Vinkkejä toimiston organisointiin

Järjestelmällinen järjestys, jotta kaikki tavarat ja asiakirjat löytyvät nopeasti

TIETOA TOIMISTON ORGANISOINNISTA

Työskentely toimistotiloissa, joissa työpiste on järjestetty tehottomasti, vie aikaa, energiaa ja viime kädessä myös rahaa. Jos mahdollisimman stressitön ja keskittynyt työskentely on sinulle tärkeää, tavoitteellinen toimiston tai kirjoituspöydän organisointi voi auttaa. Hyvin suunniteltu ja toteutettu työalue mahdollistaa keskittyneen ja motivoituneen työskentelyn, mikä hyödyttää pitkällä aikavälillä kaikkia osapuolia.

Sisältö

1. Oikea työpisteen suunnittelu

• Tehokkaat kalusteet ja varusteet

• Toimiston organisoinnin säilytysjärjestelmä

2. Järjestelmällinen organisointi työpisteellä

• Järjestys pöydällä

• Toimistotarvikkeiden käsittely

3. Ajanhallinta ja tavoitteiden asettaminen

• Työajan suunnittelu

• Keskittyminen tavoitteisiin

4. Yhteenveto – toimiston organisoinnin ABC

Oikea työpisteen suunnittelu

TEHOKKAAT KALUSTEET JA VARUSTEET

Toimiston organisoinnissa toimistokalusteilla on ratkaiseva merkitys. Jos istut pöydän ääressä, jota ei ole suunniteltu ergonomisesti, kipu tai ainakin pitkäaikaisesti epämukava istuma-asento häiritsee usein työntekoa. Tärkeisiin toimiston organisoinnin vinkkeihin kuuluu siksi sopivan pöydän lisäksi myös oikeanlainen toimistotuoli, joka on säädetty yksilöllisen istuma-asentosi ja kokosi mukaan ja tekee työskentelystä miellyttävää. Ergonomisten istuinkalusteiden hyöty ei tule esiin vasta silloin, kun on jo liian myöhäistä ja tuntikausien virheasennosta johtuvat kivut ovat jo ehtineet vakiintua.

Niillä on ennen kaikkea ennaltaehkäisevä vaikutus, ja ne auttavat sinua työskentelemään ilman jännitystiloja ja ryhtiongelmia. Lisäksi myös toimistovalaistus kuuluu tehokkaaseen järjestykseen työpisteellä. Se on osa toimivaa toimiston organisointia ja tärkeä näkökulma työsuojelun kannalta. Toimiva valaistusratkaisu auttaa ylläpitämään suorituskykyäsi ja vaikuttaa olennaisesti hyvinvointiisi työn aikana.

TOIMISTON JÄRJESTELY ARKISTOINTIJÄRJESTELMÄ

Merkittävä osa toimiston järjestyksestä ja työpisteen siisteydestä syntyy tarkoituksenmukaisen arkistointijärjestelmän avulla. Sen ansiosta tarvittavat asiakirjat ja työaineistot ovat nopeasti saatavilla, ja se tukee toimivaa tiedonhallintaa. Sopiva konsepti edellyttää järjestelmällisyyttä, joka sopii sinulle ja työskentelytapasi kanssa ja on tarvittaessa myös kollegoidesi käytettävissä. Tehokkaat toimiston organisointivinkit arkistointiin voivat koskea sekä paperisia asiakirjoja että digitaalisia tietoja.

Hyödynnä toimintamallia, jossa luot järjestysrakenteen esimerkiksi asiakkaiden tai aihealueiden mukaan. Se toimii rakennussarjan tavoin, ja sitä voi laajentaa ja täydentää joustavasti. Päivitä aineistosi jokaisen työpäivän päätteeksi ja poista samalla tiedot, jotka eivät enää ole olennaisia, jotta arkistointijärjestelmäsi pysyy aina ajan tasalla. Ota tavaksi lisätä uudet sisällöt järjestelmääsi mahdollisimman pian.

Järjestelmällinen organisointi työpisteellä

JÄRJESTYS PÖYDÄLLÄ

Jotta voisit työskennellä mahdollisimman tehokkaasti ja häiriöttömästi, työpöytäsi tulisi olla mahdollisimman tyhjä. Tietokoneen, puhelimen ja kirjoitusvälineiden lisäksi pöydällä tulisi siis olla vain ne mapit ja asiakirjat, joita kyseisenä päivänä tarvitaan. Et yleensä tarvitse monitasoista lokerikkojärjestelmää etkä valikoimaa erilaisia muistilehtiöitä.

Käytä yhtä muistikirjaa ja valitsemaasi arkistointijärjestelmää, kaikki muu vain lisää epäselvyyttä. Monille sopii hyvin asiakirjojen merkitseminen eri väreillä, toiset taas arvostavat selkeää välilehtijärjestelmää. Käytä toimistosi organisointiin apuvälineitä, jotka helpottavat työtäsi eivätkä vaikeuta sitä lisää. Myös toimiva kaapelinhallinta voi auttaa pitämään työpisteen siistinä. Tämä pätee erityisesti silloin, kun käytössä on paljon tekniikkaa.

