Teknologia mahdollistaa: Yksilöt, ryhmät ja ryhmät voivat nyt työskennellä saman projektin parissa eri aikoina ja eri paikoissa työpöydät. "Sosiaalinen yhteistyö" on kattotermi Internet-pohjaiselle yhteistyölle. "Social Business Collaboration" puolestaan tarkoittaa jaettua verkottunutta yhteistyötä yrityksen kontekstissa. Ensimmäisen aihetta laajasti käsitellyn artikkelin jälkeen toisessa osassa on nyt muutamia esimerkkejä ohjelmista, joilla yksityisiä ja pienempiä yritysprojekteja voidaan toteuttaa maailmanlaajuisen verkoston kautta.
"Sosiaalinen yhteistyö": Ohjelmisto yksityiskäyttäjille ja pienempiin yritystehtäviin
Ongelma heti tällaisen luettelon kanssa: Ihanteellista ratkaisua kaikkiin mahdollisiin tarpeisiin ei ole. On totta, että yhdellä ohjelmalla voidaan toteuttaa enemmän toiveita ja toisella vähemmän, sillä yksittäisiä projekteja voidaan ihanteellisesti seurata Internetin kautta. Todelliseen sosiaaliseen yritysyhteistyöhön tarvitaan kuitenkin erityisesti kyseiselle yritykselle kehitetyt ohjelmistot. Yritysten, jotka haluavat verkostoitua vain tietyille alueille, kannattaa tarkastella lähemmin suurten palveluntarjoajien yleisiä ratkaisuja. Ja yksityishenkilöiden, jotka haluavat työskennellä yhdessä syntymäpäiväkutsujen tai vapaaehtoisten, jotka haluavat levittää klubin työn tiettyjä osia useammille harteille, tulisi tietää muutama yleisimmistä sovelluksista.
Hyvin yksinkertainen esimerkki siitä, kuinka Internetin kautta työskentely projektin parissa toimii: jaettu ostoslista. Jokainen, joka joutuu hoitamaan kotitaloutta, voi käyttää tätä yksinkertaista esimerkkiä sosiaalisesta yhteistyöstä ymmärtääkseen, mistä on kyse: Selkeän tehtävän, nimittäin erilaisten päivittäistavaroiden ja taloustavaroiden hankinnan, tulee kyetä hoitamaan useat ihmiset ajasta ja paikasta riippumatta. Ohjelmat, kuten "Buy Me a Pie" tai "Our Groceries", ovat huomattavasti edellä ostoslistan analogista versiota, joka tunnetaan yleisesti ostoslistoina: ne ovat saatavilla käytännössä kaikissa paikoissa yhtä aikaa ja ovat aina ajan tasalla "pilvi"-integraation ansiosta.
Aloitus: ostoslistat
Otetaanpa seuraava tilanne: Kissa livahtaa ympäri taloa aikaisin aamulla moittivalla katseella, kun taas isän päivittäinen vihanpurkaus keittiön suunnasta viittaa siihen, että tytär on jälleen kerran laittanut tyhjän maitopurkin takaisin jääkaappiin. Poika huomauttaa terävästi, että siskolla on hyvin samanlainen politiikka wc-paperin suhteen ja äiti - jonkun täytyy olla pragmaattinen - käyttää tilannetta hyväkseen varmistaakseen, ettei ruokakomerossa oleva etikka, öljy ja sokeri päädy samalla tavalla kuin maito ja kissanruoka. Hän jättää huomiotta epämiellyttävän molemminpuolisen syyttelyn ja murisemisen ja ottaa mieluummin älypuhelimen käteensä. Hän luo perheen ostoslistan, jakaa sen isän, tyttären ja pojan kanssa ja lisää yksitellen kissanruokaa, maitoa, wc-paperia, etikkaa, öljyä, sokeria ja leipää päivälliselle.
Kun perhe parveilee tekemään päivittäisiä töitään eri kouluihin (lapset), sisään... toimisto (isä) tai virastossa (äiti) yksittäisten polkujen varrella on useita leipomoita, supermarketteja ja apteekkeja. Kun äiti käynnistää älypuhelimen töiden jälkeen, hän näkee, että miehensä on jo hakenut leipää leipomosta lounastauolla ja tytär on tuonut kotiin kissanruokaa ja vessapaperia apteekista: Kyseiset pisteet on jo merkitty "tehtyksi", joten äidille jää vain hakea maitoa, etikkaa, öljyä ja sokeria läheisestä supermarketista. Hän myös yliviivaa valmiit kohteet listalta kassalla – ja koska listaa päivitetään jatkuvasti palvelimen kautta, poika löytää tyhjän listan, kun hänen jalkapalloharjoitteensa on päättynyt. Tietysti vain, jos kotona oleva perhe ei ajattele muuta: He voisivat teoriassa laittaa sen listalle lyhyellä varoitusajalla ja esimerkiksi käskeä poikansa pysähtymään nopeasti rautakaupassa vaihtamaan juuri palanut hehkulamppu.
