Avotoimistolla on etunsa – parempi kuin erillinen huone?

Avotoimistolla on etuja, joita yritykset voivat hyödyntää. Tärkeitä ovat hyvä kalustus sekä selkeät pelisäännöt, jotka ylipäätään mahdollistavat yhteistyön. Sekä työpisteen järjestelyillä että toimiston tilasuunnittelulla on tärkeä rooli.

Liian meluisa, liikaa häiriötekijöitä, huono ilmapiiri (sekä kirjaimellisesti että kuvaannollisesti): avotoimisto ei ole kaikkialla pidetty ratkaisu. Keskittynyt työskentely toimistossa – mitä voin tehdä? on täällä usein vaikeaa, sillä kirjoituspöytä on aivan kiinni naapurissa, jonka toimistotuoli narisee, ja ilma on tunkkainen. Alun perin tarkoituksena oli, että yksi suuri toimisto kaikille edistäisi viestintää kollegoiden ja tiimin välillä. Lyhyet välimatkat, apu ja tuki aina saatavilla – nämä ovat jaloja ajatuksia. Ja juuri näitä etuja avotoimisto todellakin tarjoaa. Jotta se kuitenkin toimisi oikeasti, on huomioitava monia asioita. Ensinnäkään avotoimisto ei tuo jokaisessa yrityksessä pelkkiä etuja, ja toiseksi ratkaisevaa on sopiva kalustus. Selkeitä sääntöjä on noudatettava, jotta kaikki työntekijät viihtyvät ja voivat työskennellä tuottavasti.

• Avotoimisto: säännöt, organisointi, rakenteet
• Onko avotoimistolla etuja? Mitä?
• Mitä avotoimistoa vastaan puhuu?
• Yhteenveto: toimiston organisoinnin vinkit: näin suuri avotoimisto saa olla

Säännöt, organisointi, rakenteet: pelkkä toimisto, jossa on monta työpistettä, ei riitä

Pienetkin muutokset tekevät työskentelystä avotoimistossa usein jo paljon miellyttävämpää. Työnantajan puolelta erityistä huomiota kannattaa kiinnittää tilan akustiikkaan: ääntä vaimentavat elementit voivat parantaa työilmapiiriä huomattavasti.  Toimiston organisointia voidaan mukauttaa vinkeillä ja käytännön keinoilla: paljon ääntä pitävät laitteet, kuten tulostimet, skannerit ja kopiokoneet, eivät kuulu toimistoon vaan käytävälle tai viereiseen huoneeseen. Jos melua kuitenkin joskus on liikaa, vaihtoehtoja on useita:

• Hiljainen huone antaa yksittäisille työntekijöille mahdollisuuden vetäytyä työskentelemään rauhassa.
• Korvatulpat voivat auttaa sulkemaan pois ärsyttävän näppäimistön naputuksen. Mutta kaikki eivät tule toimeen "korvatulppien" kanssa, sillä myös omat kehon äänet voivat häiritä.
• Kuulokkeet ja perusvalikoima rauhallista musiikkia ilman sanoituksia vaimentavat häiritseviä ääniä ja voivat edistää keskittymistä.
• Liukuva työaika tekee toimistosta tiettyinä aikoina hieman väljemmän, ja myös Home Office on yksi mahdollisuus keventää suurten toimistotilojen kuormitusta ainakin osaksi viikkoa.

AVOTOIMISTON SÄÄNNÖT

Selkeät sopimukset työntekijöiden kesken estävät kitkaa (avotoimiston säännöt ): Sopimukset huonelämpötilasta ja ilmanvaihdosta kuuluvat tähän aivan yhtä lailla kuin selkeät pelisäännöt äänekkäille puheluille, syömiselle työpisteellä ja muulle vastaavalle. Sääntöjen varassa toimiva avotoimisto toimii, mutta toive keskinäisestä huomioon ottamisesta ei yleensä riitä.

KAIKKI TYÖSKENTELEVÄT SAMASSA TOIMISTOSSA – OMAKSI TYÖPISTEEKSEEN

Vaikka avotoimistossa kaikki istuvat samassa tilassa, jokaisella pitäisi silti olla oma pöytä. Yksittäisten pöytien ja työpisteiden on mahdollistettava yksilöllinen toimiston organisointi. Jokainen nimittäin työskentelee hieman eri tavalla, tarvitsee oman järjestyksensä työpisteellä ja käyttää toimiston organisoinnissa arkistointijärjestelmää, joka poikkeaa muiden käyttämästä. Tämä on tärkeää edelleen nykyäänkin, sillä kaikki ei suinkaan tapahdu 100-prosenttisesti digitaalisesti. Asiakirjoja käsitellään yhä, muistiinpanoja tehdään, kahvimukeja tarvitaan ja paljon muuta.

