Oikealla järjestelmällä järjestys työpisteellä ei ole ongelma!
Kokemus opettaa sen, esimiehet vaativat sitä ja lukuisat tutkimukset osoittavat sen enemmän tai vähemmän selvästi: työpiste pitäisi siivota säännöllisin väliajoin. Vaikka sen teorian kannattajat, joiden mukaan tietty määrä hallittua epäjärjestystä työpöydällä voi hyvinkin edistää luovuutta, eivät ole väärässä. On kuitenkin myös totta, että tietyn rajan jälkeen kaaos heikentää työpisteen tuottavuutta valtavasti. Aika ajoin kauneimmankin luovan epäjärjestyksen on siis väistyttävä harkitun järjestyksen tieltä. Asiantuntijat suosittelevat pienen työpöydän suursiivouksen toteuttamista harkittuna tehoiskuna.
On mukavaa aloittaa seuraava työpäivä rennosti, kun työpiste on järjestyksessä. Siitä ei ole epäilystäkään. Mutta mitä mieltä olet siitä, että aloittaisit elämäsi jokaisen päivän kevyesti, tasapainoisesti ja harmonisesti?
- Neljän kentän järjestelmä nopeaan onnistumiseene
- Miksi toimistossa kannattaa pitää järjestystä?
- Miten saan toimistoon järjestystä?
- Edistääkö järjestys työpisteellä keskittymistä?
- Yhteenveto
Neljän kentän järjestelmä nopeaan onnistumiseen
Yksi asia heti alkuun: pieni siistiminen ei tuo järjestystä työpisteelle, vaan korkeintaan siirtää ongelmaa eteenpäin. Lisäksi puhdas nurkka ei vielä tee työpisteestä järkevästi järjestettyä. Kun siivous tehdään määrätietoisesti ja keskittyneesti, pahinkaan työpöydän raivaus ei vie yli kolmea tuntia. Paras ystävä ja apuri on työpöydän edessä oleva lattia – siksi kannattaa ensin imuroida lattia työalueen ympäriltä. Sen jälkeen koko työpöytä, sen laatikot, alakaapit ja työskentelytaso tyhjennetään kokonaan. Siitä on kuitenkin hyvin vähän hyötyä, että kaikki tavarat ovat kerran kädessä, jos ne sitten laitetaan takaisin samaan paikkaan kuin ennenkin.
Neljän kentän järjestelmä auttaa lajittelussa ja pois heittämisessä. Työpisteen ympärillä oleva lattia jaetaan neljään kuvitteelliseen kenttään, joista jokaisella on oma merkityksensä: ”Jäte”, ”Välitettävä”, ”Tärkeä” ja ”Akuutti”. Näin jokainen tavara – yksittäisestä post-it-lapusta laskimeen – siirtyy johdonmukaisesti yhteen näistä kentistä, jotta se voidaan myöhemmin laittaa takaisin paikalleen järkevästi. Asiantuntijat neuvovat miettimään järjestelmän etukäteen, olipa se vasemmalta oikealle tai ulkoa sisäänpäin – sama se. Tärkeintä on, että jokainen paperi, jokainen kynä, jokainen asiakirja ja jokainen kansio poistetaan työpisteeltä yksitellen ja otetaan käteen vain kerran. Välipinoja ei tehdä, sillä ne vain vievät aikaa. ”Jäte” on itsestään selvä. ”Välitettävä” kerää kaiken, mikä voidaan delegoida tai mikä pitää viedä muualle, esimerkiksi arkistoon, takaisin kirjastoon tai kirjahyllyyn.
Työpisteen järjestyksen kannalta "Tärkeä"-ruutuun kuuluvat asiat, jotka pienimuotoisen työpöydän suursiivouksen jälkeen palaavat heti takaisin laatikkoon tai pöydälle ja jotka pitää käsitellä. Halutessaan voi hyödyntää sitä, että aihetta on jo hetki miettinyt, ja kirjoittaa Post-it-lapulle seuraavan työvaiheen ja kiinnittää sen mukaan. Se säästää hieman aikaa jatkotyössä, mutta varoitus: älä yliajattele, vain yksi tai kaksi avainsanaa eikä pitkiä selostuksia. "Akuutti"-ruutuun kerätään asiat, jotka voi hoitaa heti tai heti siivouksen jälkeen ja jotka vievät alle muutaman minuutin: esimerkiksi kirjeen postimerkin laittaminen, allekirjoittaminen ja eteenpäin toimittaminen, ajan sopiminen tai tapaamisen siirtäminen.
