Mielenkiintoinen tutkimus viittaa siihen, että työntekijöiden ei pitäisi työskennellä enemmän, vaan pikemminkin tehokkaammin. Normaalissa 40 tunnin viikossa tehtävä työ voitaisiin tehdä myös 30 tunnin viikossa. Tehokas työskentely ei riipu työajasta, vaan siitä, miten käytettävissä oleva aika käytetään ja mitä ehtoja työntekijälle tarjotaan.
- Miksi et voi työskennellä tehokkaammin?
- Lisää työn tuottavuutta toimistossa: pidä tärkeimpiä asioita silmällä
- Työskentele tuottavammin toimistossa: pidä taukoja
- Johtopäätös: Työskentele tehokkaammin toimistossa jäsentelyn, taukojen ja oikeanlaisen sisustuksen avulla
Miksi et voi työskennellä tehokkaammin?
Tosin jotkut ihmiset tuntevat itsensä loukkaantuneeksi tästä kysymyksestä. Mutta se on tosiasia, että useimmat työntekijät haluavat työskennellä tehokkaammin, mutta eivät saavuta sitä. He työskentelevät pidempään ja yrittävät lisätä työn tuottavuutta. Teet yhä enemmän ylitöitä etkä silti saavuta toivottua tulosta. Syynä on se, että et voi työskennellä tuottavammin tekemällä pidempiä työpäiviä. Sen sijaan on tärkeää käyttää käytettävissä oleva aika paremmin. "Tehokkuudella" ja "tehokkuudella" on ero. Edellinen tarkoittaa polkua tulokseen. Miten tulos tarkalleen saavutetaan? Tehokkuus puolestaan jättää huomioimatta keinot ja ajan tuloksen saavuttamiseksi ja tarkoittaa, onko asetettu tavoite saavutettu. Jokainen, joka saavuttaa tietyn tavoitteen, toimii tehokkaasti, mutta se ei tarkoita, että he olisivat tehokkaita.
On myös mahdollista, että toimistolaitteet estävät sinua työskentelemästä tehokkaasti. Seuraavat ongelmat voivat heikentää työn tehokkuutta:
-
ei yhtään Ergonomia työpaikalla
-
ei yhtään optimaalinen pöydän korkeus
-
ei yhtään optimaalinen istumakorkeus tuolissa
-
sotkuinen Työpöytä
-
ei prosessien ja projektien strukturointia/säilytysvaihtoehtojen puute
On todistettu, että monet työntekijät käyttävät aivan liikaa aikaa etsimiseen: arkistot ja asiakirjat eivät ole selkeästi kohdistettuja yksittäisiin prosesseihin, kirjeenvaihto on "haudattu" pöydälle, kansiot eivät ole sijoittuneet sopiviin toimistokaappeihin. Jotta voisi työskennellä tuottavammin, on toimistoa asetettaessa tärkeää muistaa, että toisaalta ergonomia tulee ottaa huomioon ja toisaalta tarvittavat hyllyt ja kaapit on oltava saatavilla.
Lisää työn tuottavuutta toimistossa: pidä tärkeimpiä asioita silmällä
Tehokkaan työskentelyn eteen kannattaa tarkastella kriittisesti koko työympäristöä. Jos haluat työskennellä tuottavasti, tarvitset rauhaa ja hiljaisuutta. Vaikka jotkut luovat mielet saavat parhaita ideoita ja tuloksia kuunnellessaan kovaa musiikkia, tämä ei ole sääntö. Kuka työskentelee keskittyneemmin voi vaikuttaa pysyvästi työn tuottavuuteen toimistossa. Akustiikka on kuitenkin myös tärkeää. Varsinkin avotoimistoissa työntekijät häiritsevät usein toisiaan. Tänne asennetaan ainakin väliseinät, jotka mahdollistavat yksittäisten työpisteiden erottamisen visuaalisesti ja ainakin osittain akustisesti.
Yksittäisten tehtävien tärkeyden mukaan lajiteltu tehtävälista on hyödyllinen. Tämä ei vain lisää työn tehokkuutta, vaan myös Motivaatio työssä. Jokainen, joka näkee, kuinka monta tehtävää on jo suoritettu, on huomattavasti motivoituneempi. On kuitenkin tärkeää, että suuretkin projektit jaetaan pieniin osatehtäviin. Vain näin työn edistymisellä voi olla motivoiva vaikutus ja työntekijät voivat työskennellä tuottavasti. Tärkeimpiä asioita on aina pidettävä silmällä, sillä jos haluat työskennellä tehokkaammin, et voi antaa itseäsi häiritä tarpeettomista asioista. Keskittyminen ja motivaatio mahdollistavat tehokkaan työskentelyn toimistossa.
Työskentele tuottavammin toimistossa: pidä taukoja
Kuulostaa paradoksaalista, mutta jos haluat työskennellä tehokkaammin, sinun on pidettävä taukoja useammin. Taukojen aikana mieli palautuu, kun joutuu keskittymään työhön pidempään. Keskustelemalla kollegoiden kanssa saat uusia ehdotuksia ja ideoita, jotka voivat lisätä työn tuottavuutta. Jotta työskentely olisi tehokkaampaa, keskittymisjaksojen ja palautumisjaksojen välillä on oltava asianmukainen suhde. Häiritseviä vaikutuksia voidaan myös lieventää näiden taukojen aikana. Jos kesällä on erityisen kuuma, tehokas työskentely ei usein ole mahdollista. Keskittyminen ja motivaatio heikkenevät ja tehokkuus laskee huomattavasti.
Tauko kollegoiden kanssa on juuri sitä! Varjossa olevalla penkillä ylikuumentuneet päät voivat toipua ja voit palata töihin levänneenä. Tärkeää työskennellä tehokkaammin: Toimistotuoli ei saa olla koko päivän seuralainen! Vaikka se olisi mukava ja ergonominen, jos haluat työskennellä tehokkaammin, poistut aina tuolista. Taukojen aikana harjoittelu saa mielen sammumaan paremmin kuin jos aamiais- tai lounastauon vapaa aika kuluisi tietokoneen ääressä. Toimiakseen tehokkaasti toimistossa on tärkeää kääntää sille selkäsi silloin tällöin.
Johtopäätös: Työskentele tehokkaammin toimistossa jäsentelyn, taukojen ja oikeanlaisen sisustuksen avulla
Yrittäjille ja esimiehille on tärkeää, että tehokas työ on itsestäänselvyys. Mutta heidän on tehtävä paljon sen eteen! Sopiva Toimistokalusteet toimiston perustaminen ja riittävän säilytystilan luominen ovat ensimmäisiä askeleita tehokkaampaan työskentelyyn toimistossa. Lisäksi lämpötilan, akustiikan, ilmanvaihdon ja ulkonäön tulee olla kohdallaan. Työntekijä, joka tuntee olonsa mukavaksi, on motivoituneempi ja pystyy työskentelemään tehokkaammin. Lisäksi jokainen voi tehdä itse jotain voidakseen työskennellä tehokkaammin: Oman työn jäsentäminen sekä taukojen pitäminen ja ajantappajien eliminoiminen ovat tehokkain työskentelyn tärkeimpiä edellytyksiä.