Se, missä kenenkin työpiste sijaitsee, pitäisi valita tarpeiden mukaan. Pöytiä ja tuoleja voidaan siirtää, jos työntekijä tarvitsee toisen työpisteen. Jos joku palelee herkästi, hänen ei kannata istua vedossa oven edessä, vaan lähempänä patteria. Ihmisten, jotka ajattelun lomassa antavat katseensa usein vaeltaa kaukaisuuteen ja tarvitsevat tämän lyhyen tauon aivoilleen, pitäisi voida katsoa työpisteeltään ulos ikkunasta. Sen sijaan niiden, jotka haluavat välttää kaiken häiriön, kannattaa saada paikka rauhallisesta nurkasta. Toimistossa yksittäisten työpisteiden organisointi, niiden jakaminen ja mahdolliset vaihdot toimivat kuitenkin vain, jos kaikki keskustelevat keskenään ja kohtelevat toisiaan kunnioittavasti ja arvostavasti.

Vielä aivan oma aiheensa ovat kalusteet. Toimiston on oltava tarkoituksenmukaisesti ja kustannustehokkaasti sisustettu, siitä ei ole epäilystäkään. Mutta tämä ei saa tapahtua työntekijöiden ja heidän terveytensä kustannuksella. Ergonomiset tuolit ja pöydät, ehkä jopa muutamat valinnaisesti käytettävät seisomatyöpöydät, nostavat kaikki työ- ja istumapinnat tarvittavalle korkeudelle.  Toimistokalusteiden tulisi olla korkeussäädettäviä, ja luonnollisesti myös sähköisten laitteiden pitäisi olla ergonomisia. Henkilökohtaisesta anatomiasta ja työskentelytavasta riippuen tietokoneen tavalliset hiiret voivat aiheuttaa jännetuppitulehduksia ja tenniskyynärpäätä, ja näppäimistöt voivat johtaa ryhtiongelmiin ja selkäkipuihin. Miellyttävä ja ergonomisesti suunniteltu työpiste jokaiselle avotoimiston työntekijälle tuo pelkkiä etuja ja luo miellyttävämmän ilmapiirin.

Onko avotoimistolla etuja? Mitä ne ovat?

Avotoimisto ei hyödytä jokaista yritystä. Esimerkiksi siellä, missä ihmiset työskentelevät erittäin keskittyneesti omien projektiensa parissa ja ovat melko riippumattomia kollegoistaan, siitä on vain vähän hyötyä. Näin on kuitenkin harvoin. Useimmiten projektiin osallistuvien työntekijöiden täytyy kommunikoida keskenään ja tehdä työtä tavalla tai toisella toisiaan tukien.

Missä avotoimiston edut sitten tarkalleen ovat? Kollegojen fyysisen läheisyyden tuoma parempi viestintä mainittiin jo aiemmin. Muita avotoimiston etuja ovat:

• Parempi ajatustenvaihto: Tiimityö ei suju ainoastaan nopeammin, vaan myös intensiivisemmin.
• Enemmän luovuutta: Yhdessä työskennellessä kollegat tarttuvat ideoihin ja kehittävät niitä eteenpäin.
• Enemmän motivaatiota: Yhdessä ajatteleminen ja työskentely on yksinkertaisesti tehokkaampaa, ja ihmisten mielialat tarttuvat helposti muihin.
• Enemmän yhteenkuuluvuutta: Tiimit vetävät yhtä köyttä ja työskentelevät paremmin yhdessä, kun kaikki istuvat samassa tilassa ja fyysinen läheisyys on olemassa.
• Tehokkuus: Ajatustenvaihtoa varten voi toki järjestää kokouksen ja sopia keskusteluajoista puhelimitse, chatissa tai sähköpostitse. Nopeampaa ja helpompaa on kuitenkin se, että kaikki istuvat yksinkertaisesti samassa huoneessa ja voivat puhua keskenään milloin tahansa.
• Parempi joustavuus: Toimiston organisointi on taloudellisempaa, kun avotoimisto tarjoaa tilaa monille työntekijöille. Turvallisuudesta viestintään ja yhteisesti käytettäviin resursseihin asti avotoimistolla on etunsa.
• Vähemmän kustannuksia: Toimistotilan suunnittelun kustannukset ovat avotoimistossa pienemmät.

