Toimiston suunnittelu: näin suunnittelet toimistosi niin, että työskentely todella sujuu
Toimisto on helppo kalustaa nopeasti. Toimisto, jossa työskennellään mielellään ja terveellisesti, syntyy kuitenkin vain suunnittelun avulla. Jos ostat ensin kalusteet ja huomaat vasta sen jälkeen, että laatikosto tukkii oven, valo heijastuu näyttöön eikä kolmannelle tiimin jäsenelle ole enää tilaa, maksat kaksinkertaisesti: rahassa ja hermoissa.
Tässä oppaassa kerromme, miten ammattimainen toimiston suunnittelu etenee vaihe vaiheelta: tarvekartoituksesta pohjaratkaisuun, ergonomiaan ja valaistukseen sekä akustiikkaan, säilytystilaan ja kaapelinhallintaan. Saat myös konkreettisia mittoja, työtiloja koskevien määräysten tärkeimmät lähtökohdat ja vastauksen siihen, miten suunnittelet niin, että toimistosi kasvaa tiimin mukana.
Mikä voi mennä pieleen toimiston suunnittelussa (ja miten vältät sen)
Toimistoa suunniteltaessa huolenaiheet ovat yleensä samat. Ne ovat aiheellisia, mutta ratkaistavissa:
- Väärin käytetty tila: Liian ahtaat kulkureitit, kalusteet väärällä seinällä, käyttämättömät nurkat.
- Huono valaistus ja johtosotku: Häikäisy, varjot työpöydällä, kompastumisvaarat pöydän alla.
- Selkäkipuja tiimissä: Tuoli tai pöytä, jota ei voi säätää, kostautuu viikkojen päästä, ei tuntien.
- Kalliit virheostokset: Kalusteet, jotka eivät sovi tilaan tai eivät enää riitä seuraavan uuden työntekijän tullessa.
- Epävarmuus määräyksistä: Kuinka paljon tilaa kullekin työpisteelle kuuluu, mitä lainsäädäntö edellyttää?
Ratkaisu on aina sama: suunnittele suuresta pienempään. Ensin tila ja tarpeet, sitten vyöhykkeet ja kulkureitit, ja vasta lopuksi yksittäiset työpisteet ja kalusteet.
Vaihe 1: tarvekartoitus ja pohjapiirros
Ennen kuin valitset yhtäkään tuolia, kerää faktat. Mittaa jokainen tila ja merkitse pohjapiirrokseen ikkunat, ovet, patterit, pistorasiat ja dataliitännät. Selvitä sitten:
- Kuinka monta työpistettä tarvitset tänään ja kahden tai kolmen vuoden kuluttua?
- Kuka työskentelee pääasiassa keskittymistä vaativissa tehtävissä, kuka puhuu usein puhelimessa, kenellä on asiakaskontakteja?
- Mitä lisätiloja tai -alueita tarvitaan: neuvottelutila, taukoalue, arkisto, tulostin?
Kuinka paljon tilaa työpiste tarvitsee?
Ohjearvona näyttöpäätetyöpisteille pidetään 8–10 m² yhden hengen tai ryhmätoimistossa ja 12–15 m² avotoimistossa, aina mukaan lukien suhteellinen osuus kulku- ja aputiloista. Lisäksi työtilamääräykset (ASR A1.2) edellyttävät työpisteelle vähintään 1,5 m² vapaata liikkumatilaa, jonka syvyyden tulee olla vähintään 1 m.
Vyöhykkeitä kalusterivien sijaan
Hyvässä toimistokonseptissa tila jaetaan tehtävien mukaan, ei sattumanvaraisesti:
- Keskittymisalue: rauhalliset työpisteet mahdollisimman kaukana kulkuväylistä ja taukokeittiöstä.
- Viestintäalue: neuvottelupöytä, seisomapalaveri, puhelinkoppi.
- Tauko- ja vastaanottoalue: täällä ratkaistaan ensivaikutelma asiakkaiden ja työnhakijoiden silmissä.
Kulkuväylät ja poistumistiet
Suunnittele pääkulkuväylät vähintään 1 m leveiksi ja pidä poistumistiet ja ovet jatkuvasti vapaina. Käytännön vinkki: piirrä reitti sisäänkäynniltä taukokeittiöön ja tulostimelle. Jos se kulkee keskittymistä vaativan työpisteen läpi, tilajako ei ole vielä kunnossa.
Vaihe 2: ergonomia ja valaistus
Ergonominen toimistosuunnittelu ratkaisee, työskenteleekö tiimisi terveellisesti vielä kolmen vuoden kuluttua. Tärkeimmät säätökohdat:
Työpiste yksityiskohtaisesti
- Kirjoituspöytä: Suositeltu koko on 160 × 80 cm, jotta näytölle, näppäimistölle ja asiakirjoille on riittävästi tilaa.
- Näyttö: etäisyys noin 50 bis 70 cm, yläreuna silmien korkeudella tai hieman sen alapuolella.