Tämä esimerkki osoittaa hyvin yksinkertaisella, mutta perustavanlaatuisella tavalla, missä sosiaalisen yhteistyön vahvuudet piilevät: Ryhmä ihmisiä, jotka ovat eri paikoissa eri aikoina, voivat onnistuneesti toteuttaa yhteistä projektia. Useimmat ohjelmat toimivat vastaavasti - tällaisten ostoslistasovellusten perusperiaatteen mukaisesti. Käytetäänpä ne PC:ssä, Android-puhelimessa tai iOS-käyttöisessä tablet-tietokoneessa tai niitä on rikastettu muutamalla toiminnolla, joiden avulla käyttäjät voivat ylläpitää tietokantoja, muokata asiakirjoja tai kerätä mediaa. Muuten, myös digitaaliset tehtävälistat toimivat ostoslistaperiaatteella. Niitä on usein täydennetty muutamalla toiminnolla.
Hieman monimutkaisempi: tehtävälistat
Jokainen, joka on joskus kamppaillut pitkän projektin läpi, tietää periaatteen: lista, jolle aikataulu kirjoitettiin aluksi sydämellä ja sielulla, auttaa pieniä ihmeitä johdonmukaisesti toteuttamaan. Alkusuunnittelutyö on tehty, tästä eteenpäin pää on vapaa työstämään kohtia peräkkäin kohdistetusti. "Wunderlist" on niin hyödyllinen pieni apulainen.
"Todoist", "Taasky", "Google Keep" tai "Any.do" muut. Tilanteesta riippuen, sen lisäksi, että luetteloissa on pakollinen mahdollisuus luoda luetteloita yhdessä tai tarkistaa yksittäiset kohteet valmiiksi, luetteloissa on myös hyödyllisiä gadgeteja, kuten sijaintiin perustuvia muistutuksia. Jos esimerkiksi leipomon osoite kirjoitetaan kohtaan "Hae leipä", muistutushälytys soi heti, kun älypuhelimen omistaja on kyseisen leipomon lähellä. Vaihtoehtoisesti voit määrittää tietyn ajan, määrittää erityistehtäviä yksittäisille käyttäjille tai lisätä liitteitä, kuten ohjeita tai reseptejä, yksittäisiin pisteisiin.
Huomaa: Mainitut ohjelmistotuotteiden nimet on itse asiassa tarkoitettu esimerkkeiksi, ei vihjeiksi. Koska hyödyllisiä ohjelmia on valtava määrä, on lähes mahdotonta antaa suosituksia. Kannattaa verrata yksityiskohtia ja selvittää yksitellen, mikä sovellus tai ohjelma on lähimpänä henkilökohtaisia tarpeitasi. Toinen valintakriteeri voi olla alustat, joille ohjelmistoa tarjotaan: Jos taloudessa, kerhossa tai yrityksessä käytetään erilaisia alustoja, on järkevää löytää yhteinen nimittäjä - ohjelma, joka on saatavilla esimerkiksi Androidille, Windowsille, Macille ja iOS:lle. Voi myös olla käytännöllistä, jos ohjelma ei toimi vain mobiililaitteella, vaan myös PC:llä tai Macilla - näin se toimii Toimistotuoli Voit käyttää sosiaalisen yhteistyön työkalua yrityksestä, älypuhelimesta junamatkan aikana tai tablet-laitteellasi olohuoneessasi kotona.
Kokeneille käyttäjille: projektinhallinta
Sama koskee vielä enemmän seuraavaa laajennusvaihetta: projektinhallintaa. Ohjelmien, joilla voidaan suunnitella ja tarvittaessa käsitellä monimutkaisempia prosesseja, tulisi voida toimia rinnakkain mahdollisimman monessa laitteessa. Projektinhallintaohjelmilla, kuten Macin veteraani "Things", voit luoda monia erilaisia tehtäväluetteloita, ryhmitellä ne kansioihin ja lajitella ne eri parametrien mukaan – tämä ohjelmisto on kuitenkin saatavilla vain Applen tuotteille. Se hallitsee ja luokittelee monenlaisia luetteloita ja pitää ne synkronoituina iPhonessa, iPadissa, Macissa tai Macbookissa. Eräpäivät ja nykyiset merkinnät näkyvät päivittäisessä yhteenvedossa, ja yksittäisille tehtäville voidaan asettaa prioriteetti.
Microsoft on myös tarjonnut vastaavia ohjelmistoja jo yli 30 vuoden ajan: ”Microsoft Projectin”, joka toimii nykyään tietysti myös pilven kanssa. "Wrike" tarjoaa monia erilaisia toimintoja, mukaan lukien kattavan dokumenttien hallinnan ja integroinnin yleisiin ohjelmiin. Basecamp on ohjelmisto, joka keskittyy tiedostojen jakamiseen, tehtävien hallintaan ja keskusteluihin - ja tietysti viestintään. Myös katsomisen arvoinen ja ennen kaikkea saatavilla kaikille mahdollisille alustoille: Yksityiskäytössä maailmanlaajuisesti menestynyt ”Wunderlist” on nyt saatavilla myös projektinhallintaversiona, jossa on monia liiketoimintatoimintoja.