No niin, aloitetaan: Kuitti irtokarkeista ja yskänpastilleista? Roskiin! Entä itse yskänpastillit? Jos ne ovat vielä käyttökelpoisia: eteenpäin – eli ota ne mukaan kotiin. Jos niihin on tullut samea pinta tai ne tuoksuvat oudolta: kuittia kohti. Kuulakärkikynä, joka ei enää toimi ja johon piti joskus etsiä uusi mustesäiliö: roskiin. Keräyskansio, jossa on ideoita uusiin projekteihin: Post-it-lappu päälle, kirjoita siihen "Karsi!" ja laita se "Tärkeä"-ruutuun. Asiakirja, jonka "Kiireellinen"-Post-it näyttää jo hieman rapealta? Silmäile läpi ja joko välitä eteenpäin eli delegoi tai siirrä Tärkeä-ruutuun.
Kun pöydän pinta on kokonaan tyhjennetty, laatikot tyhjennetty ja arkistokaappi vapautettu vanhasta kuormasta, seuraava etappi on siivouskaappi: kaikki pinnat pyyhitään, tietokone, näppäimistö ja tulostin pölytetään ja laatikot imuroidaan. Ensin tavarat, joita tarvitaan päivittäin, palaavat paikoilleen. Luit oikein: omille paikoilleen. Ja se, mille ei ole paikkaa, saa sellaisen tai joutuu lyhyeen mutta tiukkaan harkintaan: tarvitsenko oikeasti kahta erikokoista rei'itintä, kolmea viivoitinta, arviolta 25 kynää ja kahta kynäpurkkia työhön? Ylimääräiset tavarat siirretään takaisin varastoon tai kunnosta riippuen roskiin.
Sen jälkeen pyyhekumi, enintään viisi lyijykynää ja yhtä monta kuulakärkikynää tai ohutkärkikynää saavat paikkansa ylimmästä työpöydän laatikosta, muistilehtiö siirtyy puhelimen viereen ja lukematon posti pieneen koriin, joka aiemmin toimi yllätysmunahahmojen säilytyspaikkana, paperiliittimien laskupaikkana ja onnittelukorttien välivarastona ja jonka sisältö on siirtynyt lähes kokonaan "Roskia"-ruutuun. Lyhyesti: työpöytä järjestetään vanhan logiikan mukaan, mutta myös nykyisten tarpeiden mukaisesti – näin työaikaa ei kulu niin paljon hankalaan etsimiseen. Roskakori viedään jäteastialle ja "Välitä eteenpäin"-ruudussa olleet asiat sinne paikkaan tai sille henkilölle, jolle ne kuuluvat. Valmista? Puhdasta? Onneksi olkoon, tehtävä suoritettu.
KAHDEKSAN KOHDAN JÄRJESTELMÄ PYSYVÄÄN JÄRJESTYKSEEN
Kaoottisuus työpisteellä ei tunnetusti synny itsestään, mutta sitä kertyy varsin huomattavasti. Yhdestä tiskamattomasta kahvimukista tulee nopeasti kaksi tai kolme – eikä kukaan oikeasti tiedä, mistä se neljäs ilmestyi. Siitä yhdestä tulosteesta, joka piti joskus lukea ajan kanssa ja jolle olisi pitänyt tehdä jotain, on jo aikaa sitten kasvanut pino samantyyppisiä asiakirjoja. Ja laatikko, jossa säilytetään tavaroita, joita voisi ehkä joskus vielä tarvita, mutta joita ei kuitenkaan koskaan enää tarvittu, pullistelee pian myös äärimmilleen.
Siksi kannattaa, vaikka olisitkin lähtökohtaisesti siisti ihminen, merkitä kalenteriin kaksi ajankohtaa vuodessa: ”Pieni työpöydän suursiivous”. Koska joulunaika on yleensä kiireinen ja tammikuu rennompi, tammi- ja kesäkuu ovat hyvä valinta – kun tämän tekee kuuden kuukauden välein, operaatioon ei myöskään kulu niin paljon aikaa.
Seuraavat kahdeksan kohtaa kannattaa silti pitää mielessä ympäri vuoden.
- Laita takaisin: pidä tavarat omilla paikoillaan ja palauta ne käytön jälkeen.
