On olemassa kiinnostavia tutkimuksia, joiden mukaan työntekijöiden ei pitäisi työskennellä enemmän vaan tehokkaammin. Työt, jotka tehdään tavallisessa 40 tunnin työviikossa, voitaisiin saada valmiiksi myös 30 tunnin työviikossa. Tehokas työskentely ei riipu työajasta, vaan siitä, miten käytettävissä oleva aika hyödynnetään ja millaiset olosuhteet työntekijälle tarjotaan.
- Miksi et voi työskennellä tehokkaammin?
- Lisää työtehokkuutta toimistossa: pidä tärkein mielessä
- Työskentele toimistossa tuottavammin: pidä taukoja
- Yhteenveto: Tehokkaampaa työskentelyä toimistossa jäsentelyn, taukojen ja oikeanlaisen kalustuksen avulla
Miksi et voi työskennellä tehokkaammin?
Myönnettäköön, että tämä kysymys voi tuntua joistakin loukkaavalta. Tosiasia kuitenkin on, että useimmat työntekijät haluavat työskennellä tehokkaammin, mutta eivät onnistu siinä. He työskentelevät pidempään ja yrittävät lisätä työn tuottavuutta. He tekevät yhä enemmän ylitöitä eivätkä silti saavuta toivottua tulosta. Syynä on se, että pidemmillä työajoilla ei voi työskennellä tuottavammin. Sen sijaan käytettävissä oleva aika on hyödynnettävä paremmin. Tässä on ero käsitteiden ”tehokkuus” ja ”vaikuttavuus” välillä. Ensimmäinen tarkoittaa tapaa päästä tulokseen. Miten tulos tarkalleen ottaen saavutetaan? Vaikuttavuus taas jättää tavoitteen saavuttamiseen käytetyt keinot ja ajan huomiotta ja tarkoittaa sitä, onko asetettu tavoite saavutettu. Vaikuttavasti työskentelee siis jokainen, joka saavuttaa tietyn tavoitteen, mutta se ei vielä tarkoita, että hän työskentelisi tehokkaasti.
On myös mahdollista, että toimiston kalustus estää tehokkaan työskentelyn. Seuraavat ongelmat voivat heikentää työn tehokkuutta:
-
siivoton työpöytä
-
ei prosessien ja projektien jäsentelyä / puutteelliset säilytysmahdollisuudet
On todistettu, että monet työntekijät käyttävät aivan liikaa aikaa etsimiseen: asiakirjoja ja dokumentteja ei ole yksiselitteisesti liitetty yksittäisiin asioihin, kirjeenvaihto on ”hautautunut” pöydälle, eikä kansioille ole paikkaa sopivissa toimistokaapeissa. Jotta työskentely olisi tuottavampaa, toimistoa sisustettaessa on siis muistettava, että ergonomia on otettava huomioon ja lisäksi tarvittavien säilytysratkaisujen ja kaappien on oltava olemassa.
Lisää työtehokkuutta toimistossa: pidä tärkein mielessä
Jotta työskentely olisi tehokasta, koko työympäristö kannattaa tarkastella kriittisesti. Tuottava työskentely edellyttää rauhaa. Vaikka jotkut luovat ihmiset saavat kovasta musiikista parhaat ideansa ja tuloksensa, tämä ei kuitenkaan ole sääntö. Se, joka pystyy työskentelemään keskittyneemmin , vaikuttaa samalla toimiston työtehokkuuteen pitkäkestoisesti. Myös akustiikka on tärkeä. Erityisesti avotoimistossa työntekijät häiritsevät usein toisiaan. Tällöin väliseinät ovat vähintäänkin tarpeen, jotta yksittäiset työpisteet voidaan erottaa toisistaan visuaalisesti ja ainakin osittain myös akustisesti.
Hyödyllinen apu on tehtävälista, jossa tehtävät on järjestetty tärkeysjärjestykseen. Sen avulla voidaan paitsi parantaa työn tehokkuutta myös lisätä motivaatiota työpaikalla. Kun näkee, kuinka monta tehtävää on jo suoritettu, motivaatio kasvaa selvästi. Tärkeää on kuitenkin, että myös suuret projektit pilkotaan pieniksi osatehtäviksi. Vain näin työn eteneminen vaikuttaa motivoivasti ja auttaa työntekijöitä työskentelemään tuottavasti. Olennaista on pitää aina tärkein mielessä, sillä jos haluaa työskennellä tehokkaammin, ei saa antaa epäolennaisten asioiden häiritä. Keskittyminen ja motivaatio mahdollistavat tehokkaan työskentelyn toimistossa.
Tuottavampaa työskentelyä toimistossa: pidä taukoja
Se kuulostaa paradoksaaliselta, mutta jos haluaa työskennellä tehokkaammin, täytyy pitää useammin taukoja. Taukojen aikana mieli palautuu pitkäkestoisesta keskittymisestä. Keskustelu kollegoiden kanssa voi tuoda uusia ajatuksia ja ideoita, jotka voivat lisätä työn tuottavuutta. Jotta työskentely olisi tehokkaampaa, keskittymisen ja palautumisen vaiheiden on oltava sopivassa suhteessa toisiinsa. Näiden taukojen aikana voidaan myös lieventää häiritseviä tekijöitä. Jos kesällä on erityisen kuuma, tehokas työskentely ei useinkaan ole mahdollista. Keskittyminen ja motivaatio heikkenevät, ja tehokkuus laskee huomattavasti.
Tauko kollegoiden kanssa on juuri oikea ratkaisu! Varjossa olevalla penkillä kuumentuneet päät saavat levätä, ja töihin voidaan palata virkeämpinä. Tärkeää tehokkaamman työskentelyn kannalta: toimistotuoli ei saa olla seuralainen koko päiväksi! Vaikka se olisi mukava ja ergonominen, tehokkaammin työskentelevä nousee tuolista säännöllisesti. Liikkuminen tauoilla auttaa mieltä irrottautumaan paremmin kuin se, että aamiaisen tai lounaan tauko käytetään tietokoneen ääressä. Tehokkaan työskentelyn kannalta toimistossa onkin tärkeää kääntää sille silloin tällöin selkä.
Yhteenveto: tehokkaampaa työskentelyä toimistossa rakenteen, taukojen ja oikean sisustuksen avulla
Yrittäjille ja esihenkilöille on tärkeää, että tehokas työskentely on itsestäänselvyys. Sen eteen on kuitenkin tehtävä paljon! Sopivat toimistokalusteet toimiston sisustamiseen sekä riittävien säilytysratkaisujen luominen ovat ensimmäiset askeleet tehokkaampaan työskentelyyn toimistossa. Lisäksi lämpötilan, akustiikan, ilmanvaihdon ja ulkonäön on oltava kunnossa. Työntekijä, joka viihtyy, on motivoituneempi ja pystyy työskentelemään tehokkaammin. Jokainen voi myös itse tehdä jotain tehokkaamman työskentelyn eteen: oman työn jäsentäminen, taukojen pitäminen ja aikasyöppöjen karsiminen ovat tärkeimmät edellytykset tehokkaalle työskentelylle.