TOIMISTOTARVIKKEIDEN KÄSITTELY

Toimiston järjestystä tukevat asiakirjakaapit, arkistorekisterit, laatikostot pyörillä ja pöydällä olevat materiaalit. Tässä kannattaa pitää lähellä vain ne kaapit, jotka ovat työn kannalta olennaisia. Monissa toimistoissa on metrien edestä kansioita, jotka voitaisiin jo siirtää arkistoon. Kevennä arkeasi selkeällä kaappijärjestelmällä, josta löydät heti tarvitsemasi. Työpöydälläsi ovat ihannetapauksessa vain ne kirjoitustarvikkeet, joita todella käytät. Karsi aina pois rikkinäiset ja tarpeettomat tavarat. Usein niitä on aluksi huomattavasti yli puolet koko määrästä. Jos sinulla on taipumusta luovaan kaaokseen, huolehdi siitä, että siivoat työpisteesi jokaisen päivän päätteeksi ja valmistelet sen seuraavaa käyttöä varten. Tämä ei ainoastaan auta seuraavan päivän hyvää aloitusta, vaan luo myös päivän päätteeksi selkeän päätöksen tunteen ennen ansaittua vapaa-aikaa.

Ajanhallinta ja tavoitteiden asettaminen

TYÖAJAN SUUNNITTELU

Toimiva toimiston organisointi ei koostu vain toimiston järjestyksestä ja työpisteen organisoinnista, vaan myös käytettävissä olevan ajan tehokkaasta hyödyntämisestä. Viikkosuunnitelma voi auttaa sinua jäsentämään tulevat tehtävät järkeväksi ajalliseksi kokonaisuudeksi. Voit varata päivittäisille rutiinitehtäville, kuten sähköpostien käsittelylle ja puheluille, kiinteän ajan. Lisäksi voit varata oman ajanjakson työprojekteille ja kokouksille. Myös tauoille ja odottamattomille tilanteille varattu aika on hyödyllinen.

Pienen osan työajasta kannattaa jäädä avoimeksi eikä sitä tulisi suunnitella etukäteen. Voit käyttää sitä, jos jonkin ajanjakson aikana tulee kiire tai jos tarvitset työsi luonteen vuoksi yleisesti pelivaraa. Varaa aikaa viikkosuunnitelmalle, jossa aiheet jaetaan sopiviin kokonaisuuksiin, ja aloita jokainen työpäivä päiväkohtaisella suunnitelmalla sekä siihen kuuluvalla tehtävälistalla.

KESKITY TAVOITTEISIIN

Laaditun aikataulun tueksi suositellaan jäsenneltyä lähestymistapaa eri tehtäväalueisiin. Työn toteutuksessa on tärkeää pitää varsinaiset tavoitteet mielessä kustannus-hyötyanalyysin näkökulmasta. Tehtävät voidaan jakaa eri tärkeysluokkiin. Niitä ei tehdä vain siksi, että ne ovat kuuluneet päivittäisiin rutiineihin jo pitkään, vaan siksi, että ne ovat edelleen olennaisia. Tehottomia toimintatapoja saa kyseenalaistaa ja myös poistaa käytöstä.

Tarvittaessa tehtäviä voidaan delegoida ja jakaa useammalle henkilölle. Jätä hyvästit liialliselle multitaskaamiselle. Toimivaksi on osoittautunut keskittyminen yhteen tavoitteeseen ja siihen liittyvän työn tekeminen järjestelmällisesti ja ennen kaikkea yksi asia kerrallaan. Mitä useamman osa-alueen on toimittava rinnakkain, sitä haastavampaa päivän suunnitellun tavoitteen saavuttaminen on. Varaa vähintään kerran kuukaudessa tunti aikaa työskentelytapasi kriittiseen tarkasteluun ja tarvittaessa sen parantamiseen.

Yhteenveto - Toimiston organisoinnin ABC

Toimiva toimiston organisointi on välttämätöntä tuottavan työpäivän varmistamiseksi ja päivittäisestä työmäärästä suoriutumiseksi. Se helpottaa työprosesseja, poistaa rakenteista johtuvaa ylimääräistä ajanhukkaa ja auttaa parantamaan päivän kulkua. Sopivat tuotteet, oikeanlaisesta tuolista täydelliseen säilytysjärjestelmään, helpottavat työtäsi.

• Järjestelmät auttavat jäsentämään kokonaisuuksia.

• Siistit pöydät edistävät keskittynyttä työskentelyä.

• Sopivat kalusteet mahdollistavat ergonomisen ja terveellisen työskentelyn.

• Hyvä ajankäytön suunnittelu tekee työskentelystä tehokkaampaa ja sujuvampaa.

• Rutiinien rikkominen ja tavoitteiden asettaminen optimoivat työntekoa.

• Toimiston oikea organisointi säästää pitkällä aikavälillä aikaa ja rahaa. 

Viime kädessä siisti toimisto lisää myös tyytyväisyyttä merkittävästi. Liiallinen kuormitus ja kaaos ovat vain harvoille ihmisille ongelmattomia hallita. Useimmille miellyttävä ja jäsennelty työympäristö on hyödyllinen ja tukeva.