Teknologia tekee sen mahdolliseksi: yksittäiset henkilöt, tiimit ja ryhmät voivat nykyään työskennellä saman projektin parissa myös eri aikoina ja eri paikoissa, eri työpöytien ääressä. ”Social Collaboration” on yleiskäsite internetin avulla tapahtuvalle yhteistyölle; ”Social Business Collaboration” puolestaan tarkoittaa yhteistä verkottunutta yhteistyötä yritysympäristössä. Ensimmäisen artikkelin jälkeen, jossa aihetta käsiteltiin hyvin yleisellä tasolla, toisessa osassa esitellään muutamia esimerkkejä ohjelmista, joiden avulla yksityisiä ja pienempiä työprojekteja voidaan seurata maailmanlaajuisesti verkossa.
”Social Collaboration”: ohjelmistoja yksityiskäyttäjille ja pienempiin työtehtäviin
Tällaisen luettelon ongelma heti alkuun: ei ole olemassa yhtä ihanteellista ratkaisua kaikkiin mahdollisiin tarpeisiin. Yhdellä ohjelmalla voidaan täyttää enemmän toiveita ja toisella vähemmän siinä, miten yksittäisiä projekteja voidaan ihanteellisesti seurata internetin kautta. Todelliseen Social Business Collaborationiin tarvitaan kuitenkin väistämättä juuri kyseiselle yritykselle kehitetty ohjelmisto. Yritysten, jotka haluavat hoitaa verkottuneesti vain tiettyjä osa-alueita, kannattaa tutustua tarkemmin erityisesti suurten tarjoajien yleisiin ratkaisuihin. Ja yksityishenkilöiden, jotka haluavat esimerkiksi laatia yhdessä syntymäpäiväkutsua, tai vapaaehtoisten, jotka haluavat jakaa tiettyjä yhdistystyön osa-alueita useammalle harteille, kannattaa tuntea muutamia yleisimpiä sovelluksia.
Hyvin yksinkertainen esimerkki siitä, miten yhteinen työskentely projektin parissa toimii internetin kautta: yhteinen ostoslista. Jokainen, joka hoitaa kotitaloutta, voi tämän yksinkertaisen Social Collaboration -esimerkin avulla ymmärtää, mistä pohjimmiltaan on kyse: selkeä tehtävä, eli erilaisten elintarvikkeiden ja kodintarvikkeiden hankinta, pitää voida hoitaa usean henkilön toimesta ajasta ja paikasta riippumatta. Ohjelmilla kuten „Buy Me a Pie“ tai „Our Groceries“ on perinteiseen ostoslistaan, eli tuttavallisemmin ostoslappuun, verrattuna yksi olennainen etu: ne ovat käytännössä saatavilla kaikkialla samanaikaisesti ja „pilvi“-integraation ansiosta aina ajan tasalla.
Alkuun: ostoslistat
Otetaanpa seuraava tilanne: Kissa hiippailee aikaisin aamulla talon ympäri syyttävä ilme kasvoillaan, samalla kun isän päivittäinen raivonpuuska keittiön suunnalta antaa ymmärtää, että tytär on taas laittanut tyhjän maitopurkin takaisin jääkaappiin. Poika huomauttaa piikikkäästi, että sisko noudattaa aivan samanlaista linjaa myös vessapaperin suhteen, ja äiti – jonkunhan täytyy olla käytännöllinen – käyttää tilanteen hyväkseen varmistaakseen, ettei ruokakomeron etikan, öljyn ja sokerin käy samoin kuin maidon ja kissanruoan. Hän jättää ikävän syyttelykuoron ja kärttyisän naukumisen omaan arvoonsa ja tarttuu mieluummin älypuhelimeensa. Hän luo perheen yhteisen ostoslistan, jakaa sen isälle, tyttärelle ja pojalle ja lisää siihen peräjälkeen kissanruoan, maidon, vessapaperin, etikan, öljyn, sokerin ja leivän iltapalaa varten.
Kun perhe sitten hajaantuu päivän askareilleen eri kouluihin (lapset), toimistoon (isä) tai toimistolleen (äiti), heidän reittiensä varrella on useita leipomoita, supermarketteja ja drogerioita. Kun äiti käynnistää älypuhelimensa työpäivän jälkeen, hän huomaa, että hänen miehensä on jo lounastauolla hakenut leipää leipomosta ja tytär tuonut drogeriasta kotiin kissanruokaa ja vessapaperia: kyseiset kohdat on jo merkitty ”tehdyiksi”, joten äidille jää enää maidon, etikan, öljyn ja sokerin ostaminen läheisestä supermarketista. Myös hän poistaa kassalla hoidetut tuotteet listalta – ja koska lista päivittyy jatkuvasti palvelimen kautta, poikaa odottaa jalkapalloharjoitusten jälkeen tyhjä lista. Tietenkin vain, jos perheelle ei kotona tule vielä jotain muuta mieleen: sen voisi teoriassa lisätä listalle vielä lyhyellä varoitusajalla ja pyytää esimerkiksi poikaa poikkeamaan rautakaupan kautta hakemaan juuri palaneen lampun tilalle uuden.
