuen, voidaan sitten lajitella muistivihoihin. Ilmaisen version mukana tulee kuukausittainen latausmäärä; Jos haluat ladata lisää tai käyttää Evernotea töihin, voit lisätä äänenvoimakkuutta maksamalla kuukausittain.
Hämmästyttävää on hakutoiminto, joka voi jopa lukea käsinkirjoitettuja muistiinpanoja ja etsiä skannatuista käsikirjoituksista - jos säädät hakusi tasolle, joka rajoittuu yleisesti luettavaan. Jopa ilmaisessa perusversiossa muistiinpanoja voidaan jakaa ja muokata muiden Evernote-käyttäjien kanssa. Yritysversio, jota Evernoten lausunnon mukaan käyttää tällä hetkellä yli 20 000 yritystä, veloittaa kuukausimaksun käyttäjää kohti ja mahdollistaa yhteisten ilmaistoimintojen lisäksi keskustelun sovelluksessa ja yhteistyön erilaisten liiketoimintatyökalujen kanssa. Pienellä mielikuvituksella kekseliäät käyttäjät voivat muuntaa perusversion tehokkaaksi projektinhallintaohjelmaksi.
Tämän osan lopussa perushuomautus: Tämän artikkelin tarkoituksena on tarjota vain yleiskatsaus, eikä sitä ole tarkoitettu antamaan osto- tai lataussuosituksia. Ohjelmistojen valmistajat tarjoavat kotisivuillaan ajantasaista tietoa tuotteensa käytöstä - jotta kiinnostunut lukija voi itse päättää, mitkä sosiaalisen yhteistyön työkalut ovat hänelle järkeviä.