Avotoimistossa ei ole pelkkiä etuja: Mitkä asiat puhuvat avotoimistoa vastaan?

Toimiston pitäminen järjestyksessä pitäisi olla työntekijöille helpompaa, jos he jakavat tilan muiden kanssa. Näin ei kuitenkaan ole, ja erityisesti pakotettu läheisyys aiheuttaa usein konflikteja. Jokaisella on nimittäin erilainen käsitys siitä, miten toimistossa pidetään järjestystä. Muita haittoja ovat:

• Vähän yksityisyyttä: Tämä mainittiin jo aiemmin: avotoimistossa ei ole yksityisyyttä. Työpisteen järjestyksestä yrttiteen tuoksuihin ja tyttären koulusta tulevaan puheluun asti kaikki on yksinkertaisesti julkista. Psykologien mukaan tämä lisää aggressiivisuutta.
• Laskeva tuottavuus: Kun kaikki naputtavat yhtä aikaa tietokoneen näppäimistöä, siellä täällä soi puhelin, ilmastointi hurisee, kollega raapii jalkojaan pöydän alla ja toinen hyräilee työn lomassa, tuottavuus laskee. Häiriöitä eivät aiheuta vain korkea melutaso, vaan myös liike tilassa, tuoksut ja lämpötilat. Tämä on täysin luonnollista eikä liity mitenkään "herkkyyteen".
• Vähemmän työtyytyväisyyttä: Kun aggressiot lisääntyvät, stressitaso nousee ja konfliktialttiiden tilanteiden kanssa on jatkuvasti pärjättävä, sillä on kielteinen vaikutus työntekijöiden terveyteen ja motivaatioon. Myös psyyke kärsii, työ koetaan kuormittavana ja ilo vähenee. Se puolestaan heikentää työilmapiiriä, mikä laskee tyytyväisyyttä entisestään.
• Huono ilma ja huono valaistus: Ilmastointilaitteet säätelevät kyllä huonelämpötilaa, mutta eivät yksilöllisten tarpeiden mukaan. Lisäksi liian kuiva ja tunkkaiselta haiseva ilma tuntuu usein epämiellyttävältä. Tähän päälle tulee keinovalo, joka ei voi millään tavalla korvata päivänvaloa. Molemmat voivat aiheuttaa epämukavuutta ja jopa terveysongelmia.
• Enemmän sairaustapauksia : Tutkimukset ovat osoittaneet, että avokonttoreissa työskentelevistä 90 % kertoo terveyteen kohdistuvista haitallisista vaikutuksista. Avokonttoreissa työntekijöitä on useammin sairauspoissaoloilla, ja sairastuneita on enemmän. Kyselyjen mukaan 50 % yhden hengen toimistoissa työskentelevistä ei ole sairastunut lainkaan viimeisen vuoden aikana, kahden hengen toimistoissa osuus oli 38 % ja avokonttoreissa vain 30 %. Erityisesti influenssavirukset leviävät nopeasti.

Yhteenveto: toimiston organisoinnin vinkit – tämän kokoinen avokonttori voi olla

Tarkkaa kokoa ei ole olemassa, eikä kukaan ole toistaiseksi pystynyt vetämään selvää rajaa. Edellä mainitut sairausluvut viittaavat jo siihen, että kaikki yli 5 henkilön ratkaisut voivat olla ongelmallisia – mutta eivät välttämättä ole. Ehkä ratkaisu ei olekaan siinä, kuinka monta ihmistä avokonttorissa enintään tulisi työskennellä, vaan siinä, millaisia vaihtoehtoja on tarjolla. Jos yritykset tarjoavat avokonttorin, mutta mahdollistavat samalla etätyön, järjestävät hiljaisia alueita ja huoneita yksittäisillä työpisteillä sekä siirtyvät liukuvaan työaikaan, se voi olla yksi ratkaisu.

Silloin työntekijät voivat tarpeen mukaan valita, tarvitsevatko he juuri nyt vuorovaikutusta kollegoiden kanssa vai suosivatko he kotona olevaa työpistettä oman toimiston organisointinsa ja arkistointijärjestelmänsä kanssa. Työpisteen järjestykselle oletettavasti usein tapahtuvat paikanvaihdokset asettavat kuitenkin suuria vaatimuksia.