Jokaisen esimiehen etujen mukaista on, että työntekijät viihtyvät työpaikallaan. Myös työilmapiirin kannalta siistiin kirjoituspöytään lisätty henkilökohtainen silaus voi olla hyvinkin hyödyllinen, kuten lukuisat tutkimukset osoittavat. Esimerkiksi säännöllisesti päivitetty kuva lapsista antaa aiheen jutella kollegan kanssa joskus muustakin kuin uudesta laskutusohjelmasta. Pieni seuratunnus kutsuu vaihtamaan ajatuksia Bundesliiga-joukkueen menestyksestä viime viikonloppuna. Kuten lähes kaikissa elämän asioissa, myös tässä juuri määrä ratkaisee eron sen välillä, onko jokin ”ilmapiiriä edistävää” vai ”uraa haittaavaa”.
Työntekijän kirjoituspöytä käyntikorttina
Sama pätee henkilökohtaisiin tavaroihin kuin järjestykseen työpisteellä: pomo kyllä huomaa työpisteen kunnon ja tekee siitä omat johtopäätöksensä. Esihenkilöllä ei tosin yleensä ole mitään sitä vastaan, että työntekijä asettaa esille kasvin, muutaman valokuvan tai yhden (!) faniviirin. Tässäkin on kuitenkin poikkeuksia, jotka erityisesti uusien työntekijöiden kannattaa selvittää mahdollisimman nopeasti, ennen kuin he esimerkiksi asentavat diskopallon kirjoituspöydän yläpuolelle tai virkkaavat toimistotuolin ympärille päällisen. Mahdollinen poissulkeva tekijä on esimerkiksi se, jos toimistossa käy asiakkaita; tässä asiassa yritykset noudattavat usein omia ohjeistuksiaan, joita on tietenkin syytä noudattaa. Ja vaikka tällaisia ei olisikaan, ei ole pahitteeksi luoda tarkkaileva katse osastolle tai jopa esihenkilön huoneeseen: jos pomolla ja kollegoilla on henkilökohtaisia tavaroita kirjoituspöydällä, jonkinlainen koristelu on lähtökohtaisesti sallittua. Jos haluat varmistua asiasta, ota se vain puheeksi.
Toimisto käyntikorttina
Periaatteessa toimisto, etenkin avotoimisto, on myös käyntikortti, joka kertoo paljon yrityksen luonteesta. Vallitseeko siellä kodikas tunnelma ja paljon tilaa yksilöllisyydelle vai viimeistelty ja selkeästi jäsennelty työympäristö, jossa henkilökohtaiset ominaisuudet tai tarpeet alistetaan työjärjestykselle? Myös työpöydistä voi tehdä päätelmiä työntekijän luonteesta: se, joka sisustaa työpisteensä hillitysti ja tyylitajuisesti, viihtyy todennäköisesti toimistossa. Se taas, joka "koristelee" työpöytänsä korkeintaan työvälineillä tai lounastauon sivusaaliilla, kuten sinappipusseilla tai pikaruokalan lautasliinoilla, haluaa luultavasti nopeasti kotiin. Viime kädessä haluttu yleisilme riippuu myös toimialasta, jolla yritys toimii. Vakuutusyhtiön kirjanpito-osasto eroaa selvästi muotisuunnittelutoimiston luovasta työpajasta.
Koskee myös työpöytää: oikea mitta ratkaisee
Kuten aina, ratkaisevaa on oikea mitta. Työntekijät, joiden työpöytä näyttää Ballermannin krääsäkojulta, luokitellaan esihenkilöiden, kollegoiden ja mahdollisten vierailijoiden silmissä herkästi kaoottisiksi, epäammattimaisiksi tai huolimattomiksi. Jos kollegan työpöydällä on tuskin muuta kuin tietokone ja paperiarkki, voi helposti syntyä vaikutelma, että kyseessä on tylsä, epäluova tai jopa tehoton työntekijä. Siksi yllätysmunafiguurien armeijat, Matchbox-autojen prikaatit tai pehmolelukokoelmat kuuluvat kotihyllyyn; oma työpöytälamppu, kehystetty perhe- tai lomakuva tai hyvin hoidettu viherkasvi sen sijaan sopivat hyvin työpöydälle. Tällä tavoin sisustettu työpiste edistää tutkimusten mukaan jopa luovuutta, ja siksi myös esihenkilöt katsovat sitä usein hyvällä.
