Yhteinen perheen kuva-albumi sisarusten kanssa, osaston lomakalenteri tai koko perheen älypuhelimen ostoslista: Social Collaboration eli Social Business Collaboration on arkipäivää. Ihmiset tekevät päivittäin yhteistyötä internetin kautta hyvin erilaisissa projekteissa niin työssä kuin yksityiselämässäkin. Kaikkialla läsnä olevan pilven, nopeiden internetyhteyksien ja lähes rajattomien käyttömahdollisuuksien ansiosta kyse ei todennäköisesti ole ohimenevästä trendistä, vaan pikemminkin yhteistyön tulevaisuudesta.
”Social Collaboration”: ohjelmistot yksityisiin projekteihin, pienille yrityksille ja suuremmille organisaatioille
Jotta projektipohjaisessa verkostoitumisessa säilyy kokonaiskuva, esittelemme pienessä sarjassa erilaisia tapoja hyödyntää Social Collaborationin etuja – niin yksityisiin kuin ammatillisiinkin tarpeisiin. Yleisluontoisen johdannon jälkeen, jossa aihealuetta on valotettu karkeasti, sekä jakson ohjelmista, joilla yksityisiä ja pienempiä työprojekteja voi seurata myös toimistotuolista käsin, luomme nyt lyhyen katsauksen tehokkaisiin ja laajennettaviin sovelluksiin, jotka voivat kiinnostaa kokeneita yksityiskäyttäjiä tai pienempiä yrityksiä.
Toki heti alkuun on tehtävä yksi rajaus: jos ”Social Collaboration” toteutettaisiin johdonmukaisesti, koko yrityksen rakenteen pitäisi perustua verkossa tapahtuvaan yhteistyöhön. Tällöin tarvittaisiin yrityksen tarpeisiin ohjelmoitu ohjelmisto, joka tekisi hyppimisen eri sovellusten välillä tarpeettomaksi. Tai tehokas ohjelmisto, jonka mahdollisuuksien mukaan vastaperustettu yritys rakentaisi toimintansa. Johdonmukaisesti toteutetun Social Collaborationin suuri etu on nimittäin ajansäästö, koska kaikki langat kulkevat saman käyttöliittymän kautta – kuten yrityksen sisäinen viestintä, kirjanpito tai yksittäisten projektien aikataulutus. Näin ei myöskään kulu aikaa siihen, että pohtii, mihin mikäkin dokumentti tuli tällä kertaa taas tallennettua, lähetettyä tai arkistoitua.
Vaikka tämä uudelleenjärjestely osoittautuu useimmille nykyisille yrityksille vaikeaksi eikä social collaboration -ajattelijoiden silmissä ole juuri mitään pahempaa kuin yksittäisten prosessien siirtäminen pala palalta – mikä voi vain korvata olemassa olevia toimintatapoja ja tuo siksi vain vähän edistystä – on kuitenkin olemassa muutamia yksittäisiä verkottuneita apureita, joiden avulla digitaalinen elämä tai työarki helpottuu huomattavasti.
Yksinkertaisesti nopeampaa: tiedonsiirto webtransferilla, yhteistyö Dropboxin avulla
Heti kun jollakin tietokoneella tai älypuhelimella luodaan dataa, herää kysymys, miten nämä tiedot saadaan pois laitteelta. Niin kauan kuin kyse on vain muutaman megatavun asiakirjasta, joka halutaan siirtää esimerkiksi työkoneelta omalle kannettavalle, ratkaisu on yksinkertainen: sähköpostilla, tarvittaessa WhatsAppin kautta tai Applen järjestelmään integroitujen tiedonsiirtopalveluiden, kuten AirDropin tai iCloudin, tai muiden käyttöjärjestelmien vastaavien palveluiden avulla. Asia muuttuu kiinnostavammaksi, kun datamäärät kasvavat suuremmiksi ja kyse on esimerkiksi kuvista tai videoista.
Yksi mahdollisuus on Dropbox. Tämä maksuton tiedostojen hosting-palvelu tallentaa tiedot palvelimelle ja toimii melko yksinkertaisella periaatteella. Internetissä olevan laatikon vertauskuvan mukaisesti käyttäjä voi laittaa sinne niin paljon asioita tai tietoja kuin sinne mahtuu. Pääsy verkkolaatikkoon tapahtuu internetin kautta suoraan kirjoituspöydän äärestä. Käytännössä rekisteröitymisen jälkeen laitteelle asennetaan kansio, joka synkronoituu internetin kautta Dropbox-palvelimella olevan kansion kanssa.