Tämä esimerkki osoittaa hyvin yksinkertaisella mutta perustavanlaatuisella tavalla, missä Social Collaborationin vahvuudet piilevät: eri aikoina eri paikoissa olevat ihmisryhmät voivat toteuttaa yhteistä projektia menestyksekkäästi. Useimmat ohjelmat toimivatkin tämän periaatteen mukaan – samoin kuin tällaiset ostoslistasovellukset. Toimivatpa ne sitten PC:llä, Android-puhelimella tai iOS-käyttöisellä tabletilla tai tarjoavat vielä muutamia lisätoimintoja, joiden avulla käyttäjät voivat esimerkiksi ylläpitää tietokantoja, muokata asiakirjoja tai kerätä mediaa. Muuten myös digitaaliset tehtävälistat toimivat ostoslistaperiaatteella. Niihin on usein lisätty muutamia lisätoimintoja.
Hieman monimutkaisempi: tehtävälistat
Periaate on tuttu kaikille, jotka ovat joskus kamppailleet pidemmän projektin parissa: lista, johon alussa on huolella ja harkiten kirjattu selkeä toimintasuunnitelma, auttaa johdonmukaisessa toteutuksessa lähes ihmeenomaisesti. Suunnittelun pohjatyö on tehty, ja siitä eteenpäin pää pysyy vapaana, jotta kohdat voidaan käydä läpi tavoitteellisesti yksi kerrallaan. „Wunderlist“ on juuri tällainen pieni hyödyllinen apuri.
„Todoist“, „Taasky“, „Google Notizen“ tai „Any.do“ ovat muita esimerkkejä. Sovelluksesta riippuen listat tarjoavat pakollisten toimintojen, kuten yhteisten listojen laatimisen tai yksittäisten kohtien merkitsemisen tehdyiksi, lisäksi hyödyllisiä lisäominaisuuksia, kuten sijaintiin perustuvia muistutuksia. Jos kohtaan „Brot besorgen“ syötetään esimerkiksi leipomon osoite, muistutushälytys käynnistyy heti, kun älypuhelimen omistaja paikannetaan kyseisen leipomon lähettyviltä. Vaihtoehtoisesti voidaan määrittää tietty ajankohta, jakaa erityisiä tehtäviä yksittäisille yhteiskäyttäjille tai lisätä yksittäisiin kohtiin liitteitä, kuten reittiohjeita tai reseptejä.
Huomioitavaa: mainitut ohjelmistotuotteiden nimet ovat todella vain esimerkkejä, eivät varsinaisia suosituksia. Hyödyllisiä ohjelmia on niin valtava määrä, että suositusten antaminen on käytännössä mahdotonta. Yksityiskohtia kannattaa vertailla ja selvittää itse, mikä sovellus tai ohjelma vastaa parhaiten omia tarpeita. Toinen valintakriteeri voi olla se, mille alustoille ohjelmistoa tarjotaan: jos kotona, yhdistyksessä tai yrityksessä käytetään eri alustoja, kannattaa etsiä yhteinen nimittäjä – ohjelma, joka on saatavilla esimerkiksi Androidille, Windowsille, Macille ja iOS:lle. Käytännöllistä voi myös olla, jos ohjelma toimii mobiililaitteen lisäksi myös PC:llä tai Macilla – näin social collaboration -työkalua voi käyttää yrityksen toimistotuolilta yhtä hyvin kuin älypuhelimella junamatkan aikana tai tabletilla oman kodin olohuoneessa.
Kokeneille käyttäjille: projektinhallinta
Sama pätee vieläkin vahvemmin seuraavaan kehitysvaiheeseen: projektinhallintaan. Ohjelmien, joilla voidaan suunnitella ja tarvittaessa myös hallita monimutkaisempia prosesseja, tulisi toimia rinnakkain mahdollisimman monella laitteella. Macin klassisella „Things”-projektinhallintaohjelmalla voi luoda monia erilaisia tehtävälistoja, koota niitä kansioihin ja lajitella eri parametrien mukaan – mutta ohjelmisto on saatavilla vain Apple-tuotteille. Se hallitsee monenlaisten listojen hallinnan ja luokittelun sekä pitää ne synkronoituina iPhonessa, iPadissa, Macissa tai Macbookissa. Erääntyvät määräajat ja ajankohtaiset merkinnät näytetään päivittäisessä yhteenvedossa, ja yksittäisille tehtäville voidaan antaa prioriteetti.
Myös Microsoft on tarjonnut vastaavaa ohjelmistoa jo yli 30 vuoden ajan: „Microsoft Project”, joka hyödyntää nykyään luonnollisesti myös pilvipalvelua. „Wrike” tarjoaa monia eri toimintoja, joihin kuuluu kattava dokumenttien hallinta ja yleisten ohjelmien integraatio. „Basecamp” on ohjelmisto, joka keskittyy tiedostojen jakamiseen, tehtävienhallintaan ja keskusteluihin – sekä tietenkin viestintään. Myös tutustumisen arvoinen ja ennen kaikkea kaikille mahdollisille alustoille saatavilla: yksityiskäytössä maailmanlaajuisesti menestynyt „Wunderlist” on nykyään saatavilla myös projektinhallintaversiona, jossa on runsaasti yrityskäyttöön tarkoitettuja toimintoja.