Työpöydän sisustus oikeudellisena kysymyksenä
Mutta miltä asia näyttää työoikeuden näkökulmasta: onko työntekijöillä oikeus sisustaa työpisteensä vapaasti? Selkeä sekä että! Aiheessa on kaksi puolta, koska esihenkilön työnjohto-oikeus törmää työntekijän henkilökohtaisiin oikeuksiin. Esimerkiksi pomo saa oikeudessa tukea kannalleen silloin, kun hän vetoaa asiakaskontakteihin. Työntekijät edustavat asiakkaille yritystä myös työpisteidensä kautta. Avotoimistossa henkilökohtaiset makumieltymykset ovat hieman vähemmän, mutta silti yhä selvästi, arvostelun kohteena. Vähiten pomo voi puuttua erilliseen toimistohuoneeseen, jota asiakas ei normaalisti koskaan näe.
Niin ei pitäisikään. Näin päättelevät ainakin sellaisten tutkimusten tekijät, joissa kuvataan, että koristeltu työpiste voi myös auttaa työntekijöitä samaistumaan paremmin työhönsä. Toki rajojakin on, esimerkiksi silloin, jos jotakuta voivat häiritä koriste-esineet. Kuukauden Playboy-pinup ei kuulu ilmoitustaululle sen enempää kuin fallos-pullonavaaja kynätelineeseen tai kaksimieliset aforismipostikortit näytön viereen. Tällainen katsotaan seksistiseksi ja siten selvästi syrjiväksi. Jos työntekijä valittaa viereisellä pöydällä olevasta loukkaavasta materiaalista, esimiehen on puututtava asiaan.
Vaatteet, kengät, kosmetiikka tai käsilaukut
Myöskään kosmetiikka, kengät tai käsilaukut eivät kuulu työpisteelle. Tietenkin on käytännöllistä, että toimistossa on varavaatekerta, eikä esimiehellä yleensä ole sitä vastaan mitään. Säilytyspaikkaan hänellä voi kuitenkin olla huomautettavaa. Vaatteet tulisi säilyttää niin, etteivät ne ole näkyvillä. Jos toimistossa ei ole vaatekaappeja, työpöydän laatikko voi hyvin toimia pienenä vaatevarastona. Myöskään kynsilakka, käsivoiteet, hammasharjat tai deodoranttisuihkeet eivät kuulu työpöydälle, vaan ne tulisi säilyttää poissa näkyvistä. Muut yksityiset tavarat, kuten keskeneräinen kirja, jota työmatkalainen lukee junassa matkalla töihin, tai aurinkolasit, voidaan normaalisti hyvin säilyttää työpöydän pinnalla.
Entä kasvit toimistossa?
Myöskään suuria kasveja toimistossa ei lähtökohtaisesti tarvitse vastustaa (katso myös artikkeli Kasvit toimistossa). Raikas vihreys parantaa yleensä toimiston ilmanlaatua ja luo miellyttäviä visuaalisia yksityiskohtia, joiden on todistettu rentouttavan silmiä. Tuskinpa löytyy montakaan ihmistä, joka pitäisi kasvia rumana. Tästä huolimatta pätee myös tässä: kysy ensin. Erityisesti rajatapauksissa, jos toimistoon aiotaan tuoda esimerkiksi miehenkorkuinen jukkapalmu tai täti Gertrudelta peritty kumipuu, on parempi pyytää esimiehen ja kollegoiden suostumus etukäteen. Lattialla eikä työpöydällä olevien kukkaruukkujen kohdalla on huolehdittava siitä, etteivät ne ole kulkureiteillä ja siten riko paloturvallisuusmääräyksiä.
Huonekalujen siirtely toimistossa vain esimiehen luvalla
Raja työpisteen koristeellisen sisustamisen ja sisustusarkkitehtonisen muutoksen välillä ylittyy muuten siinä vaiheessa, kun huonekaluja aletaan siirrellä. Työntekijät eivät saa puuttua toimiston sisustukseen siirtämällä työpöytäänsä, asettamalla toimistotuoliaan sen toiselle puolelle tai muuttamalla hyllyä tilanjakajaksi. Jos työntekijä esimerkiksi pystyttää kokonaisen kirjahyllyseinän, sekään ei ole mahdollista ilman esimiehen etukäteistä lupaa. Tällaiset muutostyöt muuttuvat muuten syrjiviksi, jos huonekalut tai säilytysratkaisut asetellaan niin, ettei työpöydän vieressä istuvaa kollegaa enää tarvitse nähdä.