- Heitä pois: käytä roskakoria heti.
- Tee muistiinpanoja: yksi suuri muistilappu monen pienen, helposti katoavan lapun sijaan helpottaa työtä, kun illalla puhelinnumerot pitää siirtää osoitekirjaan ja merkinnät nopeasti oikeaan kalenteriin.
- Jäsentele: sama järjestelmä tietokoneella kuin työpöydällä ja sama rakenne fyysisissä ja digitaalisissa kansioissa auttaa pitämään työpisteen pysyvästi järjestyksessä ja löytämään asiat nopeasti.
- Hierarkkinen säilytys: päällimmäiseksi kaikkein ajankohtaisin, alimmas se, jolla on vähiten kiire.
- Järjestä kaapelit: lajittele johdot ja piilota johtosotkut mieluiten kokonaan laatikoihin.
- Huomioi ulottuvuus: säilytä usein tarvittavat asiat lähellä, harvemmin käytetyt kauempana.
- Iltasiivous: se, joka järjestää työpöytänsä joka ilta, aloittaa seuraavan työpäivän rennommin.
Miksi toimiston järjestyksestä kannattaa huolehtia?
Toimiston järjestyksestä kannattaa huolehtia, koska haluat niin. Usein kuitenkin huomaat, että motivaatio puuttuu. On kaksi hyvää syytä, miksi siivoaminen kannattaa.
- Työpiste heijastaa sisintäsi ja kertoo työympäristöllesi, millainen persoonallisuustyyppi olet.
- Esihenkilöt pitävät siisteistä toimistoista ja työpisteistä. Psykologi Cary Cooper havaitsi kyselyssään, että neljä viidestä johtajasta valitsee mieluummin työntekijän, jonka työpöytä on siisti.
Toimisto toimii heijastuspintana: moni yhdistää epäsiistin kirjoituspöydän epävakaaseen persoonallisuuteen. Tiedämme, että on hölynpölyä lokeroida kollegoita. Vietämme kuitenkin paljon aikaa töissä emmekä voi välttyä työpisteemme personoinnilta. Yksi tai kaksi pientä kasvia, kuvia perheestä, suklaata tai lempikirja lounastauolle. Tiedostamattasi kerrot työympäristöllesi paljon itsestäsi. Kollegat tietävät, miten työskentelet, tuntevat mieltymyksesi ja arvioivat statussymboleistasi, käytätkö kyynärpäitäsi päästäksesi huipulle.
Työpisteen järjestäminen on järkevää. Voit vaikuttaa paljon siihen, millaisena ympäristösi sinut näkee.
Miten saan toimistoon järjestystä?
Nopein ja helpoin tapa: hanki tilava laatikko. Lakaiset sinne kaiken, mikä lojuu ympäriinsä. Pyyhit kaikki toimistokalusteet kostealla liinalla. Kaivelet laatikosta ensin kaikki tärkeät tavarat esiin ja annat niille oman paikan. Sen jälkeen otat loput käsittelyyn. Tavarat, joita et enää tarvitse, hävität empimättä. Et voilà: järjestys työpöydälle! Järjestys työpisteelle! Järjestys toimistoon!
Edistääkö järjestys työpisteellä keskittymistä?
Ehdottomasti kyllä. Kun olet siivonnut työpisteesi perusteellisesti, voit kohdata työarjen vaatimukset tietoisemmin ja keskittyneemmin. Vältät sisäistä stressiä ja säästät elämäsi tärkeintä resurssia: aikaa.
Yhteenveto
Työpisteen järjestäminen voi olla todella hauskaa, kun ymmärrät, että kaikki langat ovat käsissäsi. Vaikutat siihen, miten sinut koetaan ja millaisia kykyjä sinuun liitetään. Saat paremman keskittymiskyvyn ja enemmän aikaa. Saat lisää elämänlaatua. Vakuuttaako tämä sinut?
Asiantuntijan vinkki: raivaa työpöytäsi
Aloita keskittyneesti!
Jotta voisit työskennellä mahdollisimman tehokkaasti ja häiriöttä, työpöytäsi tulisi olla mahdollisimman tyhjä. Sijoita siihen vain ne asiat, joita todella tarvitset ja jotka haluat hoitaa pian.
Asiat, jotka ovat lojuneet siellä vuosia ilman huomiota, voi huoletta hävittää. Esineiden, joita tarvitset useammin, tulisi olla käden ulottuvilla.