- Istuuma-asento: jalat tasaisesti lattialla, reidet vaakasuorassa, kyynärpäät noin suorassa kulmassa pöytälevyyn nähden.
- Toimistotuoli: istuinkorkeuden, istuinsyvyyden, selkänojan ja käsinojien on oltava säädettävissä yksilöllisesti. Sopivia malleja löydät ergonomisten toimistotuolien valikoimasta ja kaikkien toimistotuolien yleiskatsauksesta.
Istu, seiso, liiku
Paras istuma-asento on se, josta noustaan säännöllisesti ylös. Korkeussäädettävä kirjoituspöytä tekee istumisen ja seisomisen vaihtelusta luontevan osan työpäivää. Jos samalla työpisteellä työskentelee useampi henkilö, esimerkiksi desksharing-mallissa, hyöty on kaksinkertainen: jokainen säätää korkeuden itselleen sopivaksi sekunneissa. Lisää vaihtoehtoja löydät kirjoituspöytien kategoriastamme.
Suunnittele valaistus oikein
- Näyttöpäätetyössä ASR A3.4:n mukaan työpisteessä on tavallisesti 500 Lux.
- Sijoita näytöt sivuttain ikkunaan nähden, ei koskaan sen eteen tai suoraan sitä vastapäätä, jotta vältät häikäisyn ja heijastukset.
- Yhdistä päivänvalo häikäisemättömään työpistevalaisimeen ja epäsuoraan yleisvalaistukseen.
Vaihe 3: akustiikka, säilytystila ja kaapelinhallinta
Melu heikentää keskittymistä
Pääasiassa henkisessä työssä ASR A3.7:n mukaan arviointitason on oltava enintään 55 dB(A). Avoimissa toimistoissa tähän päästään vain äänieristyksellä: väliseinät, pöytäsermit, akustiikkapaneelit ja pehmeät materiaalit vaimentavat jälkikaiuntaa ja puheensorinaa. Sopivia ratkaisuja löydät kohdasta Akustiikka & tilanjako.
Järjestys on suunnittelukysymys
Epäjärjestystä syntyy siellä, missä säilytystilaa puuttuu tai se on liian kaukana. Suunnittele se siis mukaan heti alusta alkaen:
- Henkilökohtainen säilytystila työpisteellä: pyörällinen laatikosto pöydän alle, jonka voi tarvittaessa siirtää syrjään.
- Yhteinen säilytys: Toimistokaapit ja toimistohyllyt asiakirjoille, tarvikkeille ja arkistolle, mieluiten seinustalle keskittymisalueen ulkopuolelle.
- Kaapelinhallinta: Kaapelikourut, pöytälevyn alle kiinnitettävät kaapelihyllyt ja kytkimellä varustetut jatkojohdot pitävät lattiat vapaina ja kompastumisriskit loitolla.
Suunnittele joustavasti: kun tiimi kasvaa
Jäykät tilakonseptit tulevat kalliiksi heti, kun tiimi muuttuu. Nämä suunnitteluperiaatteet pitävät sinut joustavana:
- Modulaarinen mieluummin kuin mittatilaus: Standardoidut pöydät ja laatikostot on helppo järjestää uudelleen ja laajentaa.
- Varaa kasvunvaraa: Jätä tarkoituksella yksi tai kaksi paikkaa tai alue vapaaksi sen sijaan, että täytät jokaisen neliömetrin.
- Sama perusvarustus: Yhtenäiset tuolit ja pöydät tekevät tiimin sisäisistä siirroista ja lisätilauksista vaivattomia.
- Tarkista desk sharingin tarve: Jos etätyötä tehdään paljon, usein riittää suhde alle yksi työpiste työntekijää kohden. Se säästää tilaa ja kalusteita.
Myös budjetin kannalta suunnittelu kannattaa: sijoita ensin siihen, mitä käytetään päivittäin kahdeksan tuntia, eli tuoliin ja pöytään. Lisävarusteita ja säilytysratkaisuja voi täydentää myöhemmin.
Hyvän toimistovarustuksen peruspaketti
- Työpiste: korkeussäädettävä työpöytä ja ergonominen toimistotuoli
- Säilytys: pyörällinen laatikosto, toimistokaapit ja toimistohyllyt
- Rauha: akustiikka- ja tilanjakajat
- Kokonaisuus yhdellä silmäyksellä: kaikki toimistokalusteet yhdellä silmäyksellä
Lisää ideoita sisustukseen suunnittelun jälkeen löydät oppaastamme toimiston sisustaminen: vinkkejä ja ideoita täydelliseen toimistoon.
Seuraava askeleesi
Mittaa tilasi, piirrä karkea pohjapiirros ja määritä vyöhykkeet. Sen jälkeen valitset kalusteet, ja se on selkeän suunnitelman avulla huomattavasti helpompaa. hjh OFFICE tarjoaa kaiken yhdestä paikasta: toimistotuolit, työpöydät, toimistokalusteet ja lisävarusteet täydelliseen toimistovarustukseen. Jos sinulla on kysyttävää suunnittelusta, tiimimme neuvoo sinua mielellään henkilökohtaisesti.