Juju on siinä, että Dropbox toimii kaikissa yleisissä käyttöjärjestelmissä; mobiililaitteille on saatavilla Dropbox-sovellus. Jos esimerkiksi siirrät tietokoneelta lomakuvia sisältävän kansion Dropboxiin, sitä voi katsella kaikilla yhdistetyillä laitteilla – älypuhelimella, kannettavalla tai tabletilla. Jos haluat jakaa lomakuvat, kansioita voi myös jakaa – ja vaikka vastaanottajalla ei olisi ohjelmaa asennettuna, hän voi katsoa kuvia selaimessa lähetetyn linkin kautta. Kirjautuminen Dropboxin sivulle on myös mahdollista – tietoja voidaan siis muokata tai jakaa myös vieraalla laitteella. Näin asiakirjoja voidaan työstää yhdessä useamman henkilön kanssa, katsella valokuvia tai lähettää elokuvia. Myös esityksiä voidaan luoda Dropboxilla. Tällä hetkellä palveluun sisältyy kaksi gigatavua tallennustilaa, jota voi bonusohjelman avulla kasvattaa enintään 16 gigatavuun. Jos tarvitset enemmän tallennustilaa, voit tilata kuukausimaksullisen ammattilaisversion, joka tarjoaa tällä hetkellä yhden teratavun tallennuskapasiteetin.
Tässä on kuitenkin yksi puute. Asiantuntijat kritisoivat toistuvasti sitä, että tiedot tallennetaan salaamattomina, joten teoriassa yrityksen „Dropbox Inc“ työntekijöillä tai myös tiedustelupalveluilla voisi olla niihin pääsy. Dropbox Business -palvelulla yritys tarjoaa salatun palvelun, jossa enintään viiden käyttäjän tiimit voivat käyttää yhtä tiliä, saavat käyttöönsä rajattomasti tallennustilaa ja voivat hyödyntää erilaisia yritysominaisuuksia. Samalla tavalla tai lähes samalla tavalla toimivia vaihtoehtoja ovat Google Drive, SugarSync, Microsoftin OneDrive tai FileSync – Box ja SpiderOak ovat kaksi Dropboxin kilpailijaa, jotka mainostavat ennen kaikkea tietojen turvallista, salattua säilytystä.
Muista kaikki helposti: Evernote, Paper tai Notes
Myönnettäköön: pienet keltaiset muistilaput, joita on jo jonkin aikaa saanut myös kaikissa sateenkaaren väreissä, eivät varmasti saa kilpailijaa sovelluksista aivan heti. Niihin tallentuvat ajatukset, tapaamiset ja tehtävälistat myös silloin, kun akku on loppu, tietokone sammutettuna tai yksinkertaisesti ei ole aikaa tehdä kalenterimerkintöjä älypuhelimeen. Silti tässäkin pätee, kuten monessa muussakin asiassa: määrä ratkaisee, onko kyse järkevästä vai järjettömästä ratkaisusta. Lähes jokainen tuntee varmasti kollegan, jonka näyttö on käytännössä kadonnut keltaisten lappujen kaaoksen alle. Kun tietoa kertyy tietyn määrän yli, kokonaisuus muuttuu epäselväksi – järjestystä tarvitaan. Kekseliäät digikriitikot käyttävät silloin niin sanottua Bullet Journalia, jonka voi tehdä käytännössä mistä tahansa muistikirjasta.
Ohjeita siihen löytyy internetistä, josta löytyy tietenkin myös paljon digitaalisia muistiinpanosovelluksia. Niille kaikille yhteistä on hakutoiminto, jonka avulla omien digitaalisten muistiinpanojen sisältöä voi selata nopeasti ja löytää tiettyjä aiheita – myös silloin, kun ne jakautuvat useisiin eri muistiinpanoihin. Jos on kasvanut paperin parissa, elää väistämättä digitaalista elämää mutta kaipaa silti jollain tavalla muistikirjojen analogista viehätystä, kannattaa tutustua yrityksen „53“ Paper-sovellukseen, joka on kuitenkin saatavilla vain iPadille ja iPhonelle. Styluksella eli kynämäisellä tietokoneiden ja PDA-laitteiden syöttölaitteella voi piirtää ja maalata, mutta myös laatia infografiikkaa, liittää mukaan valokuvia ja ”piirtää” tehtävälistoja. Myös „53“:n kehittämä kynä tunnistaa kämmenen ja estää siten sen, että jokin muu kuin kynän kärki jättäisi jälkiä muistiinpanoon. Näin käyttö tuntuu varsin luontevalta; luonnokset, piirrokset ja käsinkirjoitetut muistiinpanot voidaan kerätä, järjestää ja arkistoida virtuaalisiin muistikirjoihin.
Jos kynämäinen syöttötapa ei ole niin tärkeä, kannattaa tutustua tarkemmin iOS-pohjaisiin Apple-laitteisiin sisältyvään Muistiinpanot-sovellukseen, jonka sisältö voidaan järjestää myös kansiomaisiin ”muistikirjoihin”. Käyttäjille, joilla on käytössään ainoastaan Apple-laitteita, pilvisynkronointi on kiinnostava ominaisuus, sillä sen avulla esimerkiksi muistilappu siirtyy hetkessä iPhonesta kannettavaan tietokoneeseen. Google tarjoaa järjestelmäriippumattoman palvelun, joka kerää pieniä muistiinpanoja, synkronoi ne kaikenlaisille laitteille kaikilla yleisillä käyttöjärjestelmillä ja suodattaa sisältöä kuuluisan Google-haun avulla. Myös muistikirjoistaan tunnettu yritys ”Moleskine” tarjoaa sovelluksen – se toimii kuitenkin vain mobiililaitteilla.
Evernote on oma lukunsa. Ensi silmäyksellä kaikille mahdollisille järjestelmille ja laitetyypeille saatavilla oleva ohjelmisto ei ole muuta kuin ohjelma muistiinpanojen keräämiseen ja tallentamiseen. Tietokoneisiin ja älypuhelimiin esiasennettujen muistiinpano-ohjelmien tapaan yksittäisille virtuaalisille muistilapuille voi kerätä mitä erilaisimpia tietoja. Näin ideat voi tallentaa tekstimuodossa, havainnollistaa suoraan sovelluksessa valokuvilla, luoda tehtävälistoja pienillä rastitettavilla ruuduilla ja mobiililaitteilla lisätä jopa käsinkirjoitettuja muistiinpanoja kosketusnäytön avulla. Nämä virtuaaliset muistilaput, jotka idean tyypistä ja laajuudesta riippuen voivat joskus venyä hyvinkin pitkiksi, voidaan sen jälkeen järjestää muistikirjoihin. Ilmaisversioon sisältyy kuukausittainen latauskiintiö; jos haluat ladata enemmän tai käyttää Evernotea työssä, voit kasvattaa kiintiötä kuukausimaksulla.
Hakutoiminto on hämmästyttävä: se pystyy lukemaan jopa käsinkirjoitettuja muistiinpanoja ja tekemään hakuja skannatuista käsikirjoituksista – edellyttäen, että käsialasi pysyy edes jotakuinkin yleisesti luettavana. Jo maksuttomassa perusversiossa muistiinpanoja voi jakaa ja muokata muiden Evernote-käyttäjien kanssa. Business-versio, jota Evernoten mukaan käyttää tällä hetkellä yli 20 000 yritystä, maksaa kuukausittaisen summan käyttäjää kohden ja tarjoaa tavallisten ilmaistoimintojen lisäksi keskusteluja sovelluksessa sekä yhteistä työskentelyä erilaisten Business-työkalujen avulla. Pienellä mielikuvituksella kekseliäät käyttäjät voivat kuitenkin muuntaa jo perusversionkin tehokkaaksi projektinhallintaohjelmaksi.
Lopuksi vielä yksi yleinen huomautus tämän osan päätteeksi: tämän artikkelin tarkoituksena on ainoastaan antaa yleiskuva, ei missään tapauksessa osto- tai lataussuosituksia. Kunkin ohjelmiston valmistajat tarjoavat kotisivuillaan ajankohtaista tietoa tuotteensa käytöstä – joten kiinnostunut lukija voi itse päättää, mitkä social collaboration -työkalut ovat hänelle järkeviä.