Puhdas työpöytä?

Kokemus opettaa, pomot vaativat ja lukuisat tutkimukset todistavat sen enemmän tai vähemmän selvästi: työpaikka pitää siistiä säännöllisin väliajoin. On myönnettävä, että sen teorian kannattajat, jonka mukaan tietty ensisijainen järjestys pöydällä edistää luovuutta, eivät ole väärässä. On kuitenkin myös totta, että kun vallitsee tietty kaaos, tuottavuus työpaikalla on vakavasti estetty. Ajoittain kauneimmankin luovan häiriön on väistyttävä harkitun järjestyksen edessä. Mitä tulee "pienen pöydän siivoukseen", asiantuntijat suosittelevat hyvin harkittua nopeaa toimenpidettä.

On hauskaa aloittaa seuraava työpäivä rennosti ja järjestyksessä työpaikallasi. Ei kysymystä. Mutta mitä ajattelet elämäsi jokaisen päivän aloittamisesta rennosti, tasapainoisesti ja harmonisesti?

• Neljän kentän järjestelmä nopeaan menestykseene
• Miksi minun pitäisi pitää järjestystä toimistossa?
• Miten luon järjestyksen toimistossa?
• Edistääkö työpaikan järjestys keskittymistä?
• Johtopäätös

Neljän kentän järjestelmä nopeaan menestykseen

Yksi asia heti: pieni siivoaminen ei tuo järjestystä työpaikalle ja parhaimmillaan viivyttää ongelmaa. Lisäksi puhdas nurkka ei tee järkevästi järjestettyä työpaikkaa. Konkreettisena projektina toteutettu pahinkaan pöydän siivous ei kestä kolmea tuntia kauempaa. Pöydän edessä olevasta lattiasta tulee paras ystäväsi ja auttajasi – siksi suosittelemme lattian imuroimista työtason ympäriltä ensin. Sitten koko työpöytä, sen laatikot, alakaapit ja työtaso tyhjennetään kokonaan. On kuitenkin hyvin vähän järkeä pitää kaikki omaisuutesi käsissäsi ja sitten laittaa ne takaisin paikoilleen.

Nelikenttäjärjestelmä auttaa lajittelussa ja hävittämisessä. Työpaikan ympärillä oleva kerros on jaettu neljään kuvitteelliseen kenttään, joista jokaiselle on annettu merkitys: "Jäte", "Edelleenlähetys", "Tärkeä" ja "Akuutti". Tämä tarkoittaa, että jokainen osa – yksittäisestä postilapusta laskimeen – menee johonkin näistä kentistä, jotta se voidaan laittaa myöhemmin uudelleen pois. Asiantuntijat suosittelevat järjestelmän miettimistä etukäteen, joko vasemmalta oikealle tai ulkopuolelta sisälle – sillä ei ole väliä. Pääasia on, että jokainen arkki, jokainen kynä, jokainen tiedosto ja jokainen tiedostokansio poistetaan työpaikalta yksitellen ja noudetaan vain kerran. Välipaaluja ei ole, se vie vain aikaa. "Jäte" on itsestäänselvyys. "Edelleenlähetys" kerää kaiken, mitä voidaan delegoida tai pitää viedä muualle, kuten arkistoon, takaisin kirjastoon tai kirjahyllylle.

Asiat, jotka pitää laittaa takaisin laatikkoon tai pöydälle ja työstää pienen pöydän siivouksen jälkeen, laitetaan työpaikalla tilauksen yhteydessä "Tärkeää" -ruudukkoon. Halutessasi voit hyödyntää sitä, että olet jo hetken miettinyt kyseistä aihetta ja kirjoittaa seuraavan vaiheen post-it-lappuun ja liimata siihen. Tämä säästää jonkin verran aikaa jatkotyöskentelyyn, mutta ole varovainen: älä hermostu, vain yksi tai kaksi avainsanaa ja ei monimutkaisia ​​romaaneja. ”Akut” kerää yhteen asioita, jotka voidaan tehdä joko välittömästi tai heti siivouksen jälkeen ja jotka vievät alle muutaman minuutin: esimerkiksi leimaus, allekirjoitus ja kirjeen edelleenlähetys, ajanvaraus tai tapaamisen siirtäminen.

Joten, tässä mennään: kuitti kumikarhuista ja yskätippoista? Hukkaa! Yskäpisarat itsestään? Jos ne ovat vielä syötäviä: anna ne eteenpäin – ota ne kotiin mukaasi. Jos niissä on mattapintainen pinnoite tai haisee jotenkin oudolta: mene kuitille. Kuulakärkikynä, joka ei enää toimi ja jolle halusit etsiä uutta täyttöä: jäte. Kansio, jossa on ideoita uusiin projekteihin: kiinnitä siihen post-it-lappu "siivoa!" kirjoita se siihen ja laita se "Tärkeää" -kenttään. Tiedosto, jossa "kiireellinen" post-it -lappu näyttää jo hieman rapeelta? Lue läpi ja joko eteenpäin, eli delegoi, tai tärkeälle alueelle.

Kun pöydän pinta on täysin tyhjennetty, laatikot tyhjennetty ja arkistokaappi vapaa vanhoista esineistä, siirrytään siivouskaappiin: kaikki pinnat pyyhitään, tietokone, näppäimistö ja tulostin pölytetään ja laatikot imuroidaan. Ensin joka päivä tarvitsemasi tavarat laitetaan takaisin paikoilleen. Luit oikein: heidän paikkansa. Ja sille, jolle ei ole väliä, osoitetaan yksi tai kysytään lyhyesti mutta rajusti: Tarvitsenko todella kahta erikokoista rei'itystä, kolme viivainta, arviolta 25 kynää ja kaksi kynäkuppia työhön? Tarpeettomat tavarat menevät takaisin varastoon tai kunnosta riippuen roskakoriin.

Jälkeenpäin ylimmän pöydän laatikossa on pyyhekumit, enintään viisi lyijykynää ja sama määrä kuulakärkikyniä tai -lappuja, muistilehtiö menee puhelimen viereen ja lukematon posti pieneen koriin, joka toimi aiemmin yllätysmunien hahmojen kaatopaikkana, paperiliittimien kaatopaikkana ja onnittelukorttien välivarastoina ja jonka sisältö joutui "melko paljon" -kenttään. Lyhyesti: The Työpöytä lajitellaan vanhan logiikan, mutta myös tämän hetken tarpeiden mukaan - jolloin työssä kuluu vähemmän aikaa työläisiin etsintöihin. Roskakori menee roskakoriin ja "eteenpäin"-ruudun tavarat menevät paikkaan tai henkilöön, jolle heidän täytyy mennä. Täydellinen? Puhdas? Onnittelut, tehtävä suoritettu.

KAHdeksAN PISTEEN JÄRJESTELMÄ PYSYVÄÄ TILAUSTA VARTEN

Kuten hyvin tiedetään, kaaos työpaikalla ei synny itsestään, vaan lisääntyy huomattavasti. Yksi huuhtelematon kahvikuppi muuttuu nopeasti kahdeksi tai kolmeksi - eikä kukaan tiedä, mistä neljäs tuli. Tämä yksi tuloste, jonka lukemiseen ja tekemiseen olisi pitänyt kulua paljon aikaa, on kasvanut jo kauan sitten samansisältöisten asiakirjojen pinoksi. Ja laatikko, jossa säilytetään tavaroita, joita voisi luultavasti käyttää uudelleen jossain vaiheessa, mutta joita et ole koskaan käyttänyt uudelleen, on pian täynnä saumoja.

Joten vaikka olisit kunnollinen ihminen, on hyvä idea lisätä kalenteriisi kaksi päivämäärää vuodessa: "Pieni työpöydän siivous." Koska joulusesonki on melko stressaavaa ja tammikuu rennompaa, tammi- ja kesäkuuta suositellaan hyviksi valinnaiksi - jos lähestyt sitä puolen vuoden välein, kampanja ei vie paljoa aikaa.

Seurataan kahdeksan pistettä Tämä kannattaa silti pitää mielessä ympäri vuoden.

1. Laita takaisin: Anna asioiden elää paikoillaan ja laita ne takaisin käytön jälkeen.
2. Heitä pois: Käytä roskakori välittömästi.
3. Huomio: Suuri muistilehtiö monien helposti kadonneiden pienten muistiinpanojen sijaan helpottaa työtä, kun puhelinnumerot on mentävä osoitekirjaan ja tapaamiset nopeasti oikeaan kalenteriin illalla.
4. Rakenne: Sama arkistointijärjestelmä tietokoneella kuin työpöydällä ja sama rakenne fyysisille ja digitaalisille kansioille auttaa pitämään työpaikan siistinä ja löytämään asiat nopeasti.
5. Hierarkkinen arkistointi: ajankohtaisimmat asiat menevät yläreunaan ja vähiten kiireelliset asiat alas.
6. Kesytä kaapelit: lajittele nauhat ja mieluiten anna sotkeutuneiden kaapelien kadota kokonaan laatikoihin.
7. Kiinnitä huomiota valikoimaan: Säilytä usein käytetyt tavarat lähellä ja harvoin käytetyt tavarat kauempana.
8. Siivoaminen illalla: Jos järjestät työpöytäsi joka ilta, aloitat seuraavan työpäivän rennommin.

Miksi minun pitäisi pitää järjestystä toimistossa?

Sinun tulee pitää toimisto siistinä, koska haluat. Huomaat kuitenkin usein, että sinulta puuttuu motivaatiota. On kaksi hyvää syytä, miksi sinun pitäisi purkaa.

1. Työpaikka heijastaa sisäistä elämääsi ja kertoo ympärilläsi oleville, millainen persoonallisuustyyppi olet.
2. Pomot rakastavat siististi siistejä toimistoja ja työtasoja. Psykologi Cary Cooper havaitsi kyselynsä jälkeen, että neljä viidestä johtajasta valitsee työntekijät, joilla on siisti työpöytä.

Toimisto toimii projektiopinnana: Monien mielestä epäsiisti sihteeri on epävakaa persoonallisuus. Tiedämme, että on järjetöntä laittaa kollegoita laatikoihin. Mutta vietämme paljon aikaa töissä, emmekä voi välttää työpaikkamme personointia. Yksi tai kaksi kasvia, kuvia perheestä, suklaata tai suosikkikirjaasi lounastauolle. Tiedostamatta paljastat paljon itsestäsi työympäristöllesi. Kollegasi tietävät, miten työskentelet, tietävät mieltymyksesi ja he arvioivat statussymboleidesi perusteella, käytätkö kyynärpäitäsi päästäksesi huipulle.

Järjestyksen luominen työpaikalla on järkevää. Sinulla on valtava vaikutus siihen, kuinka haluat ympärilläsi olevien näkevän sinut.

Miten luon järjestyksen toimistossa?

Nopein ja helpoin vaihtoehto: Hanki tilava laatikko. Lakaise kaikki, mitä siellä on. Ne kaikki pyyhkivät Toimistokalusteet kostealla liinalla. Ota ensin kaikki tärkeät asiat pois laatikosta ja aseta niille paikka. Tee sitten loput. Hävitä tarpeettomat tavarat silmää räpäyttämättä. Et voilà: siivoa työpöytäsi! Tilaa työpaikalla! Tilaa toimisto!

Edistääkö työpaikan järjestys keskittymistä?

Vahva kyllä. Kun olet siivonnut työpaikkasi perusteellisesti, voit kohdata jokapäiväisen työn vaatimukset tietoisemmin ja keskittyneemmin. Vältät sisäistä stressiä ja säästät elämäsi tärkeimmän resurssin: ajan.

Johtopäätös

Järjestyksen luominen työpaikalla voi olla hauskaa, kun ymmärtää, että olet vastuussa. Ne vaikuttavat siihen, miten sinut nähdään ja mitä kykyjä sinulle annetaan. Saat paremman keskittymiskyvyn ja ajan. Saat elämänlaatua. Vakuuttaako se sinut?

Asiantuntijan vinkki: Tyhjennä työpöytäsi

Aloita keskittymällä!

Jotta sinulla olisi mahdollisuus työskennellä mahdollisimman tehokkaasti ja häiriöttömästi, työpöytäsi tulee olla mahdollisimman tyhjä. Sijoita tänne vain ne asiat, joita todella tarvitset ja haluat tehdä pian.
Siellä vuosia ilman valvontaa olleet tavarat voidaan hävittää turvallisesti. Tavaroiden, joita tarvitset usein, tulee olla helposti